В современной архивной науке и законодательстве архивный фонд является ключевым понятием, определяющим объект архивной деятельности. Несмотря на лаконичность формулировки в запросе («Архивный фонд это установленный для архива»), законодатель дает более развернутое и юридически точное определение. В данной статье подробно разберем, что такое архивный фонд с точки зрения закона, его состав, виды и принципы формирования.
Законодательное определение архивного фонда
Основным нормативным правовым актом, регулирующим отношения в сфере архивного дела в России, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — ФЗ-125). Согласно статье 3 данного Закона:
Архивный фонд Российской Федерации — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества и государства, независимо от времени и места их создания, формы записи информации, носителя информации, места хранения и формы собственности на них.
В более общем, теоретическом смысле (согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Большой российской энциклопедии):
Архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой по происхождению (фондопроизводителю).
Ключевые признаки архивного фонда:
- Документальная природа: состоит исключительно из архивных документов (документов постоянного хранения или временного хранения, имеющих архивную ценность).
- Историческая/логическая связь: документы объединены единым источником образования — фондопроизводителем (организацией, учреждением, физическим лицом), в деятельности которого они возникли.
- Системность: документы внутри фонда организованы по определенной системе (описания, дела, единицы хранения).
- Непрерывность пополнения: фонд открыт для поступления новых документов от фондопроизводителя или его правопреемников.
Состав и структура Архивного фонда РФ
Согласно ст. 14 ФЗ-125, Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ) формируется из архивных документов, находящихся в государственной, муниципальной и частной собственности. Его структура включает:
- Документы государственных архивов: федеральных, субъектов РФ, муниципальных.
- Документы архивов организаций: ведомственных, корпоративных, общественных, религиозных и иных некоммерческих организаций.
- Документы личных архивов: архивы физических лиц (деятелей науки, культуры, политики, участников исторических событий).
- Документы, хранящиеся в музеях, библиотеках, организациях РАН: если они имеют архивную ценность и включены в АФ РФ в установленном порядке.
Критерии включения документов в Архивный фонд РФ
Не любой документ попадает в АФ РФ. Основные критерии (ст. 14, 15 ФЗ-125, Правила организации хранения…):
- Истечение сроков хранения: документы, по истечении установленных сроков хранения в организации-фондопроизводителе, признанные комиссией экспертизы документов как имеющие историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение (документы постоянного хранения).
- Историческая/культурная ценность: документы, представляющие ценность для истории, науки, культуры, защиты прав и законных интересов граждан и организаций.
- Процедура экспертизы: обязательное проведение экспертизы документов для определения их архивной ценности и сроков хранения.
Виды архивных фондов
В архивной теории и практике (ГОСТ Р 7.0.8-2013, методические рекомендации Росархива) выделяют следующие основные виды фондов:
По форме собственности и ведомственной принадлежности
- Государственные архивные фонды: хранятся в государственных архивах (федеральных, региональных, муниципальных). Составляют государственную собственность РФ или субъектов РФ.
- Ведомственные (корпоративные) архивные фонды: формируются в организациях (министерствах, ведомствах, корпорациях, банках) и хранятся в их архивах до передачи в государственные архивы (или вечно, если организация не подлежит ликвидации/реорганизации с передачей дел).
- Частные (личные) архивные фонды: принадлежат физическим лицам, хранятся у владельцев или передаются на хранение в государственные/общественные архивы по договорам.
По структуре и способу образования (Важное различие!)
А) Фонд организации (Фонд фондопроизводителя), Основной вид
Совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности одной организации (юридического лица) или ее структурных подразделений.
- Принцип происхождения (принцип профенденции): документы не разделяются по темам, а сохраняют структуру, отражающую организацию работы фондопроизводителя.
- При реорганизации организации (слиянии, присоединении, преобразовании) фонды правопреемников могут объединяться в комплексный фонд.
Б) Объединенный архивный фонд
Определение (Правила организации хранения…, п. 9.2.3):
Объединенный архивный фонд создается из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций или граждан, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи.
Примеры: фонд «Архив кузбасских шахтеров» (документы разных шахт и профсоюзов), фонд «Документы по истории города Н» (документы городской думы, управа, хозяйственных обществ).
В) Коллекционный архивный фонд (Коллекция)
Совокупность документов, собранных целенаправленно по определенной теме, хронологии, типу документов или личности, не имеющих единого фондопроизводителя в процессе натуральной деятельности.
- Формируются коллекционерами, музеями, библиотеками, архивами (например, «Коллекция афиш театра начала XX в.», «Сборник писем А.С. Пушкина из разных архивов»).
- В государственных архивах коллекции оформляются как фонды с указанием индекса «К» или отдельного описателя.
Процесс образования архивного фонда: от дела к фонду
Образование архивного фонда — это не мгновенный акт, а длительный процесс, проходящий стадии (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, методике архивоведения):
- Образование документов в деятельности фондопроизводителя (делопроизводство, документооборот).
- Составление дел (оформление единиц хранения) в организации по номуенклатуре дел.
- Экспертиза документов (ценностная, сроков хранения) по истечении сроков хранения в организации.
- Отбор документов постоянного хранения для пополнения архивного фонда.
- Передача дел в архив (государственный, ведомственный или иной уполномоченный).
- Архивная обработка в архиве:
- Проверка сохранности и полноты.
- Фондовая экспертиза (подтверждение фондовой принадлежности).
- Научно-справочный аппарат: систематикация, описание дел, составление указателей.
- Присвоение фонду номера (индекса) в общем счете архива.
Определение фондовой принадлежности (п. 5.2 КонсультантПлюс / Методика)
Это процедура отнесения документов к фонду соответствующей организации. Она осуществляется:
- По реквизитам дела (наименование фондопроизводителя на корешке/обложке).
- По содержанию документов (кем созданы, в чьей деятельности участвовали).
- По актам передачи (актов приема-передачи дел в архив).
- В сложных случаях, по историческим справкам, указателям фондопроизводителей, анализу печатей, штампов, почерков.
Уполномоченные органы управления Архивным фондом РФ
Управление архивным делом и Архивным фондом РФ осуществляется на трех уровнях (ст. 7, 8 ФЗ-125):
| Уровень | Уполномоченный орган | Основные компетенции |
|---|---|---|
| Федеральный | Федеральное архивное агентство (Росархив) при Министерстве культуры РФ | Государственная политика, нормативное регулирование, ведение Госреестра особо ценных объектов АФ РФ, координация ведомственных архивов, контроль за сохранностью АФ РФ. |
| Региональный (Субъектов РФ) | Органы исполнительной власти субъектов РФ по архивному делу (управления, министерства, комитеты архивов) | Реализация гос. политики в регионе, управление архивами субъекта, контроль за ведомственными и муниципальными архивами в регионе, ведение реестров АФ РФ на территории субъекта. |
| Местный (Муниципальный) | Органы местного самоуправления по архивному делу | Управление муниципальными архивами, контроль за сохранностью документов АФ РФ в муниципальных организациях. |
Правовой режим и использование Архивного фонда
Архивный фонд — это не «склад бумаг», а ресурс для общества. ФЗ-125 (гл. 5) устанавливает:
- Доступность: Архивные документы АФ РФ предоставляются для использования всем заинтересованным лицам на равных условиях (ст. 21).
- Ограничения доступа: Устанавливаются только законом (государственная тайна, коммерческая тайна, персональные данные, тайна усыновления и др., ст. 22). Сроки ограничения доступа: 30 лет (общий), 75 лет (документы с персональными данными), 100 лет (данные о приватной жизни) — ст. 23.
- Формы использования: выдача в читальных залах, удаленный доступ (цифровые копии), предоставление копий, выставки, публикации, научно-справочное обслуживание.
- Цифровизация: Приоритетное направление, создание электронных копий документов АФ РФ для обеспечения удаленного доступа и сохранения оригиналов (ФЦП «Культура России», нац. проект «Культура»).
Резюме: что нужно помнить об Архивном фонде
Архивный фонд — это не просто «установленное для архива» место хранения. Это:
- Юридическая категория: совокупность документов с установленным правовым статусом (АФ РФ, ведомственный фонд, личный фонд).
- Исторический источник: документы, отобранные как имеющие постоянную ценность (историческую, научную, социальную).
- Архивная единица учета: фонд — это основная единица учета и описания в архиве (имеет номер, название, описи).
- Результат архивной работы: фонд рождается только после проведения экспертизы, отбора, передачи в архив и научной обработки (систематизации и описания).
- Объект государственной защиты: АФ РФ охраняется государством, его хищение, повреждение или незаконное уничтожение влекут уголовную ответственность (ст. 243.2 УК РФ).
Нормативная база (для углубленного изучения)
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 2023–2024 гг.).
- Постановление Правительства РФ от № 974 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Архивное дело. Термины и определения».
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Архивное дело. Формирование архивных фондов организаций. Общие требования».
- Приказ Минкульта РФ (Росархива) об утверждении типовых номенклатур дел, инструкций по оформлению дел и т.д.
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ, стандартов ГОСТ Р и методических рекомендаций Росархива. Актуально на .