Архивный отдел по Южному административному округу города Москвы – это специализированное подразделение Главного архивного управления города Москвы (Главархив), которое занимается комплектованием, хранением и учётом кадровой и иной документации организаций, расположенных в Южном округе.
Общие сведения
Южный административный округ (ЮАО) занимает площадь 132,0 км², что составляет около 12,2 % территории столицы. Граничит с Ленинским проспектом (север), МКАД (юг), долиной реки Москвы (восток) и долиной реки Котловки, а также массивом Битцевского леса (запад).
В рамках своей деятельности архивный отдел обслуживает все муниципальные и частные организации, находящиеся в границах округа, а также организации, ликвидированные без правопреемника.
Основные задачи и функции
- Комплектование архива кадровой документации – сбор и систематизация документов по личному составу (трудовые книжки, личные дела, аттестационные листы и пр.).
- Документы по основной деятельности – формирование архива документов, относящихся к основной деятельности организаций, срок хранения которых ограничен временным периодом (например, бухгалтерские, налоговые, проектные документы);
- Методическая поддержка – оказание консультаций и методической помощи организациям, находящимся в процессе ликвидации, в подготовке и передаче документов на государственное хранение.
- Учет и хранение – ведение реестров, обеспечение надёжного физического и электронного хранения документов, контроль за соблюдением сроков хранения.
- Цифровизация – перевод бумажных архивных материалов в электронный вид, размещение их в системе «Электронная Москва» для удобного доступа уполномоченных лиц.
- Взаимодействие с другими архивными структурами – координация работы с Главным архивным управлением города Москвы, Федеральным архивным агентством (Росархив) и архивами Московской области.
Организационная структура
Архивный отдел по Южному административному округу входит в состав Главного архивного управления города Москвы и имеет следующую внутреннюю структуру:
- Отдел кадровой документации – отвечает за сбор и хранение трудовых и личных дел.
- Отдел основной деятельности – занимается документами, связанными с хозяйственной и финансовой деятельностью организаций.
- Методический отдел – предоставляет консультации, разрабатывает методические рекомендации.
- Отдел цифровизации и доступа – осуществляет сканирование, оцифровку и размещение материалов в электронных системах.
- Отдел контроля и учёта – ведёт реестры, следит за соблюдением сроков хранения.
Услуги, предоставляемые архивом
Организации и граждане могут воспользоваться следующими услугами:
| Услуга | Краткое описание |
|---|---|
| Выдача копий документов | Подготовка и выдача копий (бумажных или электронных) архивных материалов по запросу. |
| Консультации по архивному делу | Методическая помощь в организации хранения, подготовке к передаче документов. |
| Оцифровка документов | Сканирование и загрузка в электронный архив, создание метаданных. |
| Доступ к электронному архиву | Работа через портал «Электронная Москва», где можно просматривать и скачивать документы. |
| Учет и контроль сроков хранения | Ведение реестров, напоминание о предстоящих сроках уничтожения или продления. |
Как обратиться в архив
Для получения информации, подачи документов или запроса услуг необходимо:
- Подготовить заявление (в бумажном виде или через электронный сервис «Электронная Москва»).
- Указать полные реквизиты организации (ИНН, ОГРН) и цель обращения.
- При необходимости приложить список документов, которые планируется передать в архив.
Контактные данные (по состоянию на ):
- Адрес: г. Москва, ул. Южная, д. 12 (примерный, уточняйте в реестре).
- Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
- E‑mail: southarchive@mos.ru
- Рабочие часы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда).
Интеграция с другими архивными системами
Архивный отдел по Южному административному округу тесно взаимодействует с:
- ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы» – хранит основные фонды, входящие в Архивный фонд Российской Федерации.
- Порталом открытых данных Правительства Москвы – в рамках проекта «Архивы Москвы» публикует информацию об адресах, графиках работы и перечне предоставляемых услуг;
- Федеральным архивным агентством (Росархив) – обеспечивает соответствие регионального архива требованиям федерального законодательства.
Перспективы развития
В ближайшие годы планируется:
- Расширение объёма цифровых архивов, включая сканирование исторических документов XIX‑XX вв.
- Внедрение автоматизированных систем управления документами (DMS) с поддержкой искусственного интеллекта для ускоренного поиска.
- Создание публичных онлайн‑выставок, позволяющих жителям и исследователям знакомиться с историей Южного округа.
- Усиление методической поддержки малых предприятий, которые часто сталкиваются с проблемой правильного оформления и хранения документов.
Полезные ссылки
- Электронная Москва – Архивы
- Федеральное архивное агентство (Росархив)
- Портал открытых данных Правительства Москвы – Архивы
- Южный административный округ – Википедия
Архивный отдел по Южному административному округу Москвы играет ключевую роль в сохранении исторической и деловой памяти региона. Он обеспечивает надёжное хранение кадровой и основной документации, помогает организациям правильно оформить передачу документов в государственное хранение и активно внедряет цифровые технологии для повышения доступности архивных материалов.
Если вы являетесь представителем организации, планирующей ликвидацию, или нуждаетесь в консультации по вопросам архивного дела, обратитесь в отдел по указанным выше контактам – специалисты помогут решить любые задачи, связанные с архивированием.