Архивный фонд Губкинского городского округа Белгородской области представляет собой важнейший информационный ресурс, обеспечивающий сохранность документов, подтверждающих права граждан и юридических лиц, а также фиксирующих историю развития муниципального образования. В статье подробно рассматриваются структура, правовая база, компетенции и способы обращения в архивные учреждения округа.

Правовой статус и ведомственная подчиненность

Архивное дело на территории Губкинского городского округа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», региональным законодательством Белгородской области и локальными нормативными правовыми актами администрации округа.

Ключевой организационной единицей является Архивный отдел комитета правового обеспечения деятельности Администрации Губкинского городского округа. Данный структурный подразделение входит в систему органов местного самоуправления и осуществляет свою деятельность под методологическим руководством Управления по делам архивов Белгородской области.

Реквизиты Администрации Губкинского городского округа (учредителя):

• Полное наименование: Администрация Губкинского городского округа
• ИНН: 3127050181
• КПП: 312701001
• ОГРН: 1023102262622 (зарегистрирована 27 октября 2000 года)
• Юридический адрес: 309189, Белгородская обл., г. Губкин, ул. [уточняется на официальном портале]

Основные функции Архивного отдела

Деятельность Архивного отдела охватывает полный цикл работы с документами: от момента их образования до передачи в государственный архивный фонд или уничтожения по истечении сроков хранения.

Ключевые направления работы:

1. Формирование и учет архивных фондов: прием документов от структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений и организаций, входящих в состав муниципального сектора экономики.
2. Обеспечение сохранности документов: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), оформление дел, их сшивка, переплет и реставрация.
3. Государственная регистрация и экспертиза документов: проведение экспертизы ценности и сроков хранения документов (акты экспертизы, номенклатуры дел).
4. Информационно-справочное обслуживание: выдача справок, выписок, копий документов гражданам и юридическим лицам (пensionные права, стаж, жилье, образование, награждения и т.д.).
5. Цифровизация и электронное документооборот: сканирование ценных фондов, формирование электронных баз данных, интеграция с порталом «Архивы России» и региональными информационными системами.
6. Методологическая помощь: консультирование структурных подразделений администрации и муниципальных учреждений по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Состав архивных фондов

Фонды Архивного отдела Губкинского городского округа формируются за счет документов:

• Органов местного самоуправления (Администрации, Совета депутатов).
• Муниципальных бюджетных и автономных учреждений (образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, спорта).
• Муниципальных унитарных предприятий и компаний с долей участия округа.
• Ликвидированных и реорганизованных организаций, находившихся в ведении округа.

Особое внимание уделяется фондам:

• Управления образования: личные дела учеников, зачетные книжки, журналы учета успеваемости, документы о государственной итоговой аттестации (в т.ч. архив за 2024–2025 учебный год).
• Органов социальной защиты: документы, подтверждающие право на меры социальной поддержки граждан (субсидии, пособия, социальные контракты).
• Архитектуры и градостроительной политики: проектная документация, акты приемки объектов, разрешения на строительство (актуально в контексте проектов обновления инфраструктуры и МТП в КФХ).

Услуги для граждан и организаций

Архивный отдел предоставляет как платные, так и безвозмездные (в установленных законом случаях) услуги.

Основные виды справок и документов:

• Справки о стаже работы (для назначения пенсий).
• Справки о заработной плате за советский период и 90-е годы.
• Дубликаты документов об образовании (при утере оригиналов, если срок хранения в учебном заведении истек).
• Справки из личных дел (награждения, назначения, перевода).
• Документы по жилищному праву (история прав на жилые помещения).
• Генеалогические справки (по запросу заинтересованных лиц).

Порядок обращения:

1. Личный прием: по адресу нахождения Архивного отдела (требуется предварительная запись по телефону приемной Администрации или горячей линии).
2. Почтовый запрос: направляется на адрес Администрации Губкинского городского округа с пометкой «Архивный отдел».
3. Электронное обращение: через официальный сайт Администрации (раздел «Приемная», «Обращения граждан») или портал Госуслуг (РОИВ — Региональная информационная система).
4. Через портал «Архивы России»: поиск по фондам и подание запроса в онлайн-режиме.

Цифровая трансформация и электронные ресурсы

В рамках реализации нацпроектов «Цифровая экономика» и «Цифровое государственное управление» Архивный отдел активно переходит на электронный документооборот.

Доступные цифровые сервисы:

• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): единая точка доступа к сведениям о фондах, хранящихся в архивах РФ, включая Архивный отдел Губкинского г.о. Позволяет формировать запросы и отслеживать их статус.
• Сайт Управления по делам архивов Белгородской области: методические рекомендации, реестры архивов региона, новости архивного дела.
• Официальный сайт Губкинского городского округа: раздел «Архивный отдел» / «Комитет правового обеспечения», контакты, реквизиты, нормативная база, перечень услуг.
• Информационная система «Электронный архив» (внедряется): предоставление доступа к оцифрованным описям и документам для удаленного пользователя.

Взаимодействие с вышестоящими инстанциями

Архивный отдел Губкинского городского округа работает в тесном контакте с:

• Управлением по делам архивов Белгородской области — главный методологический и контрольный орган регионального уровня. Осуществляет государственную политику в сфере архивного дела на территории области, проводит проверки состояния делопроизводства и архивов муниципальных образований.
• Главным архивным управлением Московской области (ГАУ МО), взаимодействие осуществляется по вопросам хранения документов эвакуированных организаций, а также в рамках межрегионального сотрудничества (методические семинары, обмен опытом цифровизации).
• Государственным архивом Российской Федерации (ГАРФ) и ЦГА г. Москвы — по вопросам хранения федеральных фондов, связанных с историей предприятия «Лебединский ГОК» и развития города (если документы переданы в федеральное хранение).

Территориальная структура и границы ответственности

Архивный отдел отвечает за сохранность документов, образованных на территории всего Губкинского городского округа, включающего:

• Город Губкин (административный центр).
• Поселок городского типа Троицкий.
• Сельские населенные пункты: с. Теплый Колодезь, с. Ивановка, с. Осколец, с. Вислая Дубрава, с. Архангельское и др.

Документы ликвидированных сельских администраций и сельсоветов также подлежат передаче в Архивный отдел округа для централизованного хранения.

Актуальные проекты и направления развития (2024–2026 гг.)

На современном этапе приоритетами работы являются:

• Проект «Безбумажное делопроизводство»: перевод входящей/исходящей корреспонденции и внутренних документов Администрации в электронный вид с применением ЭЦП.
• Оцифровка фондов «Память народа»: сканирование документов о участниках ВОВ, тружеников тыла, награжденных орденами и медалями (в рамках проекта «80 шагов к Победе»).
• Обновление материально-технической базы: закупка сканирующего и серверного оборудования, систем климат-контроля в хранилищах.
• Работа с архивами КФХ и СХПК: в связи с реализацией проекта Ассоциации «Социальная архитектура» по обновлении машинно-тракторного парка, актуализируется вопрос правильного формирования и сдачи в архив документов крестьянских (фермерских) хозяйств.

Контактная информация для обращений

Для получения точной информации о часах приема, необходимом пакете документов и стоимости услуг рекомендуется использовать официальные каналы связи:

Архив Губкинского городского округа, это не просто место хранения старых бумаг, а современный информационный центр, гарантирующий правовую защищенность граждан, прозрачность деятельности власти и сохранение исторической памяти региона. Интеграция в федеральную систему «Архивы России», переход на электронный документооборот и активная работа с социально значимыми запросами (пенсии, жилье, образование) делают его доступным и эффективным инструментом для каждого жителя округа.

Важно: Перед личным визитом обязательно уточняйте актуальные часы работы и перечень необходимых документов по телефонам приемной или через форму обратной связи на официальном сайте Администрации Губкинского городского округа.