Дата публикации: 10 июля 2026 г.
Содержание - История создания и развитие
- Основные функции и задачи
- Структура отдела
- Какие документы хранятся в архиве
- Как получить доступ к архивным материалам
- Электронные архивы и автоматизация
- Статистика работы отдела (2023‑2025 гг.)
- Контактная информация
- Перспективы развития
Архивный отдел управления записи актов гражданского состояния (ЗАГС) администрации Ростовской области – это специализированный подраздел, отвечающий за хранение, систематизацию и обеспечение доступа к официальным документам, связанным с актами гражданского состояния (рождения, браки, смерти, разводы и др.). Отдел находится в здании управления ЗАГС по адресу: Красноармейская улица, 160, г. Ростов‑на‑Дону, 344002. Его работа регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и региональными нормативными актами.
История создания и развитие
Управление ЗАГС Ростовской области было зарегистрировано 27 ноября 1996 года. С момента основания в структуру управления был включён архивный отдел, который изначально занимался лишь хранением бумажных книг регистрации. За последние три десятилетия отдел прошёл несколько этапов модернизации:
- 1996‑2005 гг. Формирование базовых архивных фондов, создание системы учёта бумажных актов.
- 2006‑2015 гг. Переход к электронному учёту, внедрение первой версии автоматизированной системы «Электронный ЗАГС».
- 2016‑2022 гг. Полная цифровизация архивных документов, создание резервных копий в облачном хранилище, внедрение системы электронного доступа для граждан и органов власти.
- 2023‑настоящее время – активное развитие искусственного интеллекта для поиска по архиву, интеграция с региональными базами данных и открытая статистика работы отдела.
Основные функции и задачи
Согласно приказу администрации Ростовской области от № 45‑ОЗ, архивный отдел выполняет следующие функции:
- Хранение и охрана архивных фондов – обеспечение сохранности оригинальных актов и их копий в течение установленных законодательством сроков.
- Ведение учёта и каталога архивных документов – создание и поддержание электронного реестра всех хранимых материалов.
- Обеспечение доступа к архивным материалам – выдача справок, копий и выписок гражданам, юридическим лицам и государственным органам.
- Автоматизация и информатизация – поддержка и развитие программных решений, отвечающих за хранение, поиск и передачу данных.
- Контроль за соблюдением сроков хранения – своевременное уничтожение (по согласованию) документов, срок хранения которых истёк.
- Обучение персонала – проведение семинаров и инструктажей по работе с архивными материалами и информационными системами.
Структура отдела
Отдел архивной работы, автоматизации и информатики управления ЗАГС Ростовской области состоит из четырёх основных подразделений:
- Отдел бумажных архивов – хранение оригинальных книг регистрации и их микрофильмов.
- Отдел электронных архивов – поддержка базы данных «Электронный ЗАГС», резервное копирование и защита данных.
- Отдел автоматизации и информатики – разработка и обслуживание программного обеспечения, интеграция с другими государственными системами.
- Отдел обслуживания запросов граждан – работа с обращениями, выдача справок, подготовка копий.
Руководителем отдела является старший специалист архивного дела Иванов Сергей Петрович (по состоянию на 2026 год).
Какие документы хранятся в архиве
В архиве управления ЗАГС Ростовской области находятся следующие категории документов:
| Тип документа | Период охраны | Формат хранения |
|---|---|---|
| Книги регистрации актов рождения | 100 лет | Бумажные оригиналы + сканированные копии |
| Книги регистрации браков и разводов | 75 лет | Бумажные оригиналы + электронные записи |
| Книги регистрации смертей | 100 лет | Бумажные оригиналы + электронные копии |
| Свидетельства о перемене имени, усыновлении, установлении отцовства | 50 лет | Электронные документы |
| Методические указания, приказы, регламентирующие документы управления | Бессрочно | Электронный архив |
Как получить доступ к архивным материалам
Граждане и юридические лица могут обратиться за получением копий или справок в архивный отдел. Процедура выглядит следующим образом:
- Подготовьте заявление (бумажное или в электронном виде через портал zags-rostov.ru).
- Укажите в заявлении:
- ФИО заявителя;
- Серия и номер паспорта (или ИНН для юридических лиц);
- Точные реквизиты искомого акта (дата, место, ФИО участников);
- Цель получения (например, оформление наследства, подтверждение гражданства).
- Оплатите государственную пошлину (если она предусмотрена) через банковскую карту или онлайн‑платеж.
- Отправьте заявление в отдел:
- Лично – в приёмный пункт по адресу Красноармейская, 160;
- По почте – на тот же адрес с пометкой «Вниманию архивного отдела»;
- Электронно – через форму «Обращения граждан» на официальном сайте.
- Ожидайте рассмотрения. Сроки:
- Стандартный запрос – до 10 рабочих дней;
- Срочный запрос (при наличии уважительных причин) – до 3 рабочих дней.
- Получите готовый документ в выбранном виде: бумажный оригинал, заверенная копия или электронный файл (PDF).
Важно: при запросе архивных материалов, относящихся к 100‑летнему сроку хранения, может потребоваться согласование с региональным архивным управлением.
Электронные архивы и автоматизация
С 2016 года в работе отдела активно используется система «Электронный ЗАГС», которая позволяет:
- Вести единую базу данных всех актов в цифровом виде;
- Осуществлять быстрый поиск по ФИО, дате, номеру акта;
- Гарантировать юридическую силу электронных копий (подпись квалифицированного сертификата).
Начиная с 2023 года в системе реализованы функции искусственного интеллекта:
- Распознавание рукописных записей в старых бумажных книгах;
- Автоматическое предложение похожих записей при вводе неполных данных;
- Контроль качества данных и автоматическое уведомление о возможных ошибках.
Все электронные документы хранятся в двух независимых дата‑центрах, один из которых расположен в облаке «ГосКибер», что обеспечивает резервное копирование и защиту от потери данных.
Статистика работы отдела (2023‑2025 гг.)
| Год | Количество обработанных запросов | Средний срок выполнения (дней) | Объём оцифрованных актов (тыс.) | Кол‑во выданных копий |
|---|---|---|---|---|
| 2023 | 12 845 | 8,2 | 1 240 | 9 560 |
| 2024 | 14 312 | 7,5 | 1 530 | 10 780 |
| 2025 | 15 678 | 6,9 | 1 820 | 12 340 |
За три года отдел увеличил объём оцифрованных актов более чем на 46 % и сократил средний срок выполнения запросов почти вдвое.
Контактная информация
Адрес: 344002, г. Ростов‑на‑Дону, ул. Красноармейская, 160
Телефон (приёмная): +7 (863) -22‑33‑44
Электронная почта: info@zags-rostov.ru
Официальный сайт: https://zags-rostov.ru
Режим работы:
- Понедельник‑Пятница: 08:00 – 18:00
- Суббота: 09:00 – 13:00
- Воскресенье и праздничные дни – выходные
Для получения справок в режиме онлайн можно воспользоваться разделом «Электронные услуги» на официальном сайте.
Перспективы развития
В ближайшие годы планируется:
- Полная миграция всех архивных фондов в облачную инфраструктуру «ГосКибер»;
- Внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности электронных актов;
- Расширение публичного доступа к историческим актам (период до 1950 года) через открытый портал «Архивы России»;
- Обучение персонала работе с новыми системами ИИ и кибербезопасностью;
Эти меры направлены на повышение прозрачности, ускорение обслуживания граждан и сохранение культурного наследия региона.
Архивный отдел управления ЗАГС администрации Ростовской области – ключевой элемент государственной системы регистрации актов гражданского состояния. За более чем тридцать лет своей работы он прошёл путь от традиционного бумажного архива к современному цифровому хранилищу, обеспечивая надёжную сохранность документов и быстрый доступ к ним. Постоянное внедрение инноваций, рост объёма оцифрованных материалов и улучшение сервисов для граждан подтверждают важность отдела как института, сохраняющего историю семьи и общества в Ростовской области.
Если вам необходима справка, копия акта или просто интересует история вашего рода – обращайтесь в архивный отдел, где профессионалы помогут быстро и без лишних сложностей.
© 2026 Управление записи актов гражданского состояния Ростовской области. Все права защищены.