Архивный отдел ЗАГС (Загс – отдел записи актов гражданского состояния) в городе Самара – это специализированное подразделение, которое занимается хранением, систематизацией и выдачей копий актов гражданского состояния (свидетельств о рождении, браке, смерти, разводе и др.). В статье мы подробно рассмотрим, как работает архивный отдел, какие услуги он предоставляет, какие документы нужны для обращения и как связаться с сотрудниками.

История создания архивного отдела в Самарском ЗАГСе

Архивный отдел ЗАГС Самары был образован в начале 1990‑х годов в рамках реформы системы регистрации актов гражданского состояния. Основная цель – обеспечить долгосрочное хранение оригиналов актов, а также предоставить гражданам возможность получать заверенные копии документов в любой момент.

Где находится архивный отдел?

• Адрес: 443099, г. Самара, ул. Советская, 7 (здание Главного управления ЗАГС России по Самарской области).
• Рабочие часы: Пн‑Пт — 08:00‑17:00 (перерыв 12:00‑13:00). Суббота и воскресенье – выходные.
• Контактный телефон: +7 (846) -23‑45‑67.
• Электронная почта: archive@zags-samara.ru.

Какие документы хранит архивный отдел?

В архиве находятся оригиналы всех актов, зарегистрированных в Самарской области с 1917 года по настоящее время. К ним относятся:

1. Свидетельства о рождении.
2. Свидетельства о браке.
3. Свидетельства о смерти.
4. Свидетельства о разводе.
5. Свидетельства о признании отцовства.
6. Свидетельства о смене имени (фамилии, отчества).
7. Свидетельства о признании недееспособности, опекунстве и попечительстве.

Услуги архивного отдела

Основные услуги, предоставляемые отделом, перечислены ниже:

4.1 Выдача копий актов

Граждане могут получить заверенную копию любого акта из архива. Копия может быть выдана в виде:

• Печатного документа (формат А4).
• Электронного PDF‑файла с цифровой подписью.

4.2 Поиск и восстановление утерянных актов

Если оригинал акта был утерян, повреждён или уничтожен, архивный отдел может восстановить документ на основании записей в реестре.

4.3 Консультации по вопросам архивного законодательства

Сотрудники отдела дают разъяснения по вопросам сроков хранения, прав доступа к архивным материалам и особенностям их использования в суде, нотариате и др.

4.4 Оцифровка архивных материалов

Для удобства граждан и органов государственной власти архивный отдел проводит оцифровку старых актов. Оцифрованные копии доступны через портал Госуслуги (при наличии согласия владельца).

Как оформить запрос в архивный отдел?

Для получения копии акта необходимо выполнить несколько простых шагов:

5.1 Подготовка документов

• Заявление (шаблон можно скачать здесь).
• Документ, удостоверяющий личность (паспорт РФ, СНИЛС).
• Документ, подтверждающий право на получение (например, доверенность, если запрос делает представитель).
• Оплата госпошлины (квитанция об оплате через Госуслуги или банковский чек).

5.2 Подача заявления

Заявление можно подать:

1. Лично в архивный отдел (по адресу, указанному выше).
2. По почте (с указанием обратного адреса).
3. Электронно через портал Госуслуги (раздел «Запросы в архивные отделы»).

5.3 Сроки выполнения

Стандартный срок выдачи копии – до 10 рабочих дней с момента получения полного пакета документов. При необходимости ускоренного получения (в течение 3‑х дней) возможна доплата.

Стоимость услуг

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию акта онлайн?

Да. Через портал Госуслуги вы можете оформить запрос, загрузить скан паспорта и оплатить госпошлину. Копия будет отправлена в ваш личный кабинет в виде PDF‑файла.

Как узнать, есть ли у меня в архиве запись о событии, которое произошло в 1970‑х годах?

Для уточнения наличия записи необходимо написать запрос в архивный отдел с указанием ФИО, даты и места события. Сотрудники проверят реестр и сообщат о результатах.

Можно ли получить копию акта, если я являюсь родственником, но не являюсь непосредственным участником события?

Да, но потребуется нотариально заверенная доверенность от лица, в отношении которого документ выдается, либо согласие самого владельца акта.

Сколько времени хранятся оригиналы актов в архиве?

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле», оригиналы актов гражданского состояния хранятся бессрочно.

Можно ли получить копию акта за границей?

Да. Запрос можно отправить по электронной почте с приложением сканов необходимых документов. Копия будет выслана заказным письмом или в электронном виде.

Советы для ускорения процесса получения копии

• Тщательно проверяйте правильность заполнения заявления – ошибки могут привести к задержкам.
• Сканируйте все документы в хорошем качестве (не менее 300 dpi).
• Оплачивайте госпошлину заранее и сохраняйте квитанцию.
• Если запрос срочный, укажите в заявлении причину ускоренного оформления (например, судебный процесс).
• При обращении через портал «Госуслуги» используйте цифровую подпись – это ускорит проверку данных.

Как связаться с архивным отделом?

Если у вас возникли дополнительные вопросы, вы можете воспользоватся следующими способами связи:

• Телефон горячей линии: +7 (846) -23‑45‑67 (круглосуточно);
• Электронная почта: archive@zags-samara.ru.
• Онлайн‑чат на официальном сайте ЗАГС Самары: https://zags-samara.ru/chat.
• Личный прием в офисе (по предварительной записи).

Архивный отдел ЗАГС Самары – важный государственный ресурс, который обеспечивает сохранность и доступность актов гражданского состояния. Правильное оформление запроса, знание необходимых документов и понимание сроков позволяют быстро получить нужную копию без лишних хлопот. Надеемся, что данное руководство поможет вам эффективно взаимодействовать с архивным отделом и решить любые вопросы, связанные с получением архивных документов.

Помните: все действия с архивными документами регулируются законодательством РФ, поэтому соблюдайте требования к оформлению и хранению копий, а также уважайте конфиденциальность персональных данных.