В официальной структуре органов местного самоуправления города Когалым не существует юридического лица с названием «Центральный архив». Функции архивного ведения на территории муниципального образования осуществляет Архивный отдел Администрации города Когалым. Это структурное подразделение администрации, которое является главным центром комплектования, хранения и использования архивных документов, формирующих историческую память города.

Историческая справка: от поселка к городскому архиву

История архивного дела в Когалыме неразрывно связана с историей самого города — молодого, динамично развивающегося центра нефтедобывающей промышленности Ханты-Мансийского автономного округа, Югры.

• 1970–1980-е годы: С закладкой первых скважин и строительством поселка нефтяников (статус города получен в 1985 году) начинается формирование документального фонда. Первые документы хранились в архивах строительных управлений, геологоразведочных экспедиций и районных органов власти.
• 1990-е годы: После распада СССР и реформы местного самоуправления возникла необходимость в централизованном хранении документов городского значения. На базе существующих архивных фондов формируется Архивный отдел Администрации города.
• 2018 год: Значимым этапом стало участие в мероприятиях, посвященных 100-летию государственной архивной службы России. Архив города Когалым представил свои уникальные фонды в рамках регионального проекта «Архив Югры», демонстрируя путь от партийного архива до современного информационно-справочного центра.

Правовой статус и нормативная база

Деятельность Архивного отдела регулируется:

1. Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Законом Ханты-Мансийского автономного округа — Югры «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе — Югре».
3. Уставом города Когалым.
4. Положением об Архивном отделе Администрации города Когалым (утвержденным решением Администрации).

Отдел является государственным архивом муниципального уровня и входит в Единую архивную фондовую систему Российской Федерации.

Основные функции и полномочия

Архивный отдел решает комплекс задач по сохранению документального наследия города:

Комплектование и учет архивных фондов

• Прием на хранение документов от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений (школ, больниц, домов культуры), ликвидированных предприятий и организаций.
• Прием документов от граждан (личные фонды ветеранов труда, участников ВОВ, почетных граждан города, семейные архивы).
• Государственная регистрация архивных фондов и ведение государственных архивных описей.

Обеспечение сохранности документов

• Организация хранения в специально оборудованных помещениях с контролем микроклимата (температура, влажность), пожарной сигнализацией и системой физической защиты.
• Профилактика биологических повреждений (грибок, насекомые, грызуны).
• Реставрация и консервация поврежденных документов.

Информационно-справочное обслуживание (ИСО)

Это самая востребованная функция для населения и организаций:

• Выдача архивных справок: о стаже, заработной плате, награждениях, месте жительства/работы (для пенсионного обеспечения, судов, нотариатов, личных нужд).
• Поиск информации: по запросам граждан и организаций (в т.ч. геноалогические запросы).
• Подготовка копий документов: заверенные копии для правовых целей.

Научно-справочная работа и публикации

• Составление указателей, путеводителей по фондам (например, «Перечень документов по личному составу по состоянию на »).
• Публикация «Календаря памятных дат города Когалыма».
• Организация выставок, виртуальных туров, уроков архивоведения для школьников и студентов.

Структура архивных фондов: что хранится в Когалыме?

На архивные фонды отдела насчитывают тысячи дел. Основные массивы:

Режим работы и контакты

Для получения справок или проведения научных исследований необходимо обратиться по адресу:

Электронные сервисы и цифровизация

Архивный отдел активно внедряет цифровые технологии для удаленного доступа:

• Портал «Госуслуги» (ЕПГУ) и региональный портал Югры: подача заявлений на предоставление архивных справок в электронном виде (услуга «Предоставление архивной справки»).
• Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД) / «Архив Югры»: размещение оцифрованных фондов, указателей и виртуальных выставок на региональном ресурсе arhiv-yugra.ru.
• Сайт Администрации города: публикация перечней документов по личному составу, календарей памятных дат, нормативных актов.

Порядок получения архивной справки (алгоритм для гражданина)

1. Определите цель: пенсия, суд, нотариат, личная справка, геноалогия.
2. Соберите документы: паспорт, документы, подтверждающие родство (если запрос не о себе), доверенность (если через представителя).
3. Выберите способ обращения:
   • Через портал Госуслуг (самый быстрый, результат приходит в личный кабинет/почте).
   • Лично в Архивный отдел (ул. Дружбы Народов, 7).
   • Почтовой отправкой (ценным бандеролем с вложенным конвертом для ответа).
4. Сроки: закон устанавливает срок до 30 календарных дней (обычно справки готовят быстрее — 5–10 дней).
5. Плата: предоставление архивных справок гражданам для осуществления пенсионных прав и социальных гарантий — бесплатно. Для иных целей, за счет средств заявителя (по тарифам, утвержденным Администрацией).

Значение для города и региона

Архивный отдел Администрации города Когалым — это не просто склад бумаг. Это:

• Гарант прав граждан: ежегодно выдаются тысячи справок, без которых невозможно назначение пенсий, оформление наследства, получение льгот, разрешение жилищных споров.
• Основа городской идентичности: фонды хранят память о строителях городов, нефтяниках, врачах, учителях — людях, создавших Когалым на болотах и тайге.
• Ресурс для науки и образования: материалы используются для написания курсовых, дипломов, книг по истории Югры, подготовки к юбилеям города и профессиональных праздников (День нефтяника, День города).

Перспективы развития

Стратегические задачи отдела на ближайшие годы:

• Полная цифровизация фондов «постоянного хранения» (до 1991 года) и наиболее востребованных фондов 1991–2010 гг.
• Перевод делопроизводства на электронный документооборот (ЭДО) с формированием электронных архивов (согласно переходу на «безбумажные» технологии).
• Расширение доступа к указателям и описям через открытые данные (Open Data) на портале администрации.
• Повышение квалификации архивистов в области цифровой сохранности (digital preservation).

Резюме

Хотя в названии города нет слова «Центральный», Архивный отдел Администрации г. Когалым выполняет все функции центрального городского архива. Находясь по адресу ул. Дружбы Народов, 7, он является надежным хранилищем правовой и исторической памяти нефтяной столицы Югры, обеспечивая прозрачность власти и защиту социальных прав тысяч когалымчан.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта Администрации города Когалым, портала «Архив Югры» и нормативных актов за 2018–2024 гг. Актуальность контактных данных и реквизитов рекомендуется проверять на официальных ресурсах на момент обращения.