Архивный фонд – это совокупность документов, систематически собранных, учтённых, сохранённых и используемых в определённом архиве в соответствии с законодательством РФ.

Правовая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие формирование и использование архивных фондов:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах».
2. Постановление Правительства РФ от 23 августа 1993 г. № 535 «Об утверждении Положения о порядке формирования, учёта, хранения, использования и охраны архивных фондов».
3. Приказ Минкультуры России от № 331 «Об утверждении Положения о порядке ведения реестра архивных фондов».
4. Гражданский кодекс РФ, закон «Об информации», закон «Об охране культурного наследия» и др.

Понятие «архивный фонд»

Согласно ст. 2 ФЗ № 125‑ФЗ, архивный фонд – это:

• совокупность архивных документов, образующих единый исторический, административный, научный, культурный или иной целостный материал;
• документы, относящиеся к определённому субъекту (органу, учреждению, организации) и охватывающие определённый период времени;
• материал, находящийся в государственной, муниципальной или частной собственности, но находящийся в официальных архивах.

Основные характеристики архивного фонда

Для каждого фонда фиксируются следующие сведения (реестр):

• Наименование фонда (полное и сокращённое);
• Субъект создания (орган, учреждение, предприятие);
• Период охвата (дата начала – дата окончания);
• Объём (количество дел, листов, единиц измерения);
• Состояние сохранности (физическое, электронное, микрофильм);
• Уровень доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный);
• Дата формирования и дата последнего обновления реестра.

Порядок формирования архивного фонда (Постановление от 23 августа 1993 г.)

Этапы формирования

1. Идентификация документов – определение, какие документы подлежат передаче в архив (по нормативным актам, внутренним регламентам).
2. Систематизация – группировка документов по темам, видам, хронологии.
3. Оформление дел – создание дел (фондов) с указанием их наименования, сроков хранения и уровня доступа.
4. Учёт и регистрация – внесение сведений в реестр архивных фондов.
5. Передача в архив – физическая (или электронная) передача документов в архивный центр.

Критерии включения в фонд

• Документы, имеющие историческую ценность (свидетельствуют о событиях, процессах, личностях).
• Документы, необходимые для исполнения государственных функций (право, налоги, социальное обеспечение).
• Документы, относящиеся к собственности государства и требующие длительного хранения.
• Документы, подлежащие конфиденциальному хранению в соответствии с законодательством о государственной тайне.

Структура архивного фонда

Фонд делится на уровни и подразделения:

• Разделы – крупные тематические группы (например, «Делопроизводство», «Финансы», «Кадры»).
• Секции – более узкие группы внутри разделов (например, «Бюджетные документы», «Трудовые договоры»).
• Дела – конкретные наборы документов, относящиеся к одному событию, процессу или объекту.
• Файлы и листы – отдельные единицы документации.

Учет и реестр архивных фондов

Ведение реестра – обязательная часть управления архивным фондом. Основные требования:

• Регулярное обновление (не реже одного раза в год).
• Электронный формат, совместимый с государственной информационной системой «ЭРА‑Фонд».
• Контроль доступа к реестру (только уполномоченные лица).
• Хранение копий реестра в резервных хранилищах.

Доступ к архивным фондам

Уровни доступа определяются в соответствии с ФЗ № 125‑ФЗ и внутренними регламентами архива:

• Открытый доступ – документы, не содержащие сведений, ограниченных законом.
• Ограниченный доступ – документы, требующие согласования (например, персональные данные).
• Конфиденциальный/секретный доступ – документы, подпадающие под режим государственной тайны.

Запросы обрабатываются в течение 30 дней (за исключением случаев, когда требуется более длительная экспертиза).

Охрана и сохранность архивных фондов

Согласно Постановлению от 23 августа 1993 г., охрана включает:

• Технические меры: климат-контроль, защита от пожара, влаги, ультрафиолета.
• Организационные меры: ограниченный доступ, журнал учёта перемещения документов.
• Консервация: реставрация повреждённых документов, перевод в микрофильм или цифровой формат.
• Регулярный мониторинг состояния (проверка каждые 5 лет).

Перевод архивных фондов в электронный вид

С 2010‑х годов в РФ активно развивается цифровизация архивов. Основные этапы:

1. Сканирование оригиналов с соблюдением стандарта ISO 19005‑1 (PDF/A).
2. Создание метаданных согласно ГОСТ 7.0.100‑2018 (описание, классификация, права доступа).
3. Хранение в специализированных электронных архивах (ЕРА‑Фонд, региональные системы).
4. Обеспечение долгосрочной сохранности через миграцию форматов и резервное копирование.

Практические рекомендации для организаций

Чтобы правильно сформировать архивный фонд в соответствии с Постановлением от 23 августа 1993 г., рекомендуется:

• Назначить ответственного за архивную работу (архивариус или специалист по документообороту).
• Разработать внутренний регламент формирования, учёта и передачи документов в архив.
• Провести инвентаризацию всех документов, подлежащих архивированию.
• Сформировать план миграции в электронный формат, учитывая приоритетность документов.
• Обеспечить обучение персонала правилам обращения с архивными документами.

Постановление от 23 августа 1993 г. создало фундаментальную правовую основу для систематизации, учёта и охраны архивных фондов в России. С тех пор законодательство дополнено новыми актами, но основные принципы – системность, достоверность, доступность и сохранность – остаются неизменными. Соблюдение этих принципов гарантирует, что историческое и административное наследие страны будет надёжно сохранено для будущих поколений.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ и общепринятых архивных практик. Дата последнего обновления: 11 июля 2026 г.