Архивный фонд Глинковского муниципального округа представляет собой уникальный массив документов, отражающих историю, социально-экономическое развитие и генеалогию населения одного из исторических районов Смоленской области. В данной статье мы подробно разберем структуру архивного учреждения, его контактные данные, состав фондов, порядок обращения за справками и особенности работы с документами для genealogических и исторических исследований;
Статус и организационная структура
Важно: Необходимо четко различать два уровня архивного обеспечения территории:
- Архивный отдел Администрации Глинковского муниципального округа — это структурное подразделение местной администрации. Он осуществляет функции управления архивным делом на уровне муниципалитета: контроль за сохранностью документов в органах местного самоуправления, прием документов от ликвидированных/реорганизованных организаций района, выдача архивных справок гражданам.
- ОГКУ «Государственный архив Смоленской области» (ГАСО) — областное государственное казенное учреждение (г. Смоленск, ул. Нахимова, 29-Б). Именно здесь централизованно хранятся наиболее ценные исторические фонды районов области (в т.ч. Глинковского), переданные на вечное хранение.
Согласно данным Портала «Архивы России», официальное наименование муниципального органа: Архивный отдел Администрации муниципального образования Глинковский муниципальный округ Смоленской области.
Контактная информация и реквизиты
Архивный отдел Администрации Глинковского МО (Местный уровень)
Это первый пункт обращения для получения справок о трудовом стаже, заработной плате, месте жительства (если документы еще не переданы в ГАСО) и для сдачи документов организаций района.
| Реквизит | Информация |
|---|---|
| Почтовый адрес | 216320, Смоленская область, Глинковский район, с. Глинка, ул. Советская, д. 1 (Здание Администрации Глинковского МО) |
| Телефон справки / приемной | Телефоны администрации района: +7 (48137) —11-XX, 2-12-XX (уточняйте внутренний номер архивного отдела при звонке) |
| Официальный портал | Портал «Архивы России» (реестр архивов) |
| Режим работы | Стандартный для администрации: Пн-Пт 8:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00), Сб-Вс — выходной. Обязательно звоните заранее для подтверждения часов приема посетителей архивиста. |
ОГКУ «Государственный архив Смоленской области» (Областной уровень, основные исторические фонды)
Здесь хранятся описанные и оцифрованные фонды Глинковского уезда/района до 1990-х гг., метрические книги, ревизские сказки, документы колхозов/совхозов и т.д.
| Реквизит | Информация |
|---|---|
| Адрес | 214025, г. Смоленск, ул. Нахимова, д. 29-Б |
| Телефоны | Справки: +7 (4812) -8-45-65; Читальный зал: +7 (4812) -8-XX-XX (уточняйте на сайте) |
| Сайт / Электронный каталог | Официальный сайт ГАСО (разделы: «Путеводители», «Электронные описи», «Заказ справки онлайн») |
| Режим читального зала | Обычно Пн-Чт 9:00–17:00, Пт 9:00–15:00 (предзапись обязательна!) |
Состав и характеристика архивных фондов
Документы Глинковского района делятся на несколько хронологических и тематических блоков. Понимание этой структуры критически важно для успешного поиска.
А. Документы дореволюционного периода (до 1917 г.)
Хранятся преимущественно в ГАСО (Фонды уездных управлений). Глинка исторически входила в состав Рославльского уезда Смоленской губернии.
- Метрические книги (рождение, брак, смерть) приходов Глинковского района — главный источник для гениалогии. Многие оцифрованы и доступны на сайте ГАСО или в FamilySearch.
- Ревизские сказки (XVII–XIX вв.) и семейные списки (кон. XIX – нач. XX в.).
- Документы Рославльской уездной управы, земства, судов (дела по земельным спорам, податным схемам).
- Документы духовного консистория (исповедальные росписи).
Б; Советский период (1917–1991 гг.)
Самый массивный массив. Распределен между Архивным отделом Администрации (недавние дела, личные дела работающих предприятий) и ГАСО (исторические фонды);
- Фонды Райисполкома / Раисовета депутатов (постановления, протоколы, отчеты о социально-экономическом развитии).
- Колхозные и совхозные фонды (учетные книги членов колхозов, протоколы собраний, отчеты о заготовках) — ключевой источник для подтверждения трудового стажа в сельском хозяйстве.
- Личные дела и пенсионные дела (хранятся в Архивном отделе Администрации или в Пенсионном фонде/СФР, в архив передаются после сроков хранения).
- Документы ЗАГСов (акты гражданского состояния 1917–1990 гг.) — в ГАСО (фонд ЗАГС района).
- Военно-учетные документы (военкомат, списки призывников, эвакуационные комиссии), в ГАСО или в Военно-медицинском архиве (для мед. карт).
В. Современный период (с 1991 г.)
- Документы Администрации Глинковского МО, муниципальных учреждений (школы, больницы, дома культуры).
- Архивы ликвидированных/реорганизованных юрлиц (ООО, ИП, фермерские хозяйства) — поступают в Архивный отдел Администрации.
Основные услуги, предоставляемые архивом
И Архивный отдел Администрации, и ГАСО предоставляют стандартный перечень услуг (платных и бесплатных в рамках госзаказа):
- Выдача архивных справок и выписок (подтверждение стажа, зарплаты, факта работы, места жительства, награждений).
- Генеалогические запросы (поиск предков по метрическим книгам, ревизским сказкам, спискам колхозников).
- Научно-справочная работа в читальном зале (работа с описями, заказ дел, фотосъемка документов без вспышки).
- Оцифровка и предоставление копий (сканирование, заверенные копии для суда/нотариуса).
- Прием документов на хранение (от ликвидированных организаций, частных лиц, по договору).
Порядок обращения: Пошаговая инструкция
Сценарий А: Вам нужна справка о стаже/зарплате за 1990–2010 гг. (Документы могут быть в районе)
- Позвоните в Архивный отдел Администрации Глинковского МО уточните, есть ли дело нужной организации/учреждения у них.
- Подготовьте пакет: Заявление (форму можно взять на месте или скачать с сайта админ. Смоленской области/ГАСО), копию паспорта, документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе).
- Подайте лично, через МФЦ «Мои Документы» (г. Глинка или Смоленск) или по почте (ценным бандеролем с вложенным конвертом для ответа).
Сценарий Б: Поиск предков (метрические книги, ревизские сказки, колхозные книги)
- Зайдите на сайт ГАСО (gaso.adm-smolensk.ru) → раздел «Путеводители» / «Электронные описи».
- Найдите фонд: Ф. Р-XXX (Райисполком), Ф. ЗАГС Глинковского района, Ф. Колхозы/Совхозы (нужны номера фондов, описей, дел).
- Проверьте раздел «Цифровой архив» — многие метрические книги Глинковского района уже выложены в открытый доступ (формат DJVU/PDF).
- Если дело не оцифровано: оформите научно-справочный запрос через форму на сайте ГАСО или придите в читальный зал (г. Смоленск) с предварительной записью.
Сценарий В: Удаленное обращение (вы не в Смоленской области)
- Через Госуслуги (ЕПГУ): Услуга «Предоставление архивной справки» — выбираете ведомство «Архив Смоленской области» или МФЦ.
- Почта/Email ГАСО: Направьте официальный запрос на имя директора ГАСО с указанием ФИО, дат, мест, целей. Приложите сканы паспорта и доверенности (если за третьих лиц).
- Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Единая форма запроса по всем архивам страны.
Особенности гениалогических исследований по Глинковскому району
Глинковский район имеет специфическую историю, влияющую на сохранность документов:
- Границы: Район формировался в 1929 г. в составе Западной области, затем Смоленской. В разное время в него входили территории соседних районов (Хиславичский, Рославльский, Кárdymовский). Ищите документы и в фондах этих районов.
- Великая Отечественная война: Район был оккупирован (1941–1943 гг.). Часть архивов уничтожена или увезена. Восстановленные после войны списки населения (перепись 1943–1945 гг.), партиинархивы, документы партизанских отрядов (Глинковский партизанский край) имеют особую ценность.
- Населенные пункты: Многие деревни переименовывались, сливались или сгорели (как Глинка в 1941/1943 гг.). Используйте Списки населенных мест Смоленской губернии (1907, 1926 гг.) и «Перечень населенных пунктов Глинковского района» (доступен в читальном зале ГАСО) для идентификации старых названий.
- Конфессиональный состав: Преимущественно православное население (приходы Смоленской епархии), были старообрядческие общины. Метрические книги католиков/лютеранов (если былиcolonists) ищите в фондах духовных консисторий в ГАСО или РГИА (СПб).
Электронные ресурсы и удаленный доступ
Современная архивная практика позволяет решить 70% задач без личного визита:
- Электронный каталог ГАСО: Поиск по фондам, описям, делам (название, даты, шифр);
- Цифровой архив ГАСО: Просмотр сканов метрических книг, ревизских сказок, списков призывников. Совет: Используйте поиск по сайту:
site:gaso.adm-smolensk.ru Глинковский метрическая книга. - FamilySearch / Ancestry / MyHeritage: Многие метрические книги Глинковского уезда/района оцифрованы МОРМОНской церковью и доступны бесплатно на FamilySearch.org (нужна регистрация).
- Подвиг Народа / Память Народа: Поиск наградных листов, боевых путей жителей Глинковского района (эвакуация, призыв, партизанские отряды).
- ЕГР ЗАГС (Госуслуги): Заказ св-ва о рождении/браке/смерти 1917–1990 гг. (если запись сохранена в ЗАГС, а не в архиве).
Частые ошибки и советы исследователя
| Ошибка | Правильный подход |
|---|---|
| Искать все в одном месте (только в районе или только в Смоленске). | Разделяйте запрос: свежие справки (после 1990) — в Архивный отдел Администрации / МФЦ; исторические (до 1990), в ГАСО (г. Смоленск). |
| Приезжать в читальный зал ГАСО без предварительной записи и номера дела. | Обязательно найдите шифр дела (Фонд-Опись-Дело) в электронном каталоге и запишитесь по телефону/сайту за 1–2 дня. |
| Игнорировать переименование деревень. | Сверяйтесь с историческими картами и списками населенных пунктов. Деревня «Ивановка» могла называться «Петровка» до 1925 г. |
| Не приложить документы о смене фамилии. | Архив не выдаст справку на «Иванову», если в деле «Петрова», без свидетельства о браке/разводе. |
Архив Глинковского района Смоленской области — это не одно здание, а распределенная система: Архивный отдел Администрации Глинковского МО (с. Глинка) решает текущие бытовые и правовые вопросы жителей, а ОГКУ «Государственный архив Смоленской области» (г. Смоленск, ул. Нахимова, 29-Б) является хранилищем исторической памяти края.
Для успешной работы рекомендуется:
- Начать с Электронного каталога ГАСО (сайт gaso.adm-smolensk.ru).
- Определить точный шифр дела (Ф-О-Д).
- Выбрать способ получения: онлайн-скан (если оцифровано), заказ справки через Госуслуги/почту, или личная работа в читальном зале.
Сохранность документов Глинковского района, несмотря на трагические события войны, достаточно высока благодаря работе архивистов Смоленской области. Грамотный подход к поиску позволит восстановить биографии предков, подтвердить правовые факты и прикоснуться к истории малой родины.
Актуальность: Статья составлена на основе данных Портала «Архивы России», официального сайта ГАСО и действующего законодательства (ФЗ-125) по состоянию на 2026 год. Контактные телефоны и режимы работы могут меняться — обязательно звоните перед визитом.