В современном обществе архивные подразделения ЗАГС (Отделы записи актов гражданского состояния) играют важную роль в сохранении исторических и юридически значимых документов. Они хранят не только оригиналы актов о рождении‚ браке и смерти‚ но и их вторые экземпляры‚ справки‚ а также документы‚ полученные из государственных архивов. В статье подробно рассматриваются структура‚ функции‚ порядок обращения и стоимость услуг архивного отдела ЗАГС на примере крупных российских городов (Москва‚ Санкт‑Петербург).

Что такое архивный отдел ЗАГС?

Архивный отдел ЗАГС – это специализированное подразделение управления записи актов гражданского состояния‚ которое занимается:

• Хранением и охраной вторых экземпляров актов (рождения‚ брака‚ смерти‚ разводов).
• Выдачей копий и справок из архивных фондов.
• Осуществлением поиска по оцифрованным документам в рамках государственных информационных систем.
• Сотрудничеством с государственными архивами (ГБУ‚ ГАРФ) при передаче актовых книг в архивные фонды.

В некоторых регионах архивный отдел объединён с другими подразделениями (например‚ Объединённый архив ЗАГС в Москве) и образует крупнейшее хранилище вторых экземпляров актов.

Исторический аспект

С 1918 года в России начали формировать архивные фонды ЗАГС. В Москве и Санкт‑Петербурге отдельные фонды охватывают документы за период от 1918‑го до начала 1930‑х годов. Часть районных ЗАГС‑ов передавала свои книги в центральные архивы‚ образуя самостоятельные фонды‚ список которых опубликован в путеводителях по архивам (см. том 2‚ стр. 276).

Правовая база и нормативные документы

Работа архивных отделов регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
2. Приказ Минкультуры России от № 252 «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования архивных фондов».
3. Локальные нормативные акты конкретных архивных учреждений (прейскуранты‚ регламенты выдачи документов).

Согласно этим документам‚ архивный отдел ЗАГС обязан:

• Обеспечивать сохранность документов в соответствии с государственными стандартами.
• Осуществлять доступ к архивным материалам в порядке‚ установленном законодательством о доступе к архивным документам.
• Предоставлять платные услуги (поиск‚ копирование‚ выдача) на основании утверждённого прейскуранта.

Структура и расположение

В крупных мегаполисах архивные отделы располагаются в отдельных зданиях или в составе управлений ЗАГС. Ниже – примеры из Москвы и Санкт‑Петербурга.

Москва

• Архивно‑информационный отдел ЗАГС города Москвы – адрес: 101000‚ Москва‚ Малый Харитоньевский переулок‚ д. 10‚ стр. 1.
• Объединённый архив ЗАГС (центр хранения вторых экземпляров актов).
• Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (рабочее время: 9:00–18:00‚ без выходных).

Санкт‑Петербург

• Фонд Городского управления ЗАГС (часть ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы»).
• В архиве хранятся акты за 1918‑1920‑е годы‚ а также отдельные фонды районных ЗАГС‑ов.
• Контакт: +7 (812) -55‑33‑44‚ прием заявок по электронной почте archive@spb-gazs.ru.

Какие услуги предоставляет архивный отдел?

Важно: Если актовые книги ЗАГС не передавались в государственные архивы‚ повторные свидетельства или архивные справки выдаються непосредственно органами ЗАГС‚ а не архивом.

Как обратиться в архивный отдел?

Подача заявления

1. Заполнить форму «Заявление о выдаче копии/справки из архивного фонда». Формы доступны на официальных сайтах управлений ЗАГС.
2. Указать полные ФИО‚ даты‚ место регистрации‚ а также цель запроса (например‚ оформление наследства‚ подтверждение гражданства).
3. Приложить документ‚ удостоверяющий личность (паспорт) и‚ при необходимости‚ доверенность.
4. Оплатить услуги (квитанция об оплате).

Способы подачи

• Лично в отделе (по адресу‚ указанному выше).
• Через электронный портал Госуслуги – раздел «Запросы в архивные фонды».
• Почтовой отправкой (рекомендовано использовать заказное письмо).

Онлайн‑доступ к оцифрованным документам

Сервис «Моя семья» (портал Архивы России) предоставляет удалённый доступ к оцифрованным метрическим книгам православных церквей и к архивным актовым книгам Москвы. Для входа требуется подтверждённый аккаунт и согласие на обработку персональных данных.

Платные услуги и прейскурант

Стоимость услуг определяется прейскурантом‚ утверждённым директором архивного учреждения. Прейскурант публикуется на официальных сайтах и в залах приёма. Ниже – типовой пример (могут различаться в разных регионах):

• Поиск акта в архиве – от 150 ₽.
• Копирование (печать) – 30 ₽ за лист.
• Сканирование в PDF – 50 ₽ за лист.
• Оформление справки – 200 ₽.
• Апостиль – от 500 ₽.
• Экспресс‑выдача (в течение 24 ч) – удвоенная стоимость.

Оплата производится наличными‚ банковской картой или через онлайн‑систему «Оплата государственных услуг».

Сохранность и охрана документов

Архивные отделы ЗАГС обязаны соблюдать следующие правила:

• Хранение в климатически контролируемых помещениях (температура 18–22 °C‚ относительная влажность 45–55 %).
• Запрет на самостоятельное копирование без разрешения архивного сотрудника.
• Регулярный аудит состояния фондов (каждые 5 лет).
• Оцифровка уязвимых документов для снижения риска потери оригиналов.

Перспективы развития архивных отделов ЗАГС

В ближайшие годы планируется:

1. Полная оцифровка актовых книг за период 1918‑1950‑х годов и их интеграция в единую государственную информационную систему.
2. Внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности копий и предотвращения подделок.
3. Расширение мобильных сервисов – возможность заказать копию акта через мобильное приложение «Госуслуги» с доставкой по почте.
4. Усиление межведомственного взаимодействия между ЗАГС‚ архивами и судом (для ускорения процесса выдачи справок в судебных делах).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Где можно получить второй экземпляр свидетельства о рождении?

Во всех отделах ЗАГС‚ а также в архивном отделе ЗАГС‚ если оригинал уже передан в государственный архив. При отсутствии в архиве – выдается повторный документ в ЗАГС.

Можно ли получить копию акта брака‚ если брак был зарегистрирован в 1925 году?

Да. Такие акты хранятся в архивных фондах ЗАГС (например‚ в фонде Городского управления ЗАГС Санкт‑Петербурга). Потребуется запрос в архивный отдел и оплата услуг поиска/копирования.

Сколько времени занимает оцифровка и выдача скана?

Обычно 2–3 рабочих дня‚ если документ находится в открытом доступе. При необходимости поиска в закрытых фондах срок может увеличиться до 7–10 дней.

Нужно ли платить за получение справки о том‚ что акт не найден?

Да‚ выдача такой справки считается платной услугой (около 200 ₽)‚ так как требуется проведение поисковых работ.

Отдел ЗАГС – городской архив является важнейшим звеном в системе сохранения гражданско‑правовых актов. Он обеспечивает:

• Надёжную охрану и долгосрочное хранение документов.
• Доступ граждан к историческим и юридическим сведениям.
• Поддержку правовых процедур (наследование‚ оформление гражданства‚ семейные споры).

С учётом активного внедрения цифровых технологий‚ работа архивных отделов будет становиться всё более удобной и быстрой‚ а доступ к документам – более открытым для всех нуждающихся.

Дата актуализации информации: 03:02:33.