В современной архивной науке и законодательстве Российской Федерации термин «архивный фонд» является одним из ключевых понятий, определяющих организацию хранения, учета и использования документов. Понимание сущности этого термина необходимо для правильного ведения делопроизводства, проведения экспертизы ценности документов и обеспечения сохранности документального наследия.
Законодательное определение архивного фонда
Согласно Федеральному закону от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18) и утвержденным Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов, архивный фонд определяется как:
Архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой, являющаяся учетной и классификационной единицей.
В более широком, государственном масштабе определяется Архивный фонд Российской Федерации:
Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
Ключевые признаки архивного фонда
- Историческая и/или логическая связь: Документы внутри фонда объединены не случайно, а по принципу происхождения (фonds) — они созданы одним лицом (организацией, физическим лицом) в процессе его деятельности.
- Единица учета и классификации: Фонд является базовой единицей для описания (составления описей, путеводителей) и размещения в архивохранилище.
- Наличие ценности: Документы, входящие в фонд, обладают исторической, научной, практической или иной общественной значимостью.
- Срок хранения: Фонды делятся на фонды постоянного хранения (Архивный фонд РФ) и фонды временного хранения (свыше 10 лет до 75 лет и более).
Виды архивных фондов
По форме собственности и ведомственной принадлежности
- Государственные архивные фонды: Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной собственности (хранятся в государственных архивах, музеях, библиотеках).
- Ведомственные/организационные архивные фонды: Документы, хранящиеся в архивах (структурных подразделениях) министерств, ведомств, организаций, учреждений.
- Архивные фонды личного происхождения: Документы, переданные владельцем (собственником) на хранение в архив организации. Важно: такие фонды перефондированию не подлежат (п. 5.2.9 Правил).
- Объединенные архивные фонды: Формируются из документов двух и более организаций, действовавших на определенной территории и/или объединенных одним объектом деятельности (для рациональности хранения и учета).
- Архивные коллекции: Искусственно собранные комплекты документов по тематическому, хронологическому или иному признаку (отличаются от фондов отсутствием единого создателя).
По срокам хранения
- Постоянное хранение: Документы Архивного фонда РФ, документы по личному составу. Хранение без определения срока.
- Временное хранение (свыше 10 лет): Документы, включенные в номенклатуру дел с длительными сроками, но не признанные ценностями национального масштаба.
Процесс формирования архивного фонда: Фондирование
Фондирование — это процедура организации архивных документов в пределах архивного фонда. Это ключевой этап перевода дел из текущего делопроизводства в архивный режим хранения.
Основные этапы фондирования:
- Определение фондовой принадлежности: Установление создателя документов (организации, лица). Регламентируется Параграфом 6 Правил.
- Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основе критериев их ценности с целью определения сроков хранения и отбора в Архивный фонд РФ или в архив организации.
- Утверждение номенклатуры дел: На этапе разработки номенклатуры устанавливаются предварительные сроки хранения.
- Подготовка дел к передаче: Оформление дел (проверка полноты, скрепление, нумерация листов, составление обложек, внутриделовых указателей).
- Составление описей: Основной учетный документ фонда (опись дел, опись электронных документов).
- Передача в архив по описям: Оформление акта приема-передачи.
Обеспечение режима хранения архивного фонда
Архивное хранение подразумевает определенную систему систематизации, позволяющую соблюдать законодательные нормы и исключить утрату данных.
Нормативные условия хранения
Требования к зданиям, помещениям и архивохранилищам регламентируются нормативными правовыми актами (ГОСТы, СанПиН, Приказ Росархива). Основные параметры:
- Температурный и влажностный режимы (дифференцированные для бумаги, фото, пленки, электронных носителей).
- Световой режим (защита от УФ-излучения).
- Пожаробезопасность и охрана от несанкционированного доступа.
- Чистота воздуха (отсутствие пыли, газов, микроорганизмов).
Размещение и топографический учет
Для определения места хранения дел в архивохранилище составляются топографические указатели:
- Постеллажные указатели — для малых фондов (указывают стеллаж, полку).
- Пофондовые указатели — при большом количестве фондов (указывают зону хранения конкретного фонда).
Обязательным документом внутреннего учета в архивах (бумажные носители) является Лист фонда.
Порядок использования и выдачи документов
Использование документов архивного фонда регулируется Параграфами 3, 4, 5 Правил:
- Параграф 3: Порядок обеспечения режима хранения документов.
- Параграф 4: Порядок выдачи дел, документов из архивохранилищ (в читальные залы, по запросам, для оцифровки).
- Параграф 5: Порядок проведения наличия и состояния архивных дел, документов (инвентаризация).
Отличие понятий: «Архив», «Фонд», «Архивный фонд»
В теории архивоведения и практике важно разграничивать эти термины:
| Понятие | Суть |
|---|---|
| Архив (как учреждение/подразделение) | Структурное подразделение или юридическое лицо, созданное для хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в интересах пользователей. |
| Архив (как совокупность документов) | Собрание архивных документов, переданных на хранение (синоним документального фонда организации). |
| Архивный фонд | Часть архива (документального фонда), выделенная по признаку создателя (принцип происхождения). Единица учета и описания. Состоит из дел, объединенных общим создателем. |
| Документальный фонд | Ширейшее понятие: все документы организации/архива, включая фонды постоянного и временного хранения, нефондовые документы, библиотечные фонды и т.д. |
Термин «архивный фонд» инкапсулирует в себе основной принцип архивной теории — принцип происхождения (respect des fonds). Это не просто набор папок с бумагами, а исторически сложившаяся органическая целость, отражающая деятельность конкретного субъекта.
Грамотное формирование (фондирование), описание, обеспечение нормативных условий хранения и топографический учет архивных фондов — это гарантия сохранности документального наследия и доступности информации для государства, общества и каждого гражданина. Несоблюдение процедур формирования фондов (в т.ч. отбор без экспертизы ценности, нарушение принципа происхождения при перефондировании) ведет к потере ценности документов как исторических источников и юридических доказательств.
Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов РФ в сфере архивного дела (ФЗ № 125-ФЗ, Правила организации хранения…, Приказы Росархива) и информации из открытых источников (статус на ).