Архивный отдел Администрации городского округа Новокуйбышевск Самарской области, это ключевое учреждение, обеспечивающее сохранение документального наследия города и предоставление архивной информации гражданам и организациям. Несмотря на распространенное наименование «Городской архив», официально данное структурное подразделение входит в систему управления делами администрации и выполняет функции муниципального архива.

Общие сведения и юридический статус

Учреждение действует на основании:

• Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Закона Самарской области «Об архивном деле в Самарской области»;
• Устава городского округа Новокуйбышевск;
• Положения об Архивном отделе, утвержденного Администрацией городского округа.

Полное наименование: Архивный отдел Администрации городского округа Новокуйбышевск Самарской области.
Тип учреждения: Структурное подразделение администрации (архивный орган местного самоуправления).
Сфера деятельности: Архивное дело, документация, обеспечение прав граждан на доступ к архивной информации.

Адрес и контактная информация

Внимание: Адрес архива и адрес Администрации города различаются. Это частая причина путаницы у посетителей.

Адрес Архивного отдела (место хранения фондов и приема посетителей):

Адрес Администрации городского округа (для справки):

Важно: Контактные телефоны Архивного отдела лучше уточнять на официальном сайте Администрации Новокуйбышевска (раздел «Структура администрации» -> «Архивный отдел») или на портале «Архивы России», так как в открытых источниках часто указывается общий номер администрации.

Основные функции и задачи

Архивный отдел решает комплекс задач по управлению документацией в муниципалитете:

1. Формирование и хранение архивных фондов: Прием документов от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций по истечении сроков хранения в делопроизводстве.
2. Обеспечение сохранности документов: Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), оформление дел в описи, научная обработка фондов.
3. Информационно-справочное обслуживание: Выдача архивных справок, выписок, заверенных копий документов гражданам и организациям.
4. Организация использования документов: Работа в читальном зале, консультирование исследователей, помощь в поиске информации.
5. Методическое руководство: Контроль за состоянием делопроизводства и архивов в структурных подразделениях администрации и муниципальных учреждениях города.
6. Цифровизация и электронное документообороте: Перевод наиболее востребованных фондов в электронный вид, размещение информации на портале «Архивы России» и сайте администрации.

Состав и структура архивных фондов

Фонды Архивного отдела отражают историю города с момента его основания (1946 год — начало строительства НКНХЗ, 1952 год — присвоение статуса города) и деятельности органов власти.

Основные группы документов:

• Документы органов власти: Решения исполкома горсовета депутатов трудящихся, распоряжения главы администрации, постановления администрации, протоколы заседаний Совета депутатов.
• Документы управления городским хозяйством: Архивы департаментов и управлений администрации (архитектура, градостроительство, жилищно-коммунальное хозяйство, образование, культура, социальная защита).
• Персональные фонды и дела по личному составу: Это наиболее востребованная категория для граждан. Хранятся трудовые книжки, личные карточки, служебные характеристики сотрудников ликвидированных муниципальных предприятий, учреждений и организаций (школ, больниц, ДК, ЖЭКов и т.д.).
• Документы муниципальных предприятий и учреждений: Уставы, отчеты, штатные расписания, приказы по личному составу ликвидированных или реорганизованных МУП и МБУ.
• Фото-, кино-, фоно- и видеодокументы: Материалы, фиксирующие ключевые события городской жизни, строительство объектов, праздничные мероприятия.

Услуги для граждан: что и как получить

Главная миссия архива — социально-правовое обеспечение граждан. Наиболее частые запросы:

А. Подтверждение трудового стажа и заработной платы (для Пенсионного фонда / СФР)

Если вы работали на муниципальном предприятии Новокуйбышевска, которое ликвидировано или реорганизовано, и у вас утеряна трудовая книжка или в ней нет записей, Архивный отдел выдает архивную справку (формы 1-л, 1-лс или свободной формы с печатью архива).

Необходимые документы для запроса:

• Паспорт гражданина РФ.
• Заявление (пишется на месте или заранее).
• Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе), при необходимости.
• СНИЛС (желательно).

Б. Генеалогические и исторические справки

• Справки о проживании (регистрации) в определенные периоды (если данные есть в фондах домовых книг или списках избирателей — храниться фрагментарно).
• Сведения о награждении медалями за доблестный труд, юбилейными медалями (если награждение производилось органом власти города).
• Поиск сведений о родственниках для составления родословной (по предварительной договоренности, платно или бесплатно в зависимости от сложности).

В. Научные и производственные запросы

Предоставление документов для написания диссертаций, статей, книг по истории города, а также для нужд строительных и проектных организаций (планы застройки, акты приема объектов).

Режим работы и порядок посещения

Точное расписание читального зала и приема граждан обязательно уточняйте по телефону перед визитом, так как оно может меняться.

Типичный режим работы муниципального архива:

• Понедельник – Пятница: 08:00 – 17:00 (или 09:00 – 18:00).
• Обеденный перерыв: 12:00 – 13:00 (или 13:00 – 14:00).
• День приема граждан: Часто установлен определенный день (например, среда или четверг) для консультаций руководителя.
• Выходные: Суббота, Воскресенье.
• Санитарный день: Последняя пятница каждого квартала (архив закрыт для посетителей).

Правила работы в читальном зале:

1. Предъявить паспорт, заполнить учетную карточку читателя/заявителя.
2. Ознакомиться с правилами пользования архивом и подписать журнал регистрации.
3. Заказ дел осуществляется по описям (путеводителям) с помощью заказных листов.
4. Работа с документами только в читальном зале. Выдача домой не производится.
5. Разрешено фотографирование документов без штатива и вспышки (уточняйте у дежурного архивариуса).

Удаленное обращение и электронные сервисы

В рамках цифровизации госуслуг, Архивный отдел Новокуйбышевска интегрирован в федеральные информационные системы:

• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Наличие страницы учреждения с контактами, реквизитами, сведениями о фондах и возможностью подачи электронного запроса (раздел «Обращения граждан»).
• ЕПГУ / Госуслуги (gosuslugi.ru): Услуга «Предоставление архивной справки» может быть доступна в электронном виде (подача заявления, оплата госпошлины, получение результата в личном кабинете или по почте).
• Сайт Администрации Новокуйбышевска (admnvk.ru): Раздел «Архивный отдел», актуальные новости, нормативные акты, контакты, бланки заявлений.
• Электронная почта: Часто используется общий адрес администрации admnvkb@ru (уточнять на сайте) с пометкой «Для Архивного отдела».

Особенности поиска документов в Новокуйбышевске

История города неразрывно связана с Новокуйбышевским нефтеперерабатывающим заводом (НКНХЗ) и строительством города строителями-нефтяниками.

• Документы по заводу (НКНХЗ, Роснефть): Хранятся в корпоративном архиве предприятия (ул. Нефтяников, территория завода) или в Государственном архиве Самарской области (ф. Р-…). В Городском архиве — только документы по вопросам взаимодействия администрации с заводом (коммунальное хозяйство, соцсфера, планы застройки).
• ЗАГС (Акты гражданского состояния): Архивный отдел НЕ хранит книги записей актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть). Они находятся в Отделении ЗАГС г. Новокуйбышевска (ул. Миронова, 2 или отдельное здание) и в Госархиве Самарской области (для старых лет).
• Военные документы: Личные дела призывников, матрикулы — в Военно-учетном отделе (ВУО) администрации или в Госархиве области (ф. Р-1777 и др.).
• Недвижимость (права собственности): — в МФЦ / Росреестре. Архив может иметь только планы застройки, акты приема домов в эксплуатацию (фонды градостроительства).

Портал «Архивы России» — страница Новокуйбышевска

На официальном портале archives.gov.ru представлена карточка учреждения:

Архивный отдел Администрации городского округа Новокуйбышевск Самарской области
Адрес: 446200, Самарская область, г. Новокуйбышевск, ул. Коммунистическая, д. 39
Статус: Архивный орган местного самоуправления

Там же доступны: сведения о составе фондов (путеводитель), порядок предоставления услуг, реквизиты для оплаты платных услуг (копирование, сложные поиски).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Я работал в школе/больнице Новокуйбышевска в 1980-х. Где моя трудовая книжка?

Ответ: Если учреждение существует, в его кадровой службе. Если ликвидировано/реорганизовано — дела по личному составу переданы в Архивный отдел Администрации (ул. Коммунистическая, 39). Обращайтесь туда за справкой для СФР.

Вопрос: Можно ли заказать справку через Госуслуги, не приезжая в архив?

Ответ: Да, если услуга подключена к ЕПГУ для данного архива. Проверьте раздел «Пенсионы, пособия и льготы» -> «Подтверждение стажа» на портале Госуслуг, выбрав Архивный отдел Новокуйбышевска. Иначе — пишите почтой или через форму на «Архивах России».

Вопрос: Хранят ли в архиве домовые книги по моему дому?

Ответ: Домовые книги (формы 6, 10) хранятся не вечно. Часть старых книг (до 2000-х) может быть в Архивном отделе, часть — в Управлении по архивному делу области, а актуальные — в УК/ТСЖ/ЖЭК. Уточните по телефону архива по конкретному адресу и годам.

Вопрос: Сколько стоит архивная справка?

Ответ: Для пенсионного обеспечения (СФР) — бесплатно (за счет бюджета). Для личных целей (генеалогия, справка в банк, нотариусу), платно по тарифам, утвержденным администрацией (обычно 100–300 руб. за справку + оплата копирования).

Архивный отдел Администрации г. Новокуйбышевска (ул. Коммунистическая, 39) — это главный хранитель документальной памяти муниципалитета и главный помощник жителей в вопросах подтверждения трудового стажа, зарплат и социальных прав. При обращении рекомендуется:

1. Заблаговременно узнать телефон и режим работы читального зала.
2. Подготовить паспорт и документы, подтверждающие смену ФИО.
3. Использовать возможность удаленной подачи запроса через портал «Архивы России» или Госуслуги для экономии времени.

Сохранение истории города начинается с заботы о каждом документе, а реализация прав граждан — с оперативной работы архивариусов. Архив Новокуйбышевска открыт для сотрудничества с жителями, исследователями и государственными органами.