В современных условиях управления документооборотом и сохранения исторического наследия архивный информационный отдел (часто официально именуемый «Отдел информационных ресурсов и технологий» или «Отдел использования и информационного обеспечения») выступает ключевым структурным подразделением, обеспечивающим технологическое суверенитет, доступность и сохранность архивных фондов. Данная статья подробно рассматривает правовую базу, организационную структуру, основные задачи и перспективы развития таких отделов в системе Росархива и ведомственных архивов.

Правовая и нормативная база деятельности

Деятельность архивных информационных отделов регламентируется иерархией нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы комплектования, учета, хранения и использования архивных документов.
• Указ Президента РФ от 22 июня 2016 г. № 293, утвердил Положение о Федеральном архивном агентстве (Росархиве), закрепив за ним функции по выработке государственной политики, нормативно-правовому регулированию, контролю и оказанию госуслуг в сфере архивного дела;
• Приказы Росархива (в т.ч. утверждающие типовые положения об структурных подразделениях, например, «Положение об отделе информационных ресурсов и технологий Управления государственной политики и нормативно-правового регулирования»).
• Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных учреждений (например, на 2011–2020 гг. и последующие периоды) — стратегический документ, задающий вектор цифровой трансформации.

Организационное положение в структуре архива

В типовой структуре Федерального архивного агентства и крупных государственных архивов (ГАРФ, РГАНИ, РГАЭ и др.) информационный отдел, как правило, входит в состав управления, отвечающего за государственную политику, нормативно-правовое регулирование или комплектование, учет и использование.

Основные вариации названий:

1. Отдел информационных ресурсов и технологий (ОИРТ) — фокус на IT-инфраструктуре, разработке ПО, защите информации.
2. Отдел использования и международных связей / Отдел информационного обеспечения — фокус на референтивно-поисковой аппаратуре, электронных каталогах, обслуживании пользователей.
3. Архивный информационный отдел организации — на уровне ведомственных/корпоративных архивов (согласно Примерному положению об архиве организации).

Ключевой принцип: отдел осуществляет методическое руководство и контроль за формированием информационных ресурсов в структурных подразделениях архива и своевременной передачей данных в единые системы.

Основные задачи и функции (согласно типовым Положениям)

Анализ типовых положений (в т.ч. Положения об ОИРТ Росархива от 2015 г. и актуальных регламентов) позволяет выделить ключевые блоки задач:

Стратегическое планирование и стандартизация

• Разработка единых принципов информатизации архивного дела.
• Организация разработки, внедрения и ведения отраслевых информационных систем (ОИС), баз данных и банков данных.
• Участие в разработке нормативных правовых актов по вопросам применения ИТ в архивном деле (стандарты метаданных, форматы электронных документов, требования к ЭДО).

Обеспечение комплектования и учета (Внутренние процессы)

• Информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.
• Учет учреждений-источников комплектования.
• Автоматизация процессов научной обработки фондов: описание, систематизация, создание электронных описей и путеводителей.
• Оптимизация работ по обеспечению уровня сохранности документов Архивного фонда РФ через мониторинг микроклимата, состояния носителей (включая цифровые).

Использование и предоставление информации (Внешний контур)

• Организация поступления и обработки запросов на архивную информацию (в т.ч. через портал Госуслуг, сайты архивов, АИС «Архивы России»).
• Соверствствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов.
• Учет выдачи дел исследователям, составление и выдача архивных справок, учет использования документов (статистика посещаемости, тематика запросов).
• Развитие удаленного доступа к архивным фондам (цифровые копии, виртуальные читальные залы).

Техническое администрирование и безопасность

• Администрирование серверного оборудования, СХД (систем хранения данных), сетевой инфраструктуры.
• Защита информации: обеспечение режима конфиденциальности, защита персональных данных (согласно 152-ФЗ), защита критической информационной инфраструктуры (КИИ).
• Резервное копирование и аварийное восстановление информационных систем (Disaster Recovery).

Кадровое и организационное обеспечение

• Подготовка квалифицированных кадров в сфере применения информационных технологий в архивном деле (обучение сотрудников работе с ЭДО, СЭД, цифровыми копиями).
• Организация деятельности отдела, служебная дисциплина, отчетность перед руководством архива/Агентства.

Ключевые информационные системы и ресурсы

Информационный отдел является «хозяином» и оператором ключевых отраслевых систем:

Взаимодействие с другими подразделениями

Информационный отдел не работает в изоляции; его эффективность определяется интеграцией в бизнес-процессы архива:

• С Управлением комплектования, учета и хранения: получение метаданных при приемке фондов, контроль сроков описания, передача данных в АИС «Архивы России».
• С Отделом использования (Читальными залами): автоматизация заказа дел, учет посещений, выдача копий, работа с системой записи на консультации.
• С Отделом восстановления и консервации: цифровизация как мера сохранности (создание пользовательских копий для исключения выдачи оригиналов), фотофиксация состояния документов.
• С Юридическим/Секретариатом: правовая экспертиза публикуемых данных (персональные данные, гостаjna, копирайт), оформление договоров на цифровизацию.

Современные вызовы и тренды развития (на 2026 год и далее)

На текущий момент (октябрь 2026 г.) перед информационными отделами архивов стоят вызовы, выходящие за рамки классической автоматизации:

Искусственный интеллект и машинное обучение (ML)

• Автоматическое распознавание текста (OCR/HTR): переход от ручного ввода метаданных к массовому распознаванию рукописных и печатных текстов (в т.ч. дореволюционная графика, старопечатные шрифты).
• Автоклассификация и извлечение сущностей (NER): автоматическое заполнение карточек дела (даты, имена, места, темы) на основе полного текста.
• Генеративные модели для рефератирования: создание кратких содержаний (рефератов) дел для ускорения поиска пользователями.

Цифровая сохранность (Digital Preservation) уровня OAIS

Переход от простого хранения файлов на дисках к внедрению полноценных систем долгосрочного хранения (LTP — Long Term Preservation) с автоматизированной миграцией форматов, эмуляцией сред и контролем фиксити (checksums) на уровне стандарта ISO 16363 (Trusted Digital Repository).

Экосистема «Электронный архив» и Федеральный закон № 443-ФЗ

Интеграция архивов в единую экосистему электронного документооборота госорганов. Информационные отделы должны обеспечивать прием электронных документов с сохранением юридической значимости (ЭП, КЭП), контекста и связей сразу в архивное хранение (прямой архивинг), минуя этап бумажного носителя.

Кибербезопасность и защита КИИ

Открытые данные (Open Data) и API-экономика

Предоставление машиночитаемых API для доступа к метаданным фондов (Linked Open Data), интеграция с научными репозиториями, геноалогическими сервисами, образовательными платформами.

Ключевые показатели эффективности (KPI) отдела

Для объективной оценки работы информационного отдела используются количественные и качественные метрики:

1. Покрытие фондов электронными описями (%) — доля фондов, имеющих описание в АИС «Архивы России» / на портале.
2. Объем цифровизированных документов (пог. м. / Гб / ед. хр.) — план/факт по программам цифровизации.
3. Доля удаленно обслуженных запросов (%) — через портал Госуслуг, сайт архива, email.
4. Среднее время исполнения запроса (дни) — сокращение за счет автоматизации поиска.
5. Доступность информационных систем (Uptime, %), целевой показатель 99.5% и выше для критичных систем.
6. Отсутствие инцидентов безопасности информации, утечки, взломы, потери данных.
7. Уровень компетенций персонала, % сотрудников, прошедших обучение по ИТ/Цифровизации за год.

Архивный информационный отдел сегодня — это не просто «компьютерная служба» для ремонта ПК и установки антивирусов. Это центр компетенций по цифровой трансформации архивного дела. От качества работы этого отдела зависит:

• Сохранность национального documentalного наследия в цифровой среде.
• Доступность архивной информации для граждан, науки, бизнеса и власти (реализация права на доступ к информации).
• Эффективность государственного управления за счет внедрения бескागового делопроизводства и прямых архивных технологий.
• Конкурентоспособность российских архивов на международной арене (участие в ICA, стандартах ISO/TC 184).

Дальнейшее развитие требует не только закупки оборудования и лицензий, но и системной работы над качеством метаданных, внедрением ИИ-технологий, построением доверенных цифровых хранилищ и повышением IT-грамотности всего архивного сообщества. Только при синергии архивистической экспертизы и передовых ИТ-компетенций информационный отдел выполняет свою миссию: «Сделать архивы открытыми, понятными и вечными».

Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов Росархива, типовых положений о структурных подразделениях, Программ информатизации архивного дела и практики внедрения ИТ в государственные архивы РФ (актуально на октябрь 2026 г.).