Архивный отдел администрации Варненского муниципального округа является ключевым хранилищем документальной памяти района, обеспечивающим сохранность архивного фонда и предоставляющим доступ к информации для государственных органов, организаций и граждан․ Учреждение выполняет функции по приему, учету, хранению и использованию документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации на территории муниципального образования․

Историческая справка: от создания к современности

Заложники основы (1935–1940-е годы)

Официальная история архивного дела в районе начинается с Постановления Президиума Челябинского областного исполнительного комитета от 9 февраля 1935 года «Об организации районных архивов»․ Данный документ заложил основу сети межрайонных архивов, в состав которой вошел и Варненский район (тогда обслуживаемый Магнитогорским межрайонным архивом)․

Однако первые конкретные упоминания об самостоятельной работе архива в структуре райисполкома относятся к 1941 году․ В книге протоколов исполкома Варненского Райсовета депутатов трудящихся (Ф․ 31, Оп․ 1, Д․ 6, Л․ 171) зафиксирован Протокол №15 от 27 марта 1941 года, содержащий заявление заведующего архивом об увеличении заработной платы и уборке помещения․ Это свидетельствует о том, что к началу Великой Отечественной войны архив уже функционировал как оформленное структурное подразделение․

Важным историческим документом является Приказ №12 от 3 августа 1945 года (Ф․ 31, Оп․ 2, Д․ 1, Л․ 26) общего отдела Варненского райисполкома, по которому архивариусу Забоенко Харлампию Романовичу был предоставлен очередной отпуск․ Забоенко Х․Р․ стал первым известным по имени руководителем архива, проработавшим на этой должности до 1962 года․

Интересный факт: В период с февраля 1939 года все районные архивы области подчинялись Управлению НКВД (УВД) Челябинской области, что накладывало специфический отпечаток на их деятельность в советское время․

Руководители архива на разных этапах

За десятилетия работы архивного отдела сменилось несколько поколений архивистов․ По документам архива (Ф․ 31, Оп․ 1, Д․ 6 и др․), заведующими архивом в разные годы были:

• Забоенко Харлампий Романович (первый известный архивариус, работал до 1962 г․);
• Хасанова М․Ш․;
• Мещанинова Л․В․;
• Махмутова М․Г․;
• Коннова В․Г;;
• Махнарылова Л․И․;
• Завалищина К․В․;
• Репникова А․Е․;
• Стеклова Л․Н․;
• Якупова М․Х․ (с 1972 по 1987 гг․);
• Нестерова Нина Григорьевна (с 1987 по 1999 гг․);
• Посыпай Тамара Алексеевна (ведущий специалист с 1994 г․, заведующая отделом с ноября 1999 по октябрь 2010 г․);
• Буторина Людмила Петровна (ведущий специалист с 2001 по 2013 г․)․

С 1 ноября 2013 года в штат была введена должность архивариуса, что стало этапом профессионализации кадрового состава․

Современная структура и штатное расписание

На 1 февраля 2022 года штатная численность архивного отдела составляла 3 человека․ На конец 2023 года коллектив расширился до 4 сотрудников․ На текущий момент структура выглядит следующим образом:

Основные функции и полномочия

Архивный отдел является структурным подразделением администрации и реализует полномочия в области архивного дела на территории района․ К ключевым функциям относятся:

• Прием, регистрация, учет, систематизация документов структурных подразделений администрации и иных источников комплектования;
• Составление научно-справочного аппарата (описей, справок, путеводителей) для обеспечения поиска документов;
• Экспертиза ценности архивных документов, формирование дел постоянного хранения;
• Составление описей дел для передачи в государственные архивы (ГУ ОГАЧО) и актов об уничтожении документов с истекшими сроками хранения;
• Контроль условий хранения (температура, влажность, световой режим, пожаробезопасность);
• Выдача архивных справок, выписок и копий, необходимых для пенсионного обеспечения, социальной защиты, получения льгот и компенсаций;
• Работа с документами личного происхождения (автобиографии, мемуары, переписка, фотографии, рукописи);
• Методическое руководство делопроизводством в организациях района․

Архивные фонды: что хранится в Варненском архиве

Фонды архивного отдела формируються за счет документов органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций района, а также документов личного происхождения․ Значительная часть дореволюционной и раннесоветской документации централизована в Объединенном государственном архиве Челябинской области (ГУ ОГАЧО)․

Фонды, хранящиеся в ГУ ОГАЧО (ранние периоды)

Согласно путеводителю ГУ ОГАЧО, следующие фонды ранних лет (до 1930-х гг․) хранятся в областном архиве:

• Ф․ Р-39: Бородиновский сельский Совет (п․ Бородиновский), 1919–1935 гг․, 23 ед․ хр․, оп․ 1;
• Ф․ Р-45: Варненский сельский Совет (п․ Варна), 1925–1932 гг․, 10 ед․ хр․, оп․ 1, 2;
• Ф․ Р-38: Лейпцигский сельский Совет (с․ Лейпциг), 1920–1934 гг․, 15 ед․ хр․, оп․ 1;
• Ф․ Р-472: Николаевский сельский Совет (п․ Николаевский), 1930–1934 гг․, 20 ед․ хр․, оп․ 1;
• Ф․ Р-824: Толстинский сельский Совет (п․ Толстинский), 1923–1935 гг․, 17 ед․ хр․, оп․ 1, 2․

Фонды, хранящиеся в Архивном отделе администрации Варненского МО (последующие периоды)

Документы за более поздние периоды (как правило, с 1930-х по 1993 г․ и далее) концентрируются непосредственно в районном архиве․ Основные фонды (по данным ГУ ОГАЧО):

• Ф․ 4: Документы Варненского сельского Совета за 1927–1993 гг․;
• Ф․ 2: Документы Лейпцигского сельского Совета за 1939–1993 гг․;
• Ф․ 20: Документы Бородиновского сельского Совета за 1936–1993 гг․;
• Ф․ 36: Документы Николаевского сельского Совета за 1935–1993 гг․;
• Ф․ 34: Документы Толстинского сельского Совета за 1949–1960, 1966–1993 гг․

Важно: Нумерация фондов в районном архиве (Ф․ 2, 4, 20, 34, 36) может отличаться от фондовой номенклатуры ГУ ОГАЧО (Ф․ Р-38, Р-45 и т․д․)․ При обращении за справками необходимо уточнять индекс фонда именно в том учреждении, где хранится документ за нужный период․

Деятельность за 2023 год: итоги и инновации

Год 2023 стал насыщенным для коллектива․ Основные достижения:

1. Прием документов: На постоянное хранение принято 426 дел управленческой документации․ Продолжается прием документов личного происхождения (автобиографии, мемуары, творческие работы, фотоархивы семей)․
2. Капитальный ремонт и модернизация: За счет субвенции из бюджета выполнен ремонт помещений, кабинетов и архивохранилища․ Приобретена новая мебель и офисная техника․
3. Расширение площадей: Площадь кабинетов увеличена за счет присоединения площадей бывшей службы ИФНС․
4. Отдельный вход: Обеспечен отдельный вход в архивный отдел напрямую с улицы (ранее доступ был только через залы МФЦ), что значительно повысило удобство для посетителей и безопасность фондов․
5. Консервация и реставрация: Проводится работа по частичной реставрации документов, картанированию, устранению пыли и биологических повреждений․

Порядок обращения граждан: режим работы и контакты

Архивный отдел предоставляет услуги по выдаче архивных справок, выписок и копий документов․ Прием граждан осуществляется лично начальником и специалистами отдела․

Режим работы:

• Понедельник – Пятница: с 08:30 до 17:00;
• Перерыв: с 12:30 до 14:00․

Приемные дни (для личного обращения):

• Понедельник, Четверг: с 08:30 до 17:00 (с перерывом 12:30–14:00)․

Контактная информация:

• Адрес (местонахождение и почтовый): 457200, Челябинская область, Варненский район, с․ Варна, пер․ Кооперативный, 31 А․
• Телефон начальника отдела / специалистов: 8 (35142) —01-16 (единый номер)․
• Официальный сайт администрации: varna74․ru (раздел «Архивный отдел»)․
• Сайт ГУ ОГАЧО (путеводитель по фондам): archive74․ru․

Контекст: История Варненского района и значение архива

Варненский район образован 4 ноября 1926 года (по архивным документам, в феврале 1924 года)․ Районный центр — село Варна, основано в 1843 году как сторожевое казачье поселение и названо в честь взятия болгарской крепости Варна оренбургскими казаками в 1828 году․ Население района составляет около 30,8 тыс․ человек (село Варна, 10,3 тыс․)․

На территории района находится уникальный памятник архитектуры XIV века — Мавзолей «Кесене» (республиканское значение), впервые описанный П․И․ Рычковым в 1729 году․ Сохранение документов, отражающих историю основания станиц, коллективизации, Великой Отечественной войны, развития сельского хозяйства и образования — миссия, которую несет архивный отдел․

Передача документов в государственное хранение

Согласно законодательству, документы постоянного срока хранения и по личному составу подлежат обязательной передаче в государственный (муниципальный) архив — ГУ ОГАЧО․ Для негосударственных организаций, документы которых входят в Архивный фонд РФ, передача осуществляется на основании договора с учреждением системы Федеральной архивной службы (Росархив)․ Архивный отдел района осуществляет подготовку таких документов: экспертизу, описание, составление актов передачи․

Архивный отдел администрации Варненского муниципального округа прошел путь от малого кабинета в структуре райисполкома 1940-х годов до современного подразделения с отремонтированными хранилищами, отдельным входом и автоматизированными рабочими местами․ Сегодня это не просто место хранения бумаг, а центр документальной информации, обеспечивающий правовые интересы граждан (пенсии, льготы, жилищные вопросы) и сохраняющий историческую память района для будущих поколений․ Профессионализм коллектива во главе с В․В․ Колягиным позволяет эффективно решать задачи как текущего делопроизводства, так и долгосрочного сохранения уникальных фондов․