Архивный отдел Управления делами Администрации Томского района Томской области — это ключевое структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документального фонда муниципального образования, доступ к архивной информации для граждан и организаций, а также реализацию государственной политики в области архивного дела на местном уровне. Данная статья объединяет актуальные сведения о структуре, компетенции, контактах и порядке обращения в архив на .

Правовой статус и подчиненность

Архивный отдел является частью Управления делами Администрации Томского района. Это означает, что он:

• Подчинен непосредственно главе администрации (главе муниципального образования) через руководителя Управления делами.
• Является муниципальным архивом, формируемым за счет документов органов местного самоуправления Томского района.
• Деятельность регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», региональным законодательством Томской области и локальными нормативными актами администрации района.
• Методологическое руководство и контроль за соблюдением архивного законодательства осуществляет ОГКУ «Государственный архив Томской области» (ГАТО) — ведомство архивного управления администрации Томской области (существует с 1920 г.).

Адрес, контакты и режим работы

Согласно актуальным справочным данным (Портал «Архивы России», телефонные справочники исполнительной власти), реквизиты архива следующие:

> Важно: Не путать с Архивным отделом Администрации города Томска (Комитет по общим вопросам) и ОГКУ «Государственный архив Томской области» (ГАТО) — это разные организации с разными фондами и полномочиями.

Основные функции и компетенции

Деятельность архивного отдела строится вокруг трех ключевых направлений:

Формирование и учет архивного фонда

• Прием на хранение дел от структурных подразделений Администрации Томского района по истечении сроков хранения в ведомственных архивах.
• Государственная регистрация архивных фондов (присвоение индексов фондам, описям, делам).
• Научно-справочная обработка: составление описей, указателей, каталогов.

Обеспечение сохранности документов

• Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, противопожарная безопасность).
• Организация реставрации и связывания поврежденных документов.
• Ведение учета перемещения дел (выдача во временное пользование, передача на оцифровку).

Информационное обслуживание пользователей

• Выдача архивных справок, копий и выписок (в соответствии с Административным регламентом предоставления муниципальной услуги).
• Консультирование граждан по вопросам пенсионного обеспечения, стажа, жилищных прав, реhabilitatsii (реабилитации) и др.
• Обеспечение доступа к деклассифицированным документам.

Состав архивного фонда: что хранится?

Фонд Архивного отдела Администрации Томского района формируется за счет документов:

1. Органов местного самоуправления: Администрации Томского района, Совета депутатов, комитетах и отделах администрации.
2. Ликвидированных/реорганизованных органов: Архивы бывших райисполкомов, сельских администраций, входящих в состав района (при их ликвидации или слиянии).
3. Муниципальных учреждений: Документы образовательных, культурных, социальных учреждений района (по истечении сроков хранения в ведомствах).

Хронологические границы: Документы, как правило, покрывают период с момента образования Томского района (1920-е годы) по настоящее время. Для более ранних периодов (до 1920 г.) и фондов областного значения необходимо обращаться в ОГКУ «Государственный архив Томской области» (ГАТО).

Услуги для граждан и организаций

Архив предоставляет как платные, так и безвозмездные (в установленных законом случаях) услуги. Основной перечень:

Порядок обращения:

1. Личный визит: При себе иметь паспорт РФ. Заполнить заявление на предоставлении услуги (бланк выдается в архиве или скачивается с сайта администрации).
2. Почтовое обращение: Направлять запрос на адрес администрации с пометкой «Архивный отдел». Обязательно приложить копию паспорта и конверт с обратным адресом и марками.
3. Электронное обращение: Через систему Госуслуг (раздел «Обращения к органам власти») или официальный сайт Администрации Томского района (раздел «Архивный отдел» / «Обращения граждан»).

Электронные ресурсы и удаленный доступ

В рамках программы «Цифровой архив» и интеграции с Порталом «Архивы России»:

• Электронный каталог ГАТО: Фонды областного значения (в т.ч. по Томскому району до 1990-х гг.) доступны для поиска на сайте Государственного архива Томской области.
• Сайт Администрации Томского района: Раздел «Архивный отдел» содержит административный регламент, реквизиты, перечень платных услуг и тарифы.
• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Карточка учреждения «Архивный отдел Управления делами Администрации Томского района Томской области» с базовыми контактами.

Полнотекстовый доступ к оцифрованным делам муниципального архива может быть ограничен; чаще всего предоставляется только описательная информация (фонд, опись, дело, название, даты).

Взаимодействие с ГАТО (Государственный архив Томской области)

Понимание разницы между муниципальным и областным архивами критически важно для эффективного поиска:

Правило: Если вы ищете справку о работе в школе Томского района 2005 года, в муниципальный архив. Если о работе на колхозе «Победа» в 1970 году — в ГАТО.

Частые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за архивную справку о стаже?

Для назначения пенсии и социальных выплат справки выдаются бесплатно (ст. 22 ФЗ-125). Платными являются справки для судов, нотариусов, банков, а также срочное выполнение заказов.

Можно ли получить копию документа по электронной почте?

Да, при подаче заявления через Госуслуги или официальный сайт, результат можно получить в личном кабинете или на почту (заверенная электронная копия или скан с печатью, в зависимости от регламента).

Сколько времени занимает поиск?

Стандартный срок предоставления услуги — до 30 календарных дней (с возможностью продления до 30 дней при сложном поиске). Срочно — до 3 рабочих дней (платная услуга).

Что делать, если дела нет в архиве района?

Архивист обязан выдать официальный ответ об отсутствии сведений. С этим ответом нужно обращаться в ГАТО или в архив вышестоящей организации (например, в архив министерства, если речь об учебном заведении).

Практические советы перед визитом

1. Позвоните заранее. Уточните, есть ли нужный фонд в доступе, не находится ли он на оцифровке или в реставрации.
2. Подготовьте данные. Точные ФИО (включая фамилию до брака), даты рождения/работы, название организации (школы, больницы, совхоза) — это ускорит поиск в разы.
3. Возьмите паспорт. Без документа, удостоверяющего личность, выдача справок и копий невозможна.
4. Проверьте реквизиты для оплаты. Если услуга платная, оплата производится через кассу администрации или по реквизитам (КБК), указанным в регламенте. Квитанцию нужно сохранить.

Архивный отдел Управления делами Администрации Томского района выполняет важную миссию по сохранению исторической памяти муниципалитета и защите прав граждан на доступ к информации. Находится по адресу: г. Томск, ул. Карла Маркса (здание администрации), прием начинается с 09:00.

Для решения вопросов по пенсионному стажу, жилищным правам или истории рода, связанным с Томским районом, это первое место обращения. Для более глубокого исторического исследования (советский период, дореволюционная история, фонды предприятий областного подчинения) необходимо параллельно обращаться в ОГКУ «Государственный архив Томской области» (ГАТО).

Информация актуальна на . Перед визитом рекомендуется проверить актуальный режим работы и реквизиты на официальном сайте Администрации Томского района или Портале «Архивы России».