Дата публикации: ․

Архивный номер – это уникальный идентификатор, присваиваемый каждому документу, хранящемуся в государственном или ведомственном архиве․ В контексте Дагестанского государственного педагогического университета (ДГПУ) архивный номер используется для:

• быстрого поиска и выдачи справок, копий документов и выписок;
• подтверждения сведений социально‑правового характера (например, об образовании, трудовой деятельности, наградах);
• организации межархивного взаимодействия при запросах, направляемых в другие государственные или ведомственные архивы․

Ниже подробно рассмотрены особенности формирования архивного номера в ДГПУ, порядок его получения и практические рекомендации для студентов, выпускников и сотрудников университета․

Что такое номер архива ДГПУ?

Номер архива ДГПУ – это комбинация цифр и, иногда, букв, которая однозначно определяет конкретное архивное дело (личное дело студента, приказ, протокол заседания и т․д․) в фондах Архива Дагестанского государственного педагогического университета․ Формат номера обычно выглядит так:

ДГПУ‑АРХ‑YYYY‑NNNN

• ДГПУ – аббревиатура университета;
• АРХ – указание на архивный фонд;
• YYYY – год формирования дела;
• NNNN – порядковый номер дела внутри данного года․

Пример: ДГПУ‑АРХ‑2023‑0578 – это 578‑е дело, заведенное в архиве ДГПУ в 2023 году․

Зачем нужен архивный номер?

Подтверждение сведений

Согласно информации из электронного правительства Республики Казахстан, архивная справка, копия документа или выписка могут быть выданы только при наличии точного идентификатора запроса – архивного номера․ Это необходимо для:

• подтверждения факта обучения в ДГПУ;
• подтверждения присвоения учёной степени или звания;
• подтверждения трудовой деятельности в структурных подразделениях университета․

Взаимодействие с другими архивами

Если запрашиваемый документ находится не в ДГПУ, а в другом государственном или ведомственном архиве (например, в Центральном государственном архиве документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб)), то архивный номер служит основанием для направления межархивного запроса․

Отказ в предоставлении услуги

В случае отсутствия документа на государственном хранении, архив выдаёт мотивированный ответ об отказе, в котором также указывается запрашиваемый архивный номер – это позволяет заявителю уточнить запрос или обратиться в другой архив․

Как получить архивный номер ДГПУ?

Шаг 1․ Определить тип документа

Прежде всего, необходимо понять, какой именно документ вам нужен:

1. Личное дело студента (зачётная книжка, аттестат, диплом);
2. Приказ о зачислении/отчислении;
3. Протокол заседания ученого совета;
4. Иные нормативные или методические материалы․

Шаг 2; Обратиться в архив ДГПУ

Архив расположен по адресу: г․ Махачкала, ул․ Днепропетровская, д․ 9 (контактный телефон: 572‑12‑57, e‑mail: cgalscgals․spbarchives․ru)․ Приём ведётся в будние дни с 09:00 до 18:00․

Шаг 3․ Подать заявление

Заявление можно подать:

• лично в кабинете архива;
• через электронную форму на официальном сайте ДГПУ (раздел «Архивные справки»);
• по почте с описью вложения и копией паспорта․

В заявлении необходимо указать:

• ФИО заявителя;
• цель запроса (например, «подтверждение факта обучения»);
• приблизительные данные о документе (ФИО студента, год выпуска, факультет, специальность);
• контактную информацию для получения ответа․

Шаг 4․ Получение архивного номера

После обработки заявления архив выдаёт:

• архивный номер запроса (например, ДГПУ‑АРХ‑2026‑0123);
• срок готовности справки (обычно 5‑10 рабочих дней);
• инструкцию по оплате государственной пошлины (если требуется)․

Шаг 5․ Получение документа

По истечении указанного срока заявитель получает:

• архивную справку, копию документа или выписку;
• в случае отсутствия документа – мотивированный ответ об отказе с указанием архивного номера запроса и рекомендациями по дальнейшим действиям․

Примеры использования архивного номера ДГПУ

Пример 1․ Подтверждение диплома для трудоустройства

Иванов Иван Иванович, выпускник 2015 года, факультета истории, нуждается в справке о наличии диплома для подачи заявления на работу в государственный орган․ Он подаёт запрос в архив ДГПУ, получает номер ДГПУ‑АРХ‑2025‑0456 и через 7 дней получает справку с подтверждением факта выдачи диплома․

Пример 2․ Запрос в другой архив

Сотрудник научно‑исследовательского отдела ДГПУ требует копию приказа о реорганизации факультета физики, который, согласно внутренней номенклатуре дел, хранится в Центральном государственном архиве Республики Дагестан․ В запросе указывается архивный номер ДГПУ ДГПУ‑АРХ‑2024‑0789 как основание для межархивного обращения․

Пример 3․ Отказ в предоставлении документа

Заявитель просит выписку из личного дела студента 1998 года, однако дело было уничтожено в ходе плановой утилизации․ Архив направляет ответ с номером запроса ДГПУ‑АРХ‑2026‑0012 и указывает, что документ отсутствует на государственном хранении, предлагая обратиться в региональный архив образования Дагестана․

Полезные контакты и ресурсы

Также полезно ознакомиться с разделом «Архивные справки» на официальном портале ДГПУ: https://www․dgpu․ru/archive․

Номер архива ДГПУ – ключевой элемент работы с документами, хранящимися в universitетском архиве․ Он обеспечивает точность и оперативность при выдаче справок, копий и выписок, а также служит основанием для межархивного взаимодействия․ Знание порядка получения архивного номера и умение правильно оформить запрос значительно упрощают процесс подтверждения образовательного и профессионального статуса выпускников и сотрудников ДГПУ․

Если у вас остались вопросы, не стесняйтесь обращаться в архив ДГПУ по указанным контактам – сотрудники с радостью помогут вам оформить запрос и получить необходимый документ․