Архивный отдел администрации Николаевского муниципального района – это государственное учреждение, отвечающее за сбор, хранение, систематизацию и предоставление доступа к документам, образующимся в органах местного самоуправления и в организациях, находящихся в подчинении района. В статье рассмотрены основные сведения о работе архива, его юридическое основание, функции, услуги для граждан и исследователей, а также практические рекомендации по взаимодействию с архивом.

Контактные данные и местоположение

• Адрес: 404033, Волгоградская область, г. Николаевск, ул. Советская, 16
• Телефон: (8‑449‑4) -‑12‑74
• Факс: (8‑449‑4) -‑22‑74
• E‑mail: ra_nik@volganet.ru
• Режим работы: Пн‑Пт 08:00‑12:00, 13:00‑17:00 (перерыв 12:00‑13:00)
• Ответственное лицо: Шевченко Светлана Николаевна

Для удобства посетителей архивный отдел также указан в сервисе 2ГИС, где можно увидеть точные координаты и схему проезда.

Юридическое основание деятельности

Работа архива регулируется совокупностью нормативных актов:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Приказы Федерального архивного агентства № 42 и № 43 – примерные положения об архиве организации;
3. Приказ ФАА № 77 от – правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов;
4. Закон Волгоградской области от № 1981‑ОД «Об архивном деле в Волгоградской области»;
5. Внутреннее Положение об архиве Совета депутатов Степновского сельского поселения (утверждено № 15/7).

Эти документы определяют порядок формирования, учёта, сохранности и использования архивных материалов, а также регламентируют взаимодействие с другими архивными учреждениями.

Структура и основные подразделения

Внутренняя организация архива включает следующие отделы:

• Отдел приёма и регистрации документов – отвечает за первичный приём, проверку соответствия нормативным требованиям и регистрацию поступивших материалов.
• Отдел комплектования и описания фондов – формирует архивные фонды, описывает их в справочно‑поисковых средствах и готовит к использованию.
• Отдел учёта и контроля сохранности – ведёт учёт всех единиц хранения, контролирует условия микроклимата, осуществляет инвентаризацию.
• Отдел обслуживания запросов – предоставляет доступ к документам, оформляет выдачу копий, консультирует исследователей;
• Отдел цифровизации – отвечает за сканирование, оцифровку и размещение материалов в электронных каталогах.

Фонды и типы хранимых документов

Согласно Положению об архиве, в фондах хранятся:

1. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, включая кадровые, финансовые, правовые и технические материалы;
2. Фонд пользования – документы, к которым предоставлен ограниченный доступ (например, личные дела сотрудников, сведения о частных предприятиях);
3. Справочно‑поисковые средства и учётные документы архива (каталоги, описи, реестры).

Услуги, предоставляемые архивом

Архивный отдел предлагает широкий спектр услуг как для граждан, так и для юридических лиц:

• Выдача справок и копий документов – в бумажном и электронном виде (по запросу и в соответствии с установленными сроками).
• Консультации по использованию архивных материалов – помощь в поиске нужных фондов, разъяснение правил цитирования.
• Организация доступа к электронным ресурсам – через портал test.nikadm.ru (при наличии доступа).
• Оказание методической поддержки – подготовка рекомендаций по оформлению делопроизводства в органах местного самоуправления.
• Участие в научных и образовательных проектах – предоставление материалов для исследований, подготовка экспозиций.

Как обратиться в архив

Письменный запрос

Для получения копий документов необходимо направить письменный запрос (по почте или в электронном виде) с указанием:

1. Наименования и реквизитов запрашиваемого документа (фонд, опись, номер дела);
2. Цели использования (исследовательская, юридическая, личная и т.д.);
3. Контактных данных заявителя (ФИО, адрес, телефон, e‑mail);
4. Согласия на оплату услуг (если требуется).

Личный визит

При личном посещении рекомендуется взять с собой удостоверение личности и предварительно согласовать время визита по телефону (8‑449‑4 6‑12‑74) или e‑mail.

Электронные обращения

Через электронную почту ra_nik@volganet.ru можно отправить запрос в формате PDF. В письме следует указать те же сведения, что и в письменном запросе.

Цифровизация и электронный доступ

В последние годы архивный отдел активно внедряет цифровые технологии:

• Сканирование исторических документов и размещение их в открытом онлайн‑каталоге;
• Создание электронных архивных фондов, доступных через защищённый портал;
• Разработка мобильного приложения для поиска документов по ключевым словам.

Эти меры направлены на повышение доступности материалов, снижение нагрузки на физический фонд и обеспечение долгосрочного сохранения уникальных исторических источников.

Партнёрства и взаимодействие с другими учреждениями

Архив Николаевского района сотрудничает с:

• Региональными архивными центрами Волгоградской области;
• Музеями и культурными учреждениями (например, Межпоселенческий центр культуры, казачества и архивного дела);
• Образовательными учреждениями – школами и вузами, проводящими исследовательские проекты;
• Федеральным архивным агентством – в рамках реализации государственных программ цифровизации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, есть ли нужный документ в архиве?

Можно воспользоваться онлайн‑каталогом на официальном сайте администрации (test.nikadm.ru) или позвонить по телефону (8‑449‑4 6‑12‑74) и уточнить наличие у оператора.

Сколько времени занимает подготовка копии документа?

Сроки зависят от объёма и состояния оригинала: в среднем – от 3 до 10 рабочих дней. При срочном запросе возможна ускоренная процедура за дополнительную плату.

Можно ли получить доступ к документам онлайн?

Да, часть фондов уже оцифрована и доступна через электронный портал. Для получения доступа к закрытым материалам требуется официальное разрешение и подтверждение цели исследования.

Какие документы нельзя копировать?

Документы, содержащие сведения, подпадающие под действие закона о персональных данных, а также материалы, ограниченные в доступе по решению суда или органов государственной тайны.

Перспективы развития архива

В ближайшие годы планируется:

• Полное оцифрование фондов, датированных до 1990‑х годов;
• Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) между органами района и архивом;
• Расширение сотрудничества с научными учреждениями для создания совместных исследовательских проектов;
• Организация публичных выставок и лекций, посвящённых истории Николаевского района.

Архив Николаевского муниципального района – важный хранитель исторической памяти региона, обеспечивающий законный доступ к документам, необходимым для исследования, правовой практики и культурного просвещения. Благодаря современным технологиям и открытой работе с гражданами архив становится более доступным и эффективным инструментом в руках исследователей, журналистов и всех, кто интересуется историей Волгоградской области.

Для получения более подробной информации посетите официальные ресурсы:

• Архивный отдел администрации Николаевского муниципального района (web‑archiv.ru)
• МУ Администрация Николаевского района – справочная страница
• Архивный отдел в 2ГИС