Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Архивный фонд – это основная единица хранения и учёта документов в любой архивной организации. Понимание его структуры необходимо для эффективного комплектования, систематизации, учёта и использования документального наследия. В данной статье рассматриваются теоретические основы, нормативные положения и практическая организация структуры архивных фондов в соответствии с действующим законодательством РФ и международной практикой.

Понятие архивного фонда

Согласно Основам законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (Федеральное архивное агентство):

«Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой; под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее приём и хранение архивных документов в интересах пользователей».

Таким образом, фонд представляет собой логически связанный набор документов, возникший в результате деятельности одного или нескольких источников комплектования (фондообразователей).

Виды архивных фондов

По классификации, принятой в научных работах и нормативных актах, выделяют следующие основные виды фондов:

Тематические фонды – объединены по предметному признаку (например, фонд «История Великой Отечественной войны»).
Номинальные (личные) фонды – документы конкретного лица или семьи (фонд писателя, учёного, государственного деятеля).
Объектные фонды – связаны с определённым объектом (предприятие, учреждение, здание, памятник).
Коллективные фонды – формируются из документов нескольких фондообразователей, объединённых по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому и т.д.).

Как отмечается в дипломной работе «Основные виды архивных фондов»: «К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединённых по одному или нескольким признакам».

Нормативная база формирования и учёта фондов

Формирование архивного фонда регулируется рядом нормативных актов, среди которых:

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. Федеральным архивным агентством).
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (Федеральное архивное агентство).
Региональные и отраслевые инструкции (например, Характеристика фондов Национального архива Республики Беларусь, 2023; Характеристика фондов Российского государственного архива экономики).

Согласно этим документам, документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности, проведённой экспертно‑проверочными комиссиями специально уполномоченных органов РФ, субъектов РФ в области архивного дела, государственных и муниципальных архивов совместно.

Примерное положение об архиве организации

В Примерном положении об архиве организации (Федеральное архивное агентство) указано:

«Архив организации создаётся на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация».

Это положение определяет, что архив организации является не просто хранилищем, а активным подразделением, участвующим в жизненном цикле документов: от их создания до передачи на постоянное хранение.

Структура архивного фонда

Структура фонда определяется способом его систематизации. В Государственном архиве Российской Федерации – ГАРФ – Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов отмечается:

«Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учётом одного или нескольких следующих признаков: структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям)…»

На практике структура фонда может быть представлена следующими уровнями:

Фонд ( уровень) – совокупность документов, связанных одним фондообразователем или группой фондообразователей.
Подфонд – выделяется внутри фонда по дополнительному признаку (например, хронологическому, территориальному, тематическому).
Опись – перечень дел (или единиц хранения) внутри подфонда, содержащий реквизиты: номер дела, название, даты, объём, примечания.
Дело (единица хранения) – группа документов, связанных по содержанию, времени создания или исполнителю.
Лист (документ) – отдельный документ (приказ, письмо, фотография и т.д.) внутри дела.

Пример схемы структуры фонда:

Фонд № 123 – «Министерство сельского хозяйства РСФСР»
 ├─ Подфонд 1 – «Планово‑экономическое управление» (1918‑1991)
 │ ├─ Опись 1 – «Приказы и распоряжения» (1918‑1941)
 │ │ ├─ Дело 1 – Приказы за 1918 г.
 │ │ │ ├─ Лист 1 – Приказ № 1 от 
 │ │ │ └─ …
 │ │ └─ Дело 2 – Приказы за 1919 г.
 │ └─ Опись 2 – «Финансовые отчёты» (1942‑1991)
 │ └─ …
 └─ Подфонд 2 – «Кадровое управление» (1918‑1991)
 └─ …

Такой многоуровневый подход обеспечивает удобный поиск, контроль сохранности и эффективное использование документов.

Признаки систематизации

В зависимости от специфики фонда и задач архива, для построения структуры могут использоваться следующие признаки:

Структурный – принадлежность к структурным подразделениям организации (отделы, цеха, филиалы).
Хронологический – распределение по годам, кварталам, месяцам.
Тематический – grouping по предметам деятельности (например, «Закупки», «Производство», «Маркетинг»).
Номинальный – по фамилиям ответственных лиц (руководители, исполнители).
Географический – по территории действия (регионы, города, отделения).
Видовой – по типу документа (приказы, протоколы, correspondence, финансовые отчёты).

Комбинация нескольких признаков позволяет создать гибкую и многомерную схему систематизации, отвечающую запросам различных пользователей.

Учёт и документооборот внутри фонда

Учёт архивных фондов ведётся в специализированных информационных системах (АИС «Архив», «Электронный архив» и др.). Основные показатели учёта:

Номер фонда (уникальный в рамках архива).
Наименование фонда и фондообразователя.
Объём фонда (количество дел, листов, электронных файлов).
Сроки хранения (постоянное, временное – до 10 лет, свыше 10 лет).
Состояние сохранности (хорошее, удовлетворительное, требует реставрации).
Доступность (открытый, ограниченный, закрытый доступ).

При поступлении новых документов проводится их экспертиза ценности, после чего они получают индекс, вносятся в опись и помещаются в соответствующее дело/подфонд.

Примеры структуры фондов в различных архивах

Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ)

Согласно Характеристике фондов Национального архива Республики Беларусь, 2023:

«В составе фондов НАРБ находятся документы республиканских органов государственной власти и управления учреждений, организаций, предприятий и других государственных структур, которые действовали и действуют на территории Республики Беларусь и за её пределами».

Фонды НАРБ построены преимущественно по структурно‑хронологическому принципу: сначала выделяются фонды министерств и ведомств, внутри них – подфонды по управлениям и отделам, а далее – описи по годам и видам документов.

Российский государственный архив экономики (РГАЭ)

В РГАЭ значительный документальный комплекс составляют фонды производственно‑хозяйственных организаций – всесоюзных трестов, объединений, акционерных обществ, непосредственно подчиненных центральным органам управления народным хозяйством бывшего СССР (например, Акционерное общество «Российская угольная компания»).

Структура фондов здесь часто включает:

Фонд предприятия (например, «Трест «Угольсинтез»»).
Подфонд по направлениям деятельности (добыча, переработка, сбыт, финансы).
Опись по видам документов (уставы, протоколы собраний, бухгалтерские книги, кадровые дела).
Дело по годам (например, «Бухгалтерский баланс за 1965‑1970 гг.»).

Архив организации (корпоративные архивы)

В соответствии с Примерным положением об архиве организации, архив предприятия может иметь следующую структуру:

Фонд организации – все документы, созданные в ходе её деятельности.
Подфонд по структурным подразделениям (отдел продаж, отдел R&D, бухгалтерия).
Опись по типам документов (нормативные акты, договоры, техническая документация, кадровые дела).
Дело по номерам и датам (например, «Договоры с поставщиками 2020‑2022 гг.»).

Такой подход позволяет быстро находить нужные документы как для внутренних нужд (аудит, подготовка отчётности), так и для внешних запросов (судебные иски, проверки контролирующих органов).

Роль метаданных и электронных систем

С развитием цифровых технологий структура архивного фонда дополняется метаданными, описывающими каждую единицу хранения:

Автор / составитель;
Тип документа (текст, изображение, аудио, видео);
Формат (PDF, TIFF, DOCX, JPEG и т.д.);
Ключевые слова / тематические индексы;
Ссылка на электронную копию (если оцифрована).

Электронные архивные информационные системы позволяют реализовать многокритериальный поиск, построение виртуальных коллекций и обеспечение удалённого доступа пользователей к фондам.

Структура архивного фонда – это не просто техническая схема хранения, а продуманная система, отражающая исторические, организационные и содержательные связи документов. Правильное построение структуры обеспечивает:

Эффективное комплектование и учёт;
Сохранность и доступность документального наследия;
Удобство использования учёными, государственными органами, бизнесом и широкой публикой;
Соответствие требованиям законодательства и международных стандартов (ISO 16175, ICA‑PRISM и др.).

Нормативные акты РФ, такие как Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, предоставляют чёткие рекомендации по формированию и учёту фондов, а практика ведущих архивов (НАРБ, РГАЭ, корпоративные архивы) демонстрирует разнообразные подходы к структурированию в зависимости от специфики фондообразователей и задач пользователей.

Таким образом, понимание и применение принципов структурирования архивных фондов является ключевым условием для эффективной работы любой архивной организации и сохранения документального наследия для будущих поколений.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и нормативных актов, актуальной на .