Архивный отдел администрации Можгинского района Удмуртской Республики (далее – Архивный отдел) являеться структурным подразделением местного самоуправления, отвечающим за формирование, хранение, учёт и предоставление документальных материалов, отражающих историю и текущую деятельность района. Отдел назван в честь выдающегося краеведа и общественного деятеля Владимира Григорьевича Короленко, чьи труды внесли значительный вклад в изучение наследия Удмуртии.

История создания и развития

• 1991 год – после распада СССР в Можгинском районе создан первый архивный фонд, объединивший документы сельсоветов, колхозов и школьных учреждений.
• 1998 год – официальное оформление Архивного отдела как подразделения администрации района; присвоено имя В. Г. Короленко в знак признания его заслуг в краеведении.
• 2005 год – введение единой системы учёта архивных дел (ЕСАД), что позволило стандартизировать описание и хранение документов.
• 2012 год – запуск проекта по цифровизации наиболее востребованных фондов (метрические книги, приказы по personnel, протоколы собраний).
• 2020 год – переход на электронный документооборот внутри администрации; архив начал принимать электронные версии нормативных актов и отчётности.
• 2024 год – открытие публичного онлайн-каталога архивных фондов, доступного через официальный сайт администрации Можгинского района.

Структура и функции отдела

Структурные подразделения

1. Отдел комплектования и приёма документов – отвечает за приём бумажных и электронных документов от организаций района, их первичную обработку и регистрацию.
2. Отдел хранения и реставрации – обеспечивает условия хранения (температура, влажность, защита от света), проводит реставрацию повреждённых экземпляров.
3. Отдел описания и каталогизации – формирует описи, создаёт электронные карточки в системе ЕСАД, присваивает уникальные индексы.
4. Отдел предоставления информации и обслуживания пользователей – консультирует граждан, юридических лиц и исследователей, выдает копии и справки.
5. Отдел цифровизации и электронного архива – сканирует бумажные документы, создаёт метаданные, обеспечивает доступ через веб‑портал.

Основные функции

• Формирование и ведение районного архивного фонда в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Обеспечение сохранности и доступности документов постоянного и временного хранения.
• Предоставление информации из архивных фондов по запросам граждан, организаций и государственных органов.
• Участие в подготовке и проведении памятных дат, выставок, публикаций, посвящённых истории Можгинского района.
• Сотрудничество с научно‑исследовательскими учреждениями, музеями и библиотеками Удмуртской Республики в рамках совместных проектов.

Работа с документами

Виды документов, находящихся на хранении

• Нормативно‑правовые акты администрации Можгинского района (постановления, распоряжения, приказы).
• Документы органов местного самоуправления прошлых лет (протоколы сессий, решения советов).
• Личные дела сотрудников муниципальных учреждений (трудовые книжки, аттестации, награды).
• Финансово‑экономическая отчётность (балансы, сметы, аудиторские заключения).
• Книги учёта актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти) – метрические книги.
• Фотодокументы, аудио‑ и видеозаписи, отражающие социально‑культурную жизнь района.
• Краеведческие материалы: рукописи, публикации, карты, планы населённых пунктов.

Порядок приёма и учёта

1. Поступление документа (в бумажном или электронном виде) в отдел комплектования.
2. Первичная проверка на соответствие требованиям законодательства и внутренним нормативам.
3. Регистрация в журнале приёма с присвоением incoming‑номера.
4. Определение срока хранения (по перечню видов документов).
5. Размещение в соответствующем фонде или передаче наdigitализацию.
6. Внесение данных в электронную систему учёта (ЕСАД) и формирование описи.

Электронный архив и цифровизация

С 2012 года Архивный отдел активно внедряет технологии электронного документооборота. Ключевые достижения:

• Создано более 150 000 scanned‑изображений документов постоянного хранения.
• Разработан веб‑портал «Архив Можгинского района», где пользователи могут осуществлять поиск по ключевым словам, датам, номерам дел и получать электронные копии в формате PDF.
• Внедрена система электронной подписи для подтверждения подлинности выданных справок.
• Обеспечена интеграция с региональной информационной системой Удмуртской Республики, позволяющая обмениваться данными с другими архивами и государственными органами.
• Регулярно проводятся обучающие семинары для сотрудников муниципальных учреждений по работе с электронным архивом и соблюдению требований конфиденциальности.

Услуги для граждан и организаций

Для физических лиц

• Выдача справок о рождении, браке, смерти (на основе метрических книг).
• Предоставление копий документов, подтверждающих право на наследство,_property или социальные льготы.
• Консультации по поиску предков и составлению генеалогических древес.
• Организация экскурсий по архивным хранилищам и тематическим выставкам.

Для юридических лиц

• Предоставление нормативных актов, регламентирующих деятельность муниципальных учреждений.
• Выписки из приказов и распоряжений, необходимые для отчётности и проверок.
• Архивные справки при лицензировании, аттестации и проведении аудиторских проверок.
• Содействие в подготовке юбилейных изданий, корпоративных музеев и исторических исследований.

Платные и бесплатные услуги

Базовая информационная поддержка (консультации, поиск в каталоге) предоставляется бесплатно. За изготовление копий, заверение документов и срочную обработку запросов взимается плата согласно утверждённому тарифному плану администрации Можгинского района.

Контактная информация

Архивный отдел администрации Можгинского района Удмуртской Республики им. В. Г. Короленко

• Адрес: 426 300, Удмуртская Республика, Можгинский район, г. Можга, ул. Советская, д. 15, кабинет 204.
• Телефон: +7 (3412) -5‑33‑21.
• Электронная почта: archive@mogra.gov.udmurt.ru.
• Сайт: https://mogra.gov.udmurt.ru/archive (раздел «Архивный отдел»).
• Режим работы: пн‑пт 09:00–18:00, обед 13:00–14:00; суббота и воскресенье – выходные.

Архивный отдел администрации Можгинского района Удмуртской Республики им. В. Г. Короленко выполняет важную миссию по сохранению исторической памяти района, обеспечению правовой прозрачности и поддержке научных и образовательных инициатив. Благодаря последовательной работе по комплектованию, хранению, описанию и цифровизации документов, отдел стал доступным ресурсом не только для чиновников, но и для широкой общественности, исследователей и предпринимателей. В условиях растущего спроса на электронные услуги архив продолжает развивать свои информационные системы, повышая эффективность предоставления информации и укрепляя доверие граждан к институтам местного самоуправления.