Санкт-Петербург – город с богатой историей и огромным архивным наследием. Чтобы работать с документами, хранить их безопасно и получать нужные справки, жители и организации могут воспользоваться широким спектром архивных услуг. В этой статье мы подробно расскажем, какие услуги доступны, как их оформить, где искать надёжных провайдеров и какие нюансы следует учитывать.

Что входит в спектр архивных услуг?

• Выдача архивных справок и выписок – официальные документы, подтверждающие наличие или отсутствие сведений в архивах.
• Внеофисное (внешнее) хранение документов – долгосрочное и временное хранение бухгалтерских, управленческих и личных материалов в специализированных помещениях.
• Архивная обработка – систематизация, классификация, составление описи и номенклатуры дел.
• Переплёт и консервация – защита оригиналов от износа, восстановление повреждённых документов.
• Оцифровка и создание электронного архива – сканирование, индексирование и хранение в цифровом виде.
• Уничтожение документов – безопасное и юридически корректное уничтожение бумаг, которые более не нужны.
• Экспертиза ценности документов – оценка исторической и юридической значимости материалов.
• Дезинфекция и санитарная обработка – защита от плесени, грибка и биологических загрязнений.
• Консультационные услуги – помощь в подготовке заявлений, уточнении требований и подборе оптимального решения.

Как оформить запрос в Архивный фонд Санкт-Петербурга?

1. Подготовьте заявление. На официальном сайте Архивного фонда (или в отделе) скачайте форму заявления и заполните её полностью.
2. Укажите необходимые сведения. В заявлении укажите точные параметры запрашиваемого документа (дата, номер, тема) и цель получения справки.
3. Приложите копии удостоверяющих документов. Для физических лиц – паспорт; для юридических лиц – устав, доверенность.
4. Оплатите государственную пошлину. Размер зависит от типа услуги (выдача справки, копирование, оцифровка).
5. Отправьте заявление. Можно лично в архивный фонд, отправить почтой с описью вложения или воспользоваться онлайн‑порталом, если такая возможность предусмотрена.
6. Получите результат. Сроки варьируются от 1 до 30 дней в зависимости от сложности запроса.

Основные организации, предоставляющие архивные услуги в СПб

Архивный фонд Санкт-Петербурга

Главный государственный архив города. Осуществляет выдачу справок, хранение и обработку исторических документов. Тел.: (812) -17‑67‑65.

Городская архивная служба

Специализируется на архивной обработке, составлении описи и номенклатуры дел, переплёте документов. Предлагает услуги как для государственных, так и для частных организаций.

Архив Нева

Профессиональная компания, занимающаяся систематизацией, экспертизой ценности, подготовкой к передаче в госархив. Гарантия качества – 2 года.

Первый городской архив

Оформление и сдача документов по личному составу в государственные архивы при ликвидации/банкротстве организации.

Частные архивные компании

• Центр архивных услуг – предоставляет информационные запросы, электронные каталоги, услуги по оцифровке и дезинфекции.
• Компания «ЖК Идеалист», Малодетскосельский проспект, 40 ст1 – комплексные услуги: хранение, оцифровка, уничтожение, консалтинг.

Стоимость и сроки выполнения услуг

Цены могут различаться в зависимости от объёма работ, срочности и уровня сложности. Ниже приведены ориентировочные тарифы (по состоянию на 2026 год):

Внеофисное хранение: особенности и преимущества

• Безопасность. Специальные помещения с системой видеонаблюдения, контролем доступа и климатическим контролем.
• Экономия места. Организациям не требуется арендовать отдельные офисные площади под архив;
• Гарантированный срок хранения. Договоры обычно предусматривают 1‑5 лет с возможностью продления.
• Удобный доступ. По запросу документы могут быть доставлены в офис в течение 24‑48 часов.

Оцифровка и создание электронного архива

Оцифровка позволяет быстро находить нужные сведения, экономит физическое пространство и защищает документы от разрушения. Процесс включает:

1. Сортировку и подготовку оригиналов.
2. Сканирование в формате PDF/A (долговременное хранение).
3. Оптимизацию изображений и распознавание текста (OCR).
4. Индексацию и загрузку в электронную базу данных.
5. Создание резервных копий на облачных и локальных носителях.

Важно выбирать провайдера, который гарантирует конфиденциальность и соблюдает требования ФЗ‑152 «О персональных данных», если в архиве хранятся сведения о физических лицах.

Уничтожение документов: правила и безопасность

Уничтожение должно проводиться в соответствии с нормативными актами (ТКП 45‑101-03, ГОСТ Р 7.0.97‑2016). Основные требования:

• Документы уничтожаются в присутствии уполномоченного представителя заказчика.
• Применяются шредеры, обеспечивающие разрезание на части не менее 5 × 30 мм.
• Составляется акт об уничтожении, в котором фиксируются тип, количество и дата уничтожения.
• Для конфиденциальных материалов рекомендуется двойное уничтожение (механическое + термическое).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как быстро получить архивную справку?

Если запрос простой (поиск в электронных каталогах), справка может быть готова в течение 1‑2 дней. Сложные запросы, требующие поиска в бумажных фондах, занимают до 30 дней.

Можно ли заказать оцифровку только части архива?

Да. Большинство компаний работают по принципу «по объёму». Вы платите только за отсканированные документы.

Нужна ли лицензия для предоставления архивных услуг?

Для государственных архивов лицензия не требуется, но частные компании обязаны иметь сертификаты соответствия требованиям по хранению и обработке документов (ГОСТ Р 7.0.97‑2016).

Какой срок хранения гарантирует государственный архив?

Для государственных архивов срок хранения определяется нормативными актами и может достигать «бессрочного» (постоянное хранение).

Можно ли получить доступ к архивным материалам онлайн?

Да. Многие архивы (например, Архивный фонд СПб) предоставляют электронные каталоги и возможность заказа цифровых копий через официальный портал.

Контактные данные и полезные ссылки

• Архивный фонд Санкт-Петербурга – телефон: (812) -17‑67‑65, сайт: archives.spb.ru
• Городская архивная служба – телефон: +7 -31 326‑17‑32, сайт: cityarchive.spb.ru
• Архив Нева – телефон: (812) -55‑12‑34, сайт: archive-neva.ru
• Первый городской архив – телефон: (812) -00‑45‑67, сайт: firstcityarchive.spb.ru
• Центр архивных услуг – телефон: (812) -77‑88‑99, сайт: center-archive.spb.ru

Если вам требуется помощь в выборе оптимального решения, обратитесь к специалистам указанных организаций – они подскажут, какие услуги подойдут именно вашему бизнесу или личным нуждам.

Статья актуальна на 10 июля 2026 года. Информация может изменяться, поэтому перед оформлением заявки рекомендуется уточнить детали у выбранного провайдера.