Архивный фонд – это основная единица хранения и учёта документов, объединяющая материалы по исторически или логически обусловленным признакам․ Правильное формирование фондов обеспечивает доступность информации, сохранность документов и соблюдение законодательных требований․ В данной статье рассмотрены понятия, виды фондов, порядок их создания и практическое применение на примере рекомендаций из открытых источников (КонсультантПлюс, Портал Архивы России, методические материалы и др․)․
Что такое архивный фонд?
Согласно нормативным актам и методическим рекомендациям, архивный фонд – это комплекс документов, образовавшихся в деятельности одного лица (организации, лица, семьи) и объединённый по признаку фондовой принадлежности․ Фондовая принадлежность определяется отнесением документов к фонду соответствующей организации или лица (КонсультантПлюс, 5;2․ Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда)․
Основные критерии объединения документов в фонд:
- историческая и/или логическая связь (однородность и преемственность деятельности);
- подчиненность или единство объекта и времени деятельности;
- местонахождение и другие организационно‑административные признаки․
Виды архивных фондов
В архивной практике выделяют несколько типов фондов, каждый из которых имеет свои особенности формирования и использования․
Фонд организации (фондообразователя)
Это основной фонд, состоящий из документов, созданных в ходе деятельности конкретной организации․ Пример: документы предприятия, учреждения, ведомства․
Объединённый архивный фонд
Объединённый фонд формируется из документов двух или более организаций‑фондообразователей, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи (КонсультантПлюс: объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций‑фондообразователей…)․ Такие фонды возникают при реорганизации, слиянии, преобразовании собственности․
Фонды личного происхождения
Документы личного происхождения отражают жизнь и деятельность конкретных людей (ученых, деятелей культуры, политиков и т․д․)․ Они «запечатлевают облик исторической эпохи, созданной ими» (Российский государственный архив экономики)․ Пример: личный фонд космонавта Олега Атькова, недавно поступивший в Архив Российской академии наук․
Специальные фонды (страховой фонд, фонд пользования и др․)
Страховой фонд (СФ) – это копии архивных документов на носителе, мало подверженном влиянию времени (специальная фотоплёнка, цифровые носители и т․п․)․ Он создаётся для обеспечения сохранности уникальных материалов (Что такое страховой фонд и как его создать в домашних условиях․: onopenko, LiveJournal)․ Фонд пользования (ФП) содержит документы, доступные для исследовательской работы, тогда как оригиналы хранятся в специальном хранилище․
Нормативная база создания фондов
Формирование архивных фондов регулируется следующими документами:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Положения о государственном архивном фонде и Архивном фонде Российской Федерации (документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы их ценности, проводимой экспертно‑проверочными комиссиями специально уполномоченных органов РФ, субъектов РФ в области архивного дела, государственных и муниципальных архивов совместно – Портал Архивы России);
- Методические рекомендации по фондированию архивных документов (КонсультантПлюс, разделы 2․1, 5․1‑5․2);
- Внутренние нормативные акты организации (положение о структурном подразделении, ответственном за архивное дело; положение об архиве)․
Этапы создания архивного фонда
Процесс формирования фонда можно разделить на несколько логических шагов․
Подготовительный этап
- Определить цели и задачи создания фонда (хранение, использование, экспертиза ценности)․
- Составить перечень видов документов, которые будут включены в фонд․
- Назначить ответственное лицо или подразделение (архивариус, отдел документационного обеспечения)․
Определение фондовой принадлежности
На этом этапе проводится отнесение документов к соответствующему фонду․ Согласно КонсультантПлюс, 5․2․1, определение фондовой принадлежности заключается в отнесении документов к фонду соответствующей организации․ Для этого необходимо:
- Выявить исторические и логические связи документов;
- Установить период создания и использование;
- Определить местонахождение и организационную структуру источника․
Фондирование (организация документов внутри фонда)
Фондирование – это организация документов в пределах архивного фонда по исторически и (или) логически сложившимся комплексам (КонсультантПлюс, 2․1 Фондирование архивных документов)․ Включает:
- Определение границ фонда (начальная и конечная даты, тематические рамки)․
- Классификация документов по видам (приказы, отчёты, переписка, финансовые документы и т․д․)․
- Создание описей и индексов (сквозная опись всего архива или опись каждого фонда при хранении по разным адресам – Как организовать домашний архив по науке?: gukovfamily, LiveJournal)․
- Нумерация дел и листов, присвоение индексов фонда․
Экспертиза ценности и включение в Архивный фонд РФ
Документы, представляющие государственный или исторический интерес, проходят экспертизу их ценности․ По результатам экспертизы они могут быть включены в состав Архивного фонда Российской Федерации (Федеральное архивное агентство)․
Создание специальных фондов (страховой, фонд пользования)
Для обеспечения долгосрочной сохранности особо ценных материалов рекомендуется:
- Изготовить копии на стойком носителе (специальная фотоплёнка, архивные CD/DVD, облачные хранилища с резервированием)․
- Разместить оригиналы в специальном хранилище (БГАКФФД, спецхранилище архива)․
- Оформить фонд пользования для доступа исследователей․
Практические рекомендации и примеры
Ниже приведены конкретные советы, основанные на материалах из открытых источников․
Формирование архива организации
Согласно статье «Как правильно сформировать архив вашей организации» (Кадровое дело, 2024‑02‑29):
- Разработать внутреннее положение о структурном подразделении, ответственном за архивное дело․
- Утвердить положение об архиве, определяющее порядок приёма, хранения, использования и выбытия документов․
- При реорганизации организации (преобразование с изменением формы собственности) допускается формирование объединённого архивного фонда из документов реорганизуемой и вновь созданной организации․
Домашний и личный архив
Для личных фондов удобно использовать хронологическую нумерацию:
- 1 – прадеды, прапрадеды;
- 2 – дедушки‑бабушки;
- 3 – отец;
- 4 – мать;
- и т․д․
Необходимо создать опись (сквозную или по фондам) и обеспечить условия хранения (сухое, прохладное помещение, защита от света и насекомых)․
Страховой фонд в домашних условиях
Страховой фонд создаётся путем копирования документов на специальную фотоплёнку или другой долговечный носитель․ Копии хранятся отдельно от оригиналов, что позволяет восстановить информацию при повреждении основных материалов (Что такое страховой фонд и как его создать в домашних условиях․: onopenko, LiveJournal)․
Создание архивных фондов – это системный процесс, требующий чёткого понимания нормативных требований, историко‑логических связей документов и практических навыков фондирования․ Правильно организованные фонды обеспечивают:
- Сохранность уникальной информации;
- Удобный поиск и использование документов;
- Соответствие законодательству и государственным стандартам;
- Возможность создания специальных фондов (страхового, фонда пользования) для дополнительной защиты․
Следуя представленным этапам и используя рекомендации из authoritative источников (КонсультантПлюс, Портал Архивы России, методические материалы), любая организация или частное лицо сможет эффективно создать и поддерживать архивные фонды, отвечающие современным требованиям архивного дела․
Информация актуальна на 10:29:44 ()․