Архивный фонд Российской Федерации, это совокупность документов, независимо от времени и места их создания, формы записи информации, носителя информации, вида и типа документов, которые хранятся в государственных, муниципальных и иных архивах и подлежат государственной учете и защите. Ключевым принципом организации архивного дела в России является централизованная система хранения: документы Архивного фонда РФ концентрируются преимущественно в сети государственных и муниципальных архивов, обеспечивая их сохранность, доступность и правовую значимость.

Законодательная база хранения

Основным нормативным правовым актом, регулирующим вопросы формирования, хранения и использования Архивного фонда, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле).

Статья 16 Закона об архивном деле: Хранение документов Архивного фонда РФ

Согласно ст. 16 Закона, документы Архивного фонда РФ хранятся:

• в федеральных архивах (подведомственных Росархиву и иным федеральным органам исполнительной власти);
• в архивах субъектов Российской Федерации (государственные архивы регионов, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей и округов);
• в муниципальных архивах (архивы городских округов, муниципальных районов, городских и сельских поселений);
• в иных архивах, созданных в соответствии с законодательством РФ (например, архивы государственных корпораций, научных организаций, если они включены в систему Архивного фонда).

Важно: Хранение документов в частных архивах допускается только при условии заключения соглашения с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (Росархивом) и соблюдения требований к условиям хранения.

Порядок отнесения документов к Архивному фонду (Приказ Росархива № 38)

Существенным событием 2025 года стало принятие нового регламента, уточняющего, как именно документы попадают в Архивный фонд и подлежат обязательному хранению в государственных/муниципальных архивах.

Приказ Федерального архивного агентства от 20 марта 2025 года № 38

«Об утверждении Порядка отнесения документов к Архивному фонду Российской Федерации и выделения документов Архивного фонда Российской Федерации для постоянного хранения» (вступил в силу с 28 июля 2025 г;, опубликован на официальном интернет-портале правовой информации ).

Ключевые положения Приказа № 38:

1. Единый алгоритм: Установлена четкая процедура экспертизы документооборота организаций (образователей документов) для определения архивной ценности.
2. Критерии отнесения: Документы относятся к Архивному фонду, если они имеют историческую, научную, культурную, правовую или иную общественную значимость.
3. Выделение к постоянному хранению: Введена разграниченная процедура для документов, подлежащих передаче в архивы за вечным срокам хранения, и документов временного хранения (с последующим уничтожением или продлением сроков).
4. Роль экспертных комиссий: Усилен статус экспертных комиссий по делам архива у образователей документов — именно они принимают решение об отнесении к фонду.
5. Электронные документы: Детально прописан порядок отнесения к Архивному фонду электронных документов и документов на машинных носителях, включая требования к метаданным и форматам для длительного сохранения.

Данный приказ заменил собой устаревшие нормативные акты и привел процедуру в соответствие с современными реалиями цифрового документооборота и требованиями Федерального закона № 125-ФЗ.

Специфика хранения в государственных и муниципальных архивах

Государственные архивы (федерального и регионального уровня)

• Федеральные архивы (ГАРФ, РГАНИ, РГВИА, РГАЭ и др.) хранят документы федеральных органов власти, судов, организаций федерального подчинения, а также личные фонды выдающихся деятелей общественной, научной, культурной деятельности общероссийского значения.
• Государственные архивы субъектов РФ формируют фонды от органов власти регионов, предприятий регионального подчинения, общественных объединений, действующих на территории субъекта.

Муниципальные архивы

Хранят документы органов местного самоуправления, муниципальных учреждений (школы, больницы, ЖЭК/УК), предприятий муниципальной собственности. Муниципальные архивы являются неотъемлемой частью единой архивной системы страны и подчиняются единым стандартам хранения, утвержденным Росархивом.

Обязательные условия хранения (для всех уровней):

• Соблюдение режима температуры и влажности (ГОСТ Р 7.0.99-2018 и др.).
• Обеспечение пожарной безопасности и физической сохранности.
• Ведение научной описи и государственной учета фондов.
• Обеспечение доступа граждан и организаций к документам в порядке, установленном законом (с учетом сроков ограничения доступа).

Актуальная практика: документирование современной истории (СВО)

Примером оперативной работы системы государственных архивов в 2024–2025 годах стало формирование документальных фондов, связанных со специальной военной операцией (СВО).

Информация ТАСС от 16 июня 2025 г. (Барнаул): «Архивные документы об участниках специальной военной операции и их семьях начали собирать в государственных и муниципальных архивах…»

Что это означает для архивной практики:

• Создание специальных фондов: В региональных и городских архивах формируются комплекты документов: личные дела участников СВО, наградительные листы, переписка, фото/видеоматериалы, документы о мерах социальной поддержки семей.
• Срочная экспертиза: Применяются упрощенные схемы отнесения к Архивному фонду (с учетом Приказа № 38) для документов, имеющих высокую социально-правовую значимость.
• Цифровое сохранение: Активное использование электронных баз данных и порталов (например, «Память народа», региональные порталы) для дублирования и предоставления доступа.

Ответственность за нарушение правил хранения

Нарушение требований по хранению документов Архивного фонда РФ влечет за собой ответственность, установленную законодательством:

• Административная (ст. 13.20 КоАП РФ — нарушение законодательства об архивном деле: штрафы на должностных лиц, юрлиц).
• Гражданско-правовая (возмещение ущерба, причиненного утратой или порчей документов).
• Уголовная (ст. 243 УК РФ, уничтожение, повреждение или скрытие документов, имеющих особую историческую, научную, культурную ценность).

Доступ к документам: права граждан и организаций

Хранение в государственных и муниципальных архивах гарантирует реализацию конституционного права граждан на доступ к информации.

Порядок предоставления:

1. Чтение в читальном зале (бесплатно).
2. Выдача копий/выписок (платные услуги по утвержденным тарифам).
3. Удаленный доступ через информационные системы архивов (Электронные архивы, портал «Архивы России» — archives.gov.ru).

Сроки ограничения доступа: Общие сроки — 75 лет для документов, содержащих сведения о частной жизни, и 30 лет для иных документов (ст. 14 ФЗ № 125-ФЗ), если иное не установлено федеральными законами (гостайна, персональные данные и т.д.).

Перспективы развития: Цифровая трансформация

На 2026 год основным вектором развития является переход к комплексному электронному архивированию:

• Внедрение Единой архивной информационной системы (ЕАИС) для интеграции каталогов федеральных, региональных и муниципальных архивов.
• Массовая оцифровка фондов (нацпроект «Культура», федеральный проект «Цифровая культура»).
• Применение блокчейн-технологий и КЭП для подтверждения подлинности электронных копий документов Архивного фонда.
• Автоматизация процедур экспертизы документооборота (модули «Электронный архивист» в СЭД организаций).

Хранение документов Архивного фонда РФ в государственных и муниципальных архивах — это гарантия их юридической силы, исторической достоверности и доступности для общества. Принятие Приказа Росархива № 38 в марте 2025 года и практика формирования фондов СВО демонстрируют, что система адаптируется к вызовам времени: она становится более прозрачной в части отбора документов, технологически продвинутой в части электронного хранения и социально ориентированной в части документирования современных исторических событий. Соблюдение единых стандартов хранения на всех уровнях — от федерального архива до муниципального — остается фундаментом сохранения национальной памяти.

Статья подготовлена на основе Федерального закона № 125-ФЗ, Приказа Росархива № 38 от , открытых данных ТАСС и официального интернет-портала правовой информации (publication.pravo.gov.ru). Актуально на .