Архивный отдел по Юго‑Восточному административному округу – это специализированное подразделение государственной архивной службы, которое занимаеться комплектованием, хранением и предоставлением доступа к документам, относящимся к кадровой и организационной деятельности учреждений округа. В статье рассмотрены история создания, основные функции, взаимодействие с другими архивными структурами и способы получения информации из архива.

Исторический контекст и правовое основание

Создание архивного отдела обусловлено необходимостью систематизации кадровой документации в условиях постоянных реорганизаций и ликвидаций муниципальных и государственных организаций. Согласно нормативным актам города Москвы, архивы обязаны вести учет и хранить документы, относящиеся к:

• личному составу (трудовые книжки, приказы о приёме/увольнении);
• основной деятельности организаций, находящихся в временном сроке хранения после их ликвидации.

Кроме того, архивный отдел оказывает методическую помощь ликвидирующимся без правопреемника организациям в подготовке и передаче документов на государственное хранение.

Организационная структура

В состав архива входят несколько подразделений, каждое из которых отвечает за определённый набор задач:

1. Отдел кадровой документации – сбор, классификация и хранение трудовых и личных дел.
2. Отдел ликвидационных дел – работа с документами организаций, находящихся в статусе «временного срока хранения».
3. Методический центр – подготовка рекомендаций и инструкций для организаций‑ликвидаторов.
4. Электронный сервисный отдел – поддержка АИС «Электронный архив Югры» и других цифровых платформ.

Основные функции и задачи

Ключевые функции архива включают:

• Комплектование архива кадровой документации Юго‑Восточного округа.
• Ведение реестров документов по основной деятельности ликвидированных организаций.
• Обеспечение методической поддержки при подготовке документов к передаче в государственное хранение.
• Создание и поддержка электронных баз данных (АИС «Электронный архив Югры»).
• Оказание информационных услуг гражданам и юридическим лицам (выдача копий, справок, консультаций).

Документооборот и комплектование

Процесс комплектования архива проходит в несколько этапов:

1. Сбор документов – получаются от организаций‑ликвидаторов, отделов кадров и органов управления.
2. Классификация – документы распределяются по тематикам и срокам хранения согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
3. Регистрация в реестре – вводятся в электронную систему АИС, где фиксируются метаданные (дата, тип, субъект).
4. Физическое хранение – размещаются в специально оборудованных архивных помещениях с контролем микроклимата.
5. Уничтожение – после истечения сроков хранения документы подлежат утилизации в соответствии с законодательством.

Электронные сервисы и автоматизированные информационные системы

Одним из важнейших достижений отдела является внедрение АИС «Электронный архив Югры» (Элар АИС Архив). Система автоматизирует рабочие процессы:

• Ведение списков источников комплектования для органов управления архивным делом.
• Удалённый доступ к научно‑справочному аппарату и тематическим базам данных.
• Онлайн‑поиск документов, формирование запросов и получение копий в цифровом виде.

Для пользователей система предоставляет:

• Персональный кабинет с историей запросов.
• Возможность подписки на обновления по интересующим темам.
• Интеграцию с другими муниципальными порталами (Электронная Москва).

Взаимодействие с другими архивными учреждениями

Архив Юго‑Восточного округа тесно сотрудничает с рядом региональных и федеральных архивов, что позволяет расширять доступ к историческим материалам:

• Государственный архив Ханты‑Мансийского автономного округа‑Югры – обмен цифровыми фондами через АИС.
• Архив Юго‑Западной России – совместные проекты по изучению исторических актов XVIII–XIX веков.
• Военно‑мемориальная служба Восточного военного округа – предоставление материалов о военной истории региона.

Публичные услуги и порядок обращения

Граждане и организации могут воспользоваться следующими услугами:

• Запрос копий документов (печатных и электронных).
• Консультации по вопросам архивного законодательства.
• Получение справок о наличии документов в фонде.
• Участие в тематических выставках и семинарах, проводимых архивом.

Для подачи запроса необходимо:

1. Заполнить форму «Заявление о предоставлении архивных материалов» (доступна на портале Электронная Москва).
2. Указать точные реквизиты интересующего документа (номер дела, период, наименование организации).
3. Оплатить государственную пошлину (если документ не относится к публичному достоянию).
4. Ожидать уведомления о готовности материала (обычно в течение 10‑15 рабочих дней).

Контактная информация

Архивный отдел по Юго‑Восточному административному округу города Москвы

• Адрес: 119049, г. Москва, ул. Каширское шоссе, д. 12, офис 3.
• Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
• Электронная почта: se-archive@mos.ru
• Рабочие часы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без перерыва на обед).
• Сайт: Электронная Москва – Архив Юго‑Восточного округа

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Полная цифровизация всех бумажных фондов с использованием сканирования высокого разрешения.
• Расширение функционала АИС «Электронный архив Югры» за счёт внедрения искусственного интеллекта для автоматической классификации документов.
• Создание мобильного приложения для быстрого доступа к архивным материалам на смартфонах.
• Организация открытых образовательных программ для школьников и студентов, направленных на знакомство с архивным делом;

Архив Юго‑Восточного административного округа Москвы – это важный элемент городской информационной инфраструктуры, обеспечивающий сохранность и доступность исторических и кадровых документов. Благодаря современным технологиям и тесному взаимодействию с другими архивными учреждениями, он продолжает развиваться и отвечать требованиям цифровой эпохи.