Дата актуализации информации: 10 июля 2026 года.
Общие сведения об учреждении
Архивный отдел Администрации Гагаринского муниципального округа — это структурное подразделение местной администрации, осуществляющее функции управления архивным делом на территории муниципального образования. Деятельность отдела регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», региональным законодательством Смоленской области и локальными нормативными актами администрации.
Основная задача отдела, обеспечение сохранности, учета и использования документов, составляющих архивные фонды муниципального образования, а также методическое руководство архивным работой структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений и организаций округа.
Ключевые реквизиты:
- Полное наименование: Архивный отдел Администрации Гагаринского муниципального округа Смоленской области
- Юридический адрес: 215010, Смоленская область, Гагаринский район, г. Гагарин, ул. Советская, д. 4 (здание Администрации)
- Телефон приемной Администрации (справочный): +7 (48131) —XX-XX (точный добавочный номер архива уточняйте у оператора)
- Официальный сайт Администрации: gagarinadmin.ru (раздел «Структура» → «Архивный отдел»)
- Электронная почта Администрации: admin@gagarinadmin.ru (для обращений к архиву)
Основные функции и полномочия отдела
Сотрудники Архивного отдела решают следующие ключевые задачи:
- Формирование и учет архивных фондов: приемку документов от структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений, ликвидированных или реорганизованных организаций округа.
- Обеспечение сохранности документов: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), оформление дел, сшивка, переплет, восстановление поврежденных документов.
- Научно-справочная работа: составление описей, путеводителей, справочников; ведение государственных реестров архивных фондов.
- Предоставление архивной информации: выдача справок, выписок, копий документов гражданам и организациям (пensionные, правовые, социально-бытовые справки).
- Методическое руководство: контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела в ведомствах и учреждениях округа; проведение проверок, консультаций, семинаров.
- Экспертиза документов: определение сроков хранения и ценности документов (акты экспертизы).
- Цифровизация: сканирование ценных и часто запрашиваемых фондов для удаленного доступа и сохранения оригиналов.
Структура отдела и типовые должности сотрудников
В связи с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и внутренними регламентами Администрации, номинальный перечень сотрудников (ФИО, личные телефоны, домашние адреса) в открытом доступе, как правило, не публикуется.
Однако, исходя из штатного расписания типового муниципального архивного отдела, структура персонала обычно включает следующие должности:
| Должность | Основные обязанности |
|---|---|
| Начальник Архивного отдела | Организация работы отдела, отчетность перед главой администрации, подписание актов экспертизы, взаимодействие с ГАРХ Смоленской области и Росархивом. |
| Главный архивист / Старший архивист | Методическое руководство, проведение экспертизы документов, работа со сложными справочными запросами, формирование фондов. |
| Архивист (несколько ставок) | Прием и регистрация дел, описание фондов, выдача справок гражданам, сшивка и оформление дел, работа в АИС «Архив». |
| Архивист-референт / Специалист по информационному обслуживанию | Работа с входящими обращениями (почта, Госуслуги, личный прием), поиск документов по запросам, выдача копий. |
| Технический сотрудник (хранитель/уборщик) | Санкционированный доступ в хранилища, поддержание чистоты, контроль режима температуры/влажности, перемещение дел. |
Примечание: Точное количество ставок и ФИО действующих сотрудников на текущий момент можно уточнить только через официальные каналы связи Администрации.
Как связаться с сотрудниками отдела (Официальные каналы)
Поскольку личные контакты архивистов не размещаются в открытую, все обращения идут через общие контакты Администрации:
Вариант 1: Личный прием (Рекомендуется для сложных запросов)
- Адрес: г. Гагарин, ул. Советская, д. 4, здание Администрации Гагаринского мун. округа.
- Режим работы Архивного отдела (типичный): Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00 (Обед: 13:00 – 14:00). Важно: Дни приема граждан могут отличаться от общего графика администрации. Обязательно звоните заранее по телефону приемной.
- Телефон приемной Администрации: +7 (48131) —XX-XX (уточните добавочный номер Архивного отдела у дежурного оператора).
Вариант 2: Письменное обращение (Почта / Электронно)
- Почтовый адрес: 215010, Смоленская обл., Гагаринский р-н, г. Гагарин, ул. Советская, д; 4, Администрации Гагаринского мун. округа, Архивный отдел.
- Электронная почта: admin@gagarinadmin.ru (в теме письма укажите: «Для Архивного отдела»).
- Портал «Госуслуги» / «Решаем вместе»: Можно оставить обращение в разделе «Обращения к органам местного самоуправления», выбрав Администрацию Гагаринского округа и тему «Архивное дело / Справки из архива».
Вариант 3: Официальный сайт
На сайте gagarinadmin.ru в разделе «Структура администрации» → «Архивный отдел» часто публикуются:
- Порядок предоставления архивной информации.
- Перечень платных услуг (ксерокопия, заверение копий, сложные поиски).
- Образцы заявлений на выдачу справок.
- Контактный телефон непосредственно кабинета архива (если опубликован).
Какие справки и документы выдают сотрудники архива?
Гражданам и организациям сотрудники отдела предоставляют следующие виды информации (в соответствии с законодательством и сроками доступа):
- Справки о стаже работы: для назначения пенсий (если архив хранит фонды ликвидированных предприятий, колхозов, совхозов, организаций округа).
- Справки о заработной плате: за периоды до 2000-х годов (переход к индивидуальному учету в ПФР/СФР).
- Справки о награждении орденами и медалями СССР: на основании фондов исполкомов районов/городов.
- Документы по земельным и жилищным вопросам: выписки из бывших домовых книг, решений исполкомов о предоставлении участков (для судов, Росреестра).
- Актовые записи ЗАГС (до 1917–1920 гг.): метрические книги приходов (если фонды переданы в архив округа, чаще они в ГАСО).
- Копии решений, распоряжений, приказов Администрации/Исполкома: для юридических лиц и НКО.
Внимание: Фонды действующих предприятий, учреждений (школ, больниц, действующих заводов) хранятся у самих организаций-образователей. Архив Администрации хранит фонды ликвидированных организаций и органов управления.
Взаимосвязь с Государственным архивом Смоленской области (ГАСО)
Важно различать два уровня архивной сети:
- Архивный отдел Администрации Гагаринского МО (Муниципальный уровень): Хранит документы органов местного самоуправления (Исполкома, Совета депутатов, Администрации) и ликвидированных муниципальных организаций/предприятий района/города.
- Государственный архив Смоленской области (ГАСО) — Областной уровень: Находится в г. Смоленск. Хранит фонды губернских/областных учреждений, судов, полиции, ЗАГСов (метрические книги старше 100 лет), крупных заводов областного подчинения, партийных органов.
Совет: Если в Архивном отделе Гагаринского округа нужных документов нет (например, метрические книги 1890 года или дела судебных приставов 1950-х), сотрудники архива обязаны направить вас в ГАСО (г. Смоленск, ул. Тенистая, д. 15) или выдать справку об отсутствии сведений.
Часто задаваемые вопросы (FAQ) к сотрудникам архива
Нужно ли записываться на прием заранее?
Настоятельно рекомендуется звонить заранее. Архивисту нужно время, чтобы найти дело в описи, заказать его из хранилища (если оно не в читальном зале) и подготовить справку. Без предварительного звонка рискуете приехать зря или ждать несколько часов.
Можно ли получить справку удаленно (по почте/Госуслугам)?
Да, согласно Федеральному закону № 125-ФЗ и Административному регламенту Администрации, запрос можно направить почтой РФ или через ЕПГУ/РПГУ (Госуслуги). Справка направляется ответным почтовым отправлением или в личный кабинет Госуслуг. Для получения копий документов может потребоваться нотариально заверенное доверенное лицо или личное явление для сверки с оригиналом.
Сколько времени занимает выдача справки?
Согласно Административному регламенту — до 30 календарных дней со дня регистрации обращения. Простые справки (по готовым описям) часто выдают быстрее — за 3–10 рабочих дней.
Платно ли это?
Выдача архивной справки гражданам для реализации прав на пенсию, льготы, жилье — бесплатно. Изготовление копий документов (ксерокопия, скан, фото), заверение копий, сложные научные поиски — платные услуги (тарифы утверждаются Администрацией, опубликованы на сайте).
Резюме: как эффективно взаимодействовать с отделом
- Подготовьте данные: ФИО (полностью), даты рождения/смерти, названия организаций (колхозов, заводов, управ), периоды работы/жительства, адреса. Чем точнее запрос, быстрее результат.
- Позвоните в приемную Администрации (+7 -8131 2-XX-XX) и попросите соединить с Архивным отделом или уточнить часы приема и контактный телефон кабинета.
- Напишите официальное заявление (образец на сайте или в приемной) с указанием цели запроса (пенсия, суд, родословная и т.д.).
- Используйте Госуслуги для фиксации срока рассмотрения и получения ответа в электронном виде.
- Если отказ: просите письменный ответ с указанием основания отказа (ст. закона) и сведений, куда обратиться дальше (ГАСО, СФР, суды).
Дисклеймер: Данная статья составлена на основе открытых данных о структуре Администрации Гагаринского муниципального округа Смоленской области и типовой организации работы муниципальных архивов РФ по состоянию на . Номинальный состав сотрудников (ФИО, личные телефоны) не публикуется в открытых источниках в соответствии с законодательством о персональных данных. Для получения актуальных контактов конкретных специалистов используйте официальные каналы связи Администрации, указанные выше.