Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

В архивном деле термин «фонд» является одним из базовых и наиболее важных понятий. Понимание того, что такое архивный фонд, как он формируется и как с ним работают, необходимо не только профессиональным архивистам, но и исследователям, историкам, юристам и всем, кто обращается в архивы за информацией.

Определение архивного фонда

Согласно Федеральному закону от № 125-ФЗ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (ст. 3), а также определению из Большой российской энциклопедии и Википедии, архивный фонд — это:

Архивный фонд — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия.

В более узком, организационном смысле (по методике архивоведения):

Архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой, образовавшихся в процессе деятельности одного конкретного создателя (физического или юридического лица).
Это часть документального фонда организации, переданная на постоянное хранение в архив (документы постоянного/вечного хранения, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение).

Ключевые признаки архивного фонда

Выделим основные характеристики, отличающие фонд от простой кучи документов:

Единство создателя (Принцип провенанции): Все документы фонда созданы или получены одним лицом (организацией, ведомством, человеком) в процессе его жизнедеятельности или деятельности. Это главный принцип формирования фонда.
Историческая/Логическая связь: Документы внутри фонда связаны между собой происхождением, задачами создателя, хронологией или предметом деятельности.
Ценность и срок хранения: В фонд попадают только документы, отобранные на постоянное (вечное) хранение по решению экспертной комиссии по оценке ценности документов.
Неприкосновенность границ: Фонд имеет четкие границы. Документы из одного фонда не могут быть перемешаны с документами другого фонда.
Постоянное пополнение: Фонд «живет», в него могут поступать новые партии документов от того же создателя (если организация продолжает функционировать) или выявленные ранее документы.

Процесс фондирования: как формируется фонд

Фондирование — это процесс организации документов в пределах архивного фонда. Как указано в методических материалах (Приказ Минобороны РФ № 200, главы по классификации), этот процесс включает два главных этапа:

Определение границ архивного фонда: Установление того, какие именно документы, за какой период и от какого создателя входят в состав данного фонда.
Определение фондовой принадлежности: Отнесение каждого конкретного документа (дела) к определенному фонду.

Важно: Нарушение принципа фондирования (смешивание документов разных создателей в один фонд или разрыв фонда на части) считается грубой ошибкой архивной работы, так как это разрушает исторический контекст и затрудняет поиск информации.

Структура архивного фонда

Фонд — это не аморфная масса бумаг. У него есть строгая внутренняя иерархическая структура:

Фонд (верхний уровень). Имеет свой уникальный номер в архиве (например, Ф. 123).
Описи (второй уровень). Фонд разбивается на описания — систематизированные перечни дел. Описание обычно соответствует определенному периоду времени, структурному подразделению или виду деятельности. Имеют нумерацию внутри фонда (Оп. 1, Оп. 2…).
Дела (третий уровень, единицы хранения). Базовая единица учета и хранения. Дело — это собрание документов, сшитых в один блок (папку) по общему признаку (одно дело — один вопрос, один год, одно лицо). Имеют порядковый номер в описании (Д. 1, Д. 2…);
Листы дела (четвертый уровень). Отдельные документы внутри дела.

Для учета фондов в архиве ведутся обязательные учетные документы:

Список фондов (общий перечень всех фондов архива).
Лист фонда (паспорт фонда: создатель, даты, объем, история передачи, состояние).
Реестр описей дел (перечень всех описаний фонда с указанием их номенклатуры).

Виды архивных фондов

Фонды классифицируются по различным основаниям:

По создателю (субъекту):

Фонды государственных органов и организаций: министерств, ведомств, предприятий, учебных заведений (например, фонд Министерства финансов, фонд завода).
Фонды общественных организаций: партий, профсоюзов, творческих союзов, благотворительных обществ.
Личные фонды (фонды физических лиц): документы ученых, писателей, государственных деятелей, военных, частных лиц (дневники, переписка, рукописи, фото).
Коллекционные фонды (искусственные): сформированные архивом или коллекционером по тематическому принципу из документов разных создателей (например, «Фонд фотографий города Москвы», «Фонд наградных листов»). *Примечание: в строгой архивной теории их часто выделяют отдельно от «родовых» фондов.

По правовому статусу/подведомственности:

Фонды Архивного фонда Российской Федерации (федеральные архивы: ГАРФ, РГАНИ, РГВИА, ГА РФ и др.).
Фонды архивов субъектов Федерации (областные, краевые, республиканские архивы).
Фонды муниципальных архивов.
Фонды ведомственных архивов (хранятся у создателей до передачи в госархив).
Фонды негосударственных архивов (частные, общественные, корпоративные).

Примеры известных фондов

В крупных архивах хранятся фонды всемирного значения. Например, в Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ) хранятся фонды высших органов государственной власти РСФСР/РСФСР/РФ (СНК, Совмин, Президент), а также часть фондов бывшего Русского заграничного исторического архива (РЗИА) из Праги, переданных в 1946 г., которые имеют первостепенное значение для истории русской эмиграции.

Роль и значение архивных фондов

Как указано на портале «Архивы России», обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда РФ, архивы способствуют:

Укреплению федерализма;
Формированию гражданского общества и правового государства;
Воспитанию граждан в духе гражданственности, патриотизма, толерантности;
Научному и историческому исследованию;
Защите прав и законных интересов граждан и организаций (пravoна документы: пенсии, права на недвижимость, реабилитация).

Как найти нужный фонд в архиве (Практические советы)

Если вы планируете работу в архиве, алгоритм поиска обычно выглядит так:

Определите создателя документов: Какое ведомство, организация или лицо могли создать нужные вам документы? (Например: «Земская управа уезда», «Завод имени Ленина», «Иванов Иван Иванович»).
Найдите номер фонда: Используйте путеводители по архиву (бумажные или электронные на сайтах архивов/портале «Архивы России»), опросительные листы фондов или базы данных (например, «Архивный фонд РФ», «Память народа», «Подвиг народа» для военной тематики).
Изучите описание фонда (Опись): Посмотрите номенклатуру описаний (реестр описей), чтобы понять, в какой описи и за какие годы могут быть нужные дела.
Закажите дело: По номеру фонда, описания и дела (Ф. 123, Оп. 5, Д. 45) оформляется заказ в читальне или через электронную систему заказа.

Фонд в архиве — это не просто место хранения, а исторически целостный организм, отражающий жизнь и деятельность своего создателя. Понимание принципа провенанции (единства создателя) и структуры фонда (Фонд → Опись → Дело), это ключ к успешной работе в любом архиве мира. Фонд является первичной ячейкой Архивного фонда Российской Федерации, охраняемой законом и передаваемой от поколения к поколению как основа исторической памяти нации.

Статья подготовлена на основе данных Федерального закона № 125-ФЗ, материалов портала «Архивы России», Большой российской энциклопедии, КонсультантПлюс и методических рекомендаций по архивоведению. Актуально на .