Архивные учреждения играют важнейшую роль в функционировании любого муниципального образования. Они не только хранят историю региона, но и выполняют сугубо практическую функцию, обеспечивают граждан и организации документальной информацией, необходимой для подтверждения их прав, льгот и юридически значимых фактов. В данной статье мы подробно рассмотрим структуру, функции и контактную информацию архивного отдела Администрации Одинцовского городского округа (ранее — Одинцовского муниципального района).

Исторический контекст и административные изменения

Важно отметить, что в последние годы административно-территориальное устройство Московской области претерпело значительные изменения. Участники публичных слушаний поддержали преобразование Одинцовского муниципального района в городской округ. В связи с этим все структурные подразделения, включая архивные службы, были реорганизованы и перешли в ведение Администрации Одинцовского городского округа. Тем не менее, в исторических и правовых документах часто встречается прежнее наименование — Администрация Одинцовского муниципального района.

Структура и местонахождение архива

За сохранность документального фонда в округе отвечает специализированное подразделение. В разные годы оно носило название Архивный отдел Администрации Одинцовского муниципального района, а на сегодняшний день официально именуется Управление архива Администрации Одинцовского городского округа.

Контактная информация и адрес

Для граждан, которым необходимо обратиться за получением архивных документов, актуальна следующая информация:

• Юридический и фактический адрес: Московская область, г. Одинцово, улица Молодёжная, дом 36А.
• Телефон для справок: 8 (498) -02-05-50 (доб. номер уточняется у секретаря).
• Актуальная информация: Официальный сайт муниципальных услуг и учреждений Московской области находится по адресу mits.mosreg.ru. На этом портале можно найти актуальную версию информации об услугах архива.

Цели обработки персональных данных в архиве

Деятельность архива строго регламентирована законодательством Российской Федерации в сфере персональных данных. Главная цель обработки персональных данных архивным управлением включает в себя:

1. Обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Московской области.
2. Учет работников в Администрации, а также соблюдение порядка и правил приема на муниципальную службу.
3. Использование данных в уставной деятельности с применением средств автоматизации или без таковых, включая долгосрочное хранение этих данных в государственных и муниципальных архивах.

Предоставление муниципальных услуг

Одной из основных функций Управления архива является предоставление муниципальной услуги: «Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий и информационных писем по вопросам, затрагивающим права и законные интересы заявителя».

Что может получить заявитель?

Технологическая схема предоставления услуги отработана до мелочей. Граждане могут запросить следующие виды документов:

• Архивные справки — официальные документы, подтверждающие факты, содержащиеся в архивных документах (например, о стаже работы, размере заработной платы, факте проживания).
• Архивные выписки — дословно воспроизведенные части документа, относящиеся к конкретному вопросу.
• Архивные копии — точные копии архивных документов.
• Информационные письма, ответы на запросы, содержащие информацию о наличии или отсутствии в архиве сведений по интересующему заявителя вопросу.

Информационная система «Архивы Московской области»

В целях повышения качества и скорости обслуживания граждан была создана электронная информационная система «Архивы Московской области». Эта система позволяет:

• Осуществлять расширенный поиск по фондам, описям и делам.
• Использовать именной указатель для быстрого поиска сведений о конкретных людях.
• Проводить поиск в муниципальном архиве (МА) Одинцово в дистанционном режиме.

Использование современных информационных систем значительно упрощает процесс поиска информации для исследователей, историков и обычных граждан, которым необходимо подтвердить свои права на социальные гарантии.

Архивный отдел (Управление архива) Администрации Одинцовского городского округа — это важнейший институт, обеспечивающий прозрачность муниципального управления и защиту прав граждан. Независимо от административных преобразований (преобразование района в городской округ), главная задача архива остается неизменной: бережное хранение истории и оперативное предоставление достоверной информации всем заинтересованным лицам по адресу: г. Одинцово, ул. Молодёжная, 36А.