Архивный отдел управления записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Ростовской области — это ключевое структурное подразделение, отвечающее за сохранение, учет и выдачу архивных документов, подтверждающих акты гражданского состояния граждан. В данной статье собрана актуальная и структурированная информация о деятельности отдела, его контактах, режиме работы и порядке получения услуг.

Общие сведения и статус

Полное наименование: Отдел архивной работы, автоматизации и информатики Управления записи актов гражданского состояния Администрации Ростовской области (Государственное казенное учреждение Ростовской области).

Основные функции подразделения:

• Хранение и учет архивных фондов органов ЗАГС области (книги записей актов гражданского состояния, описи, картотеки).
• Выдача повторных свидетельств о рождении, браке, разводе, смерти, усыновлении, установлении отцовства и изменении имени.
• Выдача справок из архивных записей (в т.ч. для судов, нотариусов, пенсионных фондов, архивов других регионов).
• Поиск архивных записей по заявкам граждан (генеалогические запросы, подтверждение фактов, имеющих юридическое значение).
• Обеспечение автоматизации и информационной безопасности управления ЗАГС.

Адрес и контакты

Почтовый и фактический адрес:

344002, г. Ростов-на-Дону, ул. Красноармейская, д. 160

Здание находится в историческом центре города, в непосредственной близости от администрации области и других государственных учреждений.

Телефоны для справок и записи на прием:

• Единая справочная служба Управления ЗАГС: рекомендуется уточнять актуальные номера на официальном сайте или через 2ГИС/Яндекс.Карты, так как номера внутренних линий могут меняться.
• Часто используемые контакты в открытых источниках относятся к приемной Управления или колл-центру.

Официальные интернет-ресурсы:

• Официальный сайт Управления ЗАГС Ростовской области (обычно размещен на портале donland.ru в разделе «Управления и ведомства» -> «Управление ЗАГС»).
• Портал госуслуг Госуслуги (gosuslugi.ru) — для записи на прием и заказа справок онлайн.
• Электронная почта: часто указывается как zags@donland.ru (необходимо уточнить актуальность на сайте).

Режим работы и прием граждан

Важно: Режим работы архивного отдела может отличаться от режима работы территориальных отделений ЗАГС (районных). Обязательно подтверждайте часы приема перед визитом по телефону или через запись на Госуслугах.

Типовый график приема граждан (примерный):

• Понедельник – Пятница: с 09:00 до 18:00 (или 17:00).
• Перерыв на обед: обычно с 13:00 до 14:00.
• Суббота, Воскресенье: выходные дни;

Система предварительной записи: Настоятельно рекомендуется записываться на прием заранее через портал Госуслуги (раздел «Запись на прием в ЗАГС» -> «Архивный отдел Управления ЗАГС области») или по телефону. Это сэкономит время и гарантирует прием в удобный слот.

Основные услуги и порядок их получения

Выдача повторных свидетельств и справок

Это самая востребованная услуга. Основания для обращения:

• Утеря, порча или хищение оригинального свидетельства.
• Необходимость представления документа в иные организации (суд, нотариус, банк, МФЦ, ПФР/СФР).
• Изменение персональных данных гражданина (ФИО, пол, дата рождения) после регистрации соответствующего акта.

Кто может получить документ:

1. Сам гражданин (по паспорту РФ).
2. Родители, усыновители, дети, супруги, братья/сестры (при предъявлении документов, подтверждающих родство).
3. Нотариусы, суды, иные уполномоченные органы (по официальным запросам).
4. Доверенные лица (по нотариальной доверенности с правом получения документов в ЗАГС);

Архивный поиск и генеалогические запросы

Если запись сделка давно (до 1917 г. — метрические книги, в советское время, книги ЗАГС) и неизвестны точные реквизиты (номер записи, том, страница), необходимо заказать архивный поиск.

• Сроки: от 10 до 30 рабочих дней в зависимости от сложности.
• Результат: справка о наличии/отсутствии записи или сама запись (свидетельство/справка формы № 34).
• Оплата: услуга поиска платная (госпошлина за поиск + госпошлина за выдачу документа), если запрашиваете не для судебных целей (для суда, по иному основанию).

Исправление ошибок и изменение записей

Если в архивной записи допущена ошибка (опечатка в имени, дате, месте рождения), необходимо подать заявление об исправлении. Рассмотрение осуществляется руководителем Управления ЗАГС или судом (если ЗАГС отказывает).

Необходимые документы для визита

Базовый пакет документов для получения повторного свидетельства/справки:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Документы, подтверждающие родственные отношения (если запрашиваете не свой документ): свидетельства о рождении/браке, паспорта родителей и т.д.
• Квитанция об оплате госпошлины (можно оплатить на месте через терминал, через приложение Госуслуг (со скидкой 30%), в банке или на почте).
  • Повторное свидетельство, 350 руб. (со скидкой на Госуслугах — 245 руб.).
  • Справка формы № 34 (выписка из записи), 200 руб. (со скидкой — 140 руб.).
  • Поиск записи — 200 руб. за каждую запись (со скидкой — 140 руб.).
• Заявление (заполняется на месте по образцу или заранее через Госуслуги).
• Доверенность (если действует представитель).

Особенности обращения к Архивному отделу Областного управления

Понимание разницы между территориальным отделением (районным ЗАГС) и Архивным отделом Управления области критически важно:

Электронные сервисы (Госуслуги)

Настоятельно рекомендуется использовать портал Госуслуги (ЕПГУ) для:

1. Заказа справки/свидетельства с доставкой по почте (Почта России) — не нужно ехать в Ростов-на-Дону лично.
2. Предварительной записи на прием — выбор удобного дня и времени.
3. Оплаты госпошлины со скидкой 30%.
4. Отслеживания статуса готовности документа.

Путь на портале: Каталог услуг → Паспорта, документы, регистрация → Запись актов гражданского состояния (ЗАГС) → Получение повторного свидетельства / справки из записей актов гражданского состояния → Выбор органа: «Управление ЗАГС Ростовской области (Архивный отдел)».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Могу ли я получить свидетельство о рождении бабушки, родившейся в 1920 году в селе, которое сейчас не существует?

Ответ: Да, именно для таких случаев существует Архивный отдел Управления. Вам нужно подать заявление с указанием всех известных данных (ФИО, примерная дата, название села/района). Специалисты проведут поиск по описям фондов ликвидированных ЗАГС. Если запись найдена — выдадут повторное свидетельство или справку формы № 34.

Вопрос: Нужно ли мне лично ехать на Красноармейскую, 160, если я живу в другом городе?

Ответ: Нет. Оформите заказ через Госуслуги с доставкой заказным почтовым отправлением на свой адрес. Это законно, удобно и дешевле (скидка на пошлину).

Вопрос: Что такое «Справка формы № 34» и чем она отличается от свидетельства?

Ответ: Свидетельство — это документ строгой отчетности (бланк с защитой), выдается один раз (или повторно вместо утерянного). Справка формы № 34 — это выписка из книги записи акта (обычный бланк А4 с печатью и подписью). Для судов, нотариусов, ПФР/СФР и консульств часто достаточно именно справки № 34. Она выдается неограниченное количество раз.

Вопрос: Сколько стоит архивный поиск, если запись не найдена?

Ответ: Госпошлина за проведение поиска (200 руб.) взимается независимо от результата (найдена запись или нет), так как труд архивиста затрачен. Пошлина за выдачу документа платится только при положительном результате.

Полезные советы перед визитом

• Соберите максимум данных: ФИО полностью (до революции — по отчеству/розыску), дата события (хотя бы год), место (район, село, название ЗАГС/церкви), имена родителей/супругов.
• Проверьте ФИО в паспорте: Если вы меняли фамилию/имя, возьмите документы, подтверждающие цепочку изменений (свидетельства о браке/разводе, решение ЗАГС/суда об изменении имени).
• Запишитесь на Госуслугах: Даже если планируете прийти «вживую», запись гарантирует приоритет над очередью живой.
• Уточните режим работы заранее: В праздничные периоды (май, ноябрь, Новый год) график может смещаться. Звоните по телефону справочной Управления ЗАГС.
• Возьмите копии документов: Сэкономите время на ксерокопировании на месте (хотя там обычно есть терминалы/ксерокс).

Архивный отдел Управления ЗАГС Ростовской области (ул. Красноармейская, 160) — это главный центр хранения исторической памяти региона в сфере актов гражданского состояния. Благодаря внедрению электронных сервисов (Госуслуги), получение архивных документов стало доступно жителям любого региона России без необходимости личной поездки в Ростов-на-Дону. Для сложных генеалогических запросов и поиска записей ликвидированных ЗАГС именно этот отдел обладает максимальными компетенциями и полнотой фондов.

Данная статья составлена на основе открытых справочных данных (2ГИС, Яндекс.Карты, официальный портал donland.ru, Госуслуги) по состоянию на 2024–2026 гг. Перед визитом или отправкой запроса обязательно уточните актуальные реквизиты, режим работы и размеры госпошин на официальных ресурсах.