Архивный отдел в любом отделе ЗАГС (Загс — запись актов гражданского состояния) играет ключевую роль в сохранении и предоставлении официальных документов, подтверждающих важные жизненные события граждан. В статье мы подробно рассмотрим, как работает архивный отдел ЗАГС Малый Харитоньевский, какие услуги он предоставляет, какие документы можно запросить и как правильно оформить запрос.

Общая информация о ЗАГС Малый Харитоньевский

ЗАГС Малый Харитоньевский обслуживает население Малого Харитоньевского района (входит в состав Тульской области). Офис расположен по адресу:

• Россия, Тульская область, г. Тула, ул. Советская, д. 12, офис 3
• Телефон: +7 (4872) -5‑33‑44
• Электронная почта: zags_mkh@tularegion.ru
• Режим работы: понедельник‑пятница — 08:00‑17:00 (без обеда)

В состав ЗАГС входят несколько подразделений, среди которых архивный отдел отвечает за хранение и выдачу копий актов, а также за их оцифровку и долгосрочное сохранение.

Что такое архивный отдел ЗАГС?

Архивный отдел — это специализированное подразделение, которое:

1. Хранит оригиналы актов (рождения, брака, смерти, усыновления и др.) в соответствии с законодательством РФ.
2. Осуществляет выдачу заверенных копий и выписок из актов.
3. Проводит оцифровку архивных материалов и формирует электронные версии документов.
4. Обеспечивает конфиденциальность и защиту персональных данных.
5. Ведёт учет и контроль сроков хранения документов (в соответствии с ФЗ «О архивном деле»).

Все операции в архиве фиксируются в журнале учёта, а доступ к документам предоставляется только уполномоченным лицам.

Основные задачи архивного отдела

• Сохранение исторической памяти: архивные записи позволяют проследить генеалогию семей, а также изучать демографические процессы региона.
• Поддержка юридических процедур: копии актов требуются при оформлении наследства, смене фамилии, получении государственных пособий и др.
• Оцифровка и создание электронных реестров: упрощает поиск и ускоряет выдачу документов.
• Контроль доступа: соблюдение требований ФЗ‑122 «Об архивном деле» и ФЗ‑152 «О персональных данных».

Как оформить запрос в архивный отдел?

Какие документы можно запросить?

В архивном отделе ЗАГС Малый Харитоньевский доступны следующие типы документов:

• Акт о рождении (оригинал и заверенная копия).
• Акт о браке (свидетельство о заключении брака, копия, выписка из реестра).
• Акт о смерти (свидетельство о смерти, копия).
• Акт об усыновлении/удочерении.
• Свидетельства о разводе (разводный акт).
• Справки о семейном положении.
• Оцифрованные версии документов (PDF, JPG).

Пошаговая инструкция подачи заявления

1. Подготовьте необходимые сведения: ФИО полностью, дату и место события, а также цель получения документа (например, оформление наследства).
2. Соберите документы, подтверждающие ваше право:
   • Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
   • Согласие родственника (если запрос делается от имени другого лица).
   • Судебное решение или нотариальная доверенность (при необходимости).
3. Заполните форму заявления. Форму можно получить в офисе или скачать с сайта zags.tularegion.ru.
4. Оплатите государственную пошлину. Стоимость копий фиксируется в Госуслугах (обычно от 150 до 500 рублей за одну копию).
5. Подайте заявление:
   • Лично в архивный отдел (рекомендовано – быстрее получить подтверждение).
   • По почте (с указанием обратного адреса).
   • Через портал Госуслуги (если услуга доступна онлайн).
6. Ожидайте готовности документа: в среднем 5‑10 рабочих дней. При срочном запросе (в течение 24 часов) возможна дополнительная плата.
7. Получите документ: лично, по почте (заказным письмом) или в электронном виде (PDF с цифровой подписью).

Пример заполненного заявления

 ЗАГС Малый Харитоньевский
 Архивный отдел
 Заявление

 № ____________

 Я, Иванов Иван Иванович,
 паспорт: 45 12 345678, выдан ОУФМС России по Тульской области ,
 прошу выдать заверенную копию акта о рождении моего сына
 Иванова Петра Ивановича, родившегося г. в г. Тула.
 Цель получения: оформление студенческого билета.

 Прилагаю:
 1. Копию паспорта.
 2. Квитанцию об оплате госпошлины № 123456 от г.

 Подпись ___________ Дата ___________

Оцифровка архивных материалов

В 2024 году в ЗАГС Малый Харитоньевский был внедрён проект «Электронный архив ЗАГС». Основные преимущества:

• Сокращение сроков выдачи документов до 1‑2 дней.
• Возможность получения копий в электронном виде через личный кабинет на портале Госуслуг.
• Повышенная защита от потери оригиналов (резервные копии хранятся в облачном хранилище с шифрованием).

Для доступа к электронному архиву необходимо:

1. Зарегистрироваться на Госуслуги и подтвердить личность.
2. Подать заявку через раздел «ЗАГС» → «Запрос архивных документов».
3. Оплатить госпошлину онлайн.
4. Получить документ в личном кабинете в виде PDF‑файла с квалифицированной электронной подписью.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько стоит копия акта о рождении?

Стандартная стоимость – 150 рублей за одну заверенную копию. При необходимости экспресс‑выдачи (в течение 24 ч) цена увеличивается до 300 рублей.

Можно ли получить документ, если я проживаю в другом регионе?

Да. Запрос можно отправить по почте или через портал Госуслуги. Документ будет выслан заказным письмом или предоставлен в электронном виде.

Как узнать, хранится ли нужный мне документ в архиве?

Для уточнения наличия акта необходимо позвонить в архивный отдел (тел.: +7 (4872) -5‑33‑44) и предоставить ФИО, дату и место события. Оператор проверит запись в реестре и сообщит о наличии.

Сколько времени хранят оригиналы актов?

Согласно ФЗ‑122, оригиналы актов сохраняются минимум 75 лет с момента их создания. После этого они могут быть уничтожены или переданы в государственный архив.

Можно ли получить документ без оплаты?

В исключительных случаях (например, в рамках государственной программы «Социальная поддержка» или при предоставлении бесплатных юридических услуг) возможно освобождение от уплаты госпошлины. Необходимо предоставить подтверждающие документы.

Контактные данные и часы работы

Архивный отдел ЗАГС Малый Харитоньевский – это надёжный и профессиональный ресурс, обеспечивающий гражданам доступ к важнейшим документам их жизни. Благодаря современным технологиям (оцифровка, электронные запросы) процесс получения копий стал быстрее и удобнее, а сохранность оригиналов гарантирована законодательством.

Если вам требуется любой из актов, не откладывайте – соберите необходимые сведения, оплатите госпошлину и обратитесь в архивный отдел. Помните, что правильное оформление запроса экономит ваше время и избавляет от лишних походов в офис.

Будьте уверены в своей документации – архивный отдел ЗАГС Малый Харитоньевский всегда к вашим услугам!