Архивные услуги представляют собой широкий спектр работ, направленных на обеспечение сохранности, экспертизу ценности документов, их использование, научно-техническую обработку, а также выдачу архивных справок, выписок и копий. В Российской Федерации деятельность архивов регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами Федерального архивного агентства (Росархива) и локальными нормативными актами конкретных учреждений.
Согласно актуальной информации на , перечень услуг делится на государственные (бесплатные и платные) и коммерческие (оказываемые негосударственными архивами и специализированными компаниями). Ниже представлена подробная классификация.
Государственные услуги (бесплатные и условно-бесплатные)
Федеральные государственные учреждения (ФГУ), находящиеся в ведении Росархива (ГАРФ, РГАЭ, РГАКФФД, ГАДЛССО и др.), а также архивы субъектов РФ предоставляют государственные услуги в соответствии с Ведомственным перечнем государственных услуг и Административными регламентами.
Основные виды государственных услуг
- Предоставление архивных документов для ознакомления в читальных залах архивов (оригиналы или копии).
- Выдача архивных справок, выписок и копий документов (в т.ч. заверенных печатью архива).
- Информация о месте хранения архивных документов, необходимых для подготовки справок (критически важно для пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций).
- Прием заявок (запросов) в электронном виде через портал «Госуслуги» (ЕПГУ) или региональные порталы (например, Госуслуги Владимирской области и др.).
- Консультационная помощь по вопросам поиска документов, составления запросов, ориентировки в фондах.
Варианты предоставления (по Административному регламенту Росархива)
- Личный прием в организации (подача заявления, получение результата).
- Почтовое отправление (заказное письмо с описью вложения).
- Электронный вид (через ЕПГУ/РПГУ, личный кабинет на сайте архива, электронная почта).
- Многофункциональные центры (МФЦ) — как посредники приема и выдачи.
Важно: Для социально-защищенных категорий граждан (ветераны, инвалиды, пенсионеры) и запросов, связанных с пенсионным обеспечением, услуги предоставляются бесплатно в установленных законом сроках (обычно до 30 календарных дней).
Платные услуги (по прейскурантам архивов)
Номенклатура платных работ и услуг утверждается руководителем организации (приказом директора) на основе Приказа Росархива от № 45 «Об утверждении перечня платных услуг, оказываемых подведомственными Росархиву организациями». Прейскуранты регулярно обновляются (например, Приказ директора ГА РФ № 33 от ).
Научно-техническая обработка и учет документов
- Формирование дел и составление описей (инвентаризация).
- Составление паспортов документохранилищ.
- Разработка номенклатур дел, графиков сроков хранения.
- Экспертиза документов на предмет определения сроков хранения и ценности (экспертная комиссия).
- Оцифровка (сканирование) документов с созданием электронных копий (в формате PDF, TIFF, JPEG) и метаданных.
- Распознавание текста (OCR) и создание полнотекстовых баз данных.
Использование документов и репродукция
- Изготовление копий документов (ксерокопии, печать с микрофильмов/цифровых носителей).
- Выдача заверенных копий, выписок, справок (с печатью архива).
- Профессиональная фотографирование/сканирование документов высокого разрешения (для публикаций, выставок).
- Предоставление документов для временного использования (выдача в подведомственные организации).
Консультационно-методологические услуги
- Разработка положения об архивном подразделении и экспертной комиссии (для ведомственных и корпоративных архивов).
- Проведение аудита состояния делопроизводства и архивного дела в организации.
- Обучение персонала работе с документами, архивным учетом, электронными архивами.
- Составление обзоров по фондам, тематических указателей, путеводителей.
Хранение и обеспечение сохранности
- Платное хранение документов организаций и физических лиц в архивных хранилищах (архивные боксы, климат-контроль, охрана).
- Дезинфекция, дезинсекция, восстановление поврежденных документов (консервация).
Специфика услуг по профилю архивов (Примеры)
Перечень услуг может варьироваться в зависимости от специфики фондов архива:
| Архив / Тип | Специфические услуги |
|---|---|
| ГАРФ (Государственный архив РФ) | Справки по партийной истории, номенклатурным спискам, репрессированным; сложные генеалогические запросы до 1917 г. и советского периода. |
| РГАЭ (Российский гос. архив экономики) | Документы по истории народного хозяйства, плановому хозяйству, министерствам финансов/экономики; справки по предприятиям. |
| РГАКФФД (Архив кинофотофонодокументов) | Цифровое восстановление кино/фото/аудио; лицензирование на использование АВ-документов в медиа; дублирование на современные носители. |
| ГАДЛССО (Архив личного состава Свердловской обл.) | Справки о стаже, наградах, службе (военная, гражданская) для пенсионного обеспечения; восстановление утраченных трудовых книжек. |
| Коммерческие компании (напр., «Инфологистикс») | Аутсорсинг архива: систематизация, хранение, сканирование, разработка ПО для ЭАРХ, вывоз документов на хранение, уничтожение по актам. |
Порядок оформления и оплаты платных услуг
- Заявка/Договор: Физическое лицо пишет заявление; юрлицо — заключает договор (оферта или двусторонний).
- Расчет стоимости: Архив составляет смету на основе действующего прейскуранта (стоимость за ед. хранения, за 1 стр. копии, за 1 час работы специалиста и т.д.).
- Оплата: Безналичный расчет (счет на оплату, квитанция Сбербанка/Госуслуг). Наличный расчет в кассе архива (если предусмотрен).
- Исполнение: Выполнение работ в установленные договором сроки.
- Передача результата: Лично под роспись, почтой (ценным отправлением), электронно (через ЛК/почту/файлообменник).
Внутренний справочный аппарат как основа услуг
Качество любой архивной услуги (будь то справка или оцифровка) напрямую зависит от состояния внутреннего справочного аппарата (ВА). Он включает:
- Описи дел (фондовые, описательные).
- Каталоги: тематический, отраслевой, именной.
- Картотеки по конкретным категориям (например, «История предприятий», «Репрессированные», «Награждения»).
- Электронные базы данных и АИС (Автоматизированные информационные системы) для удаленного поиска (например, ресурс «Память народа», «Подвиг народа», базы ГАРФ/РГАЭ).
Модернизация ВА (ретроспективное ввод описаний в ЭБД) — это отдельная востребованная платная услуга для архивов, стремящихся к открытому доступу.
Тенденции 2025–2026 гг.: Цифровая трансформация
На основе текущей практики Росархива и ведущих архивов выделяются ключевые направления расширения перечня услуг:
- Полный переход на электронный документооборот (ЭДО) при приеме запросов (ЕПГУ/РПГУ).
- Предоставление услуг в режиме «Онлайн»: оплата, отслеживание статуса, получение готовой справки в личном кабинете без визита в архив.
- Развитие услуг «Архив в облаке» (Cloud Archive) для ведомств и бизнеса (SaaS-модели хранения и учета).
- ИИ-поддержка: автоматическое распознавание рукописных текстов (HTR), автоклассификация документов при формировании дел.
- Межведомственное взаимодействие (СМЭВ): автоматическое подтверждение стажа/наград Пенсионным фондом (СФР) без участия гражданина (проактивные услуги).
Перечень услуг архива — это динамическая структура, сочетающая государственную гарантию доступа к информации (бесплатные справки для пенсий, льгот) и рыночные механизмы (платная оцифровка, аутсорсинг, сложные научные поиски).
Для гражданина ключевым остается знание: справки для пенсии и льгот — бесплатны и заказываются через Госуслуги. Для бизнеса и ведомств, актуален комплексный аутсорсинг: от разработки номенклатуры дел до бесконтактного хранения и электронного доступа.
Перед обращением обязательно проверяйте актуальный прейскурант и Административный регламент на официальном сайте конкретного архива (разделы «Деятельность архива» → «Платные услуги» / «Государственные услуги»), так как тарифы и реквизиты для оплаты обновляются ежегодно.