Архивный отдел ЗАГСа Ростовской области – важное структурное подразделение, отвечающее за хранение, учёт и сохранность актов гражданского состояния (АГС), а также за работу с архивным фондом, сформированным за более чем полвека. В статье рассмотрены история создания, основные задачи, организационная структура, режим работы и способы обращения граждан.

Общая информация о Управлении ЗАГС Ростовской области

Управление записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Ростовской области является органом исполнительной власти, осуществляющим руководство и организацию государственной регистрации актов гражданского состояния на территории области. Деятельность управления реализуется через отделы записи актов гражданского состояния (отделения ЗАГС) в городских округах и муниципальных районах.

• Юридический адрес: 344007, г. Ростов-на-Дону, ул. Красноармейская, д. 160
• Телефон: +7 (863) -40‑XX‑XX (точный номер уточняйте на официальном сайте)
• Э‑mail: info@zagsro.donland.ru
• Официальный сайт: zagsro.donland.ru

Подразделения управления

В структуру управления входят:

1. Отделы записи актов гражданского состояния (в каждом муниципальном образовании).
2. Отдел архивной работы, автоматизации и информатики.
3. Отдел правовой работы.
4. Отдел кадров и административно‑хозяйственной деятельности.

Основные задачи

Отдел архивной работы отвечает за:

• Ведение учёта и хранения книг регистрации актов гражданского состояния (рождения, браки, смерти, разводы) в течение, установленного законодательством, сроков.
• Создание, пополнение и обеспечение сохранности архивного фонда записей АГС.
• Осуществление доступа к архивным документам для граждан, исследователей и государственных органов.
• Оцифровку бумажных актов, внедрение электронных систем учёта и автоматизации.
• Контроль за соблюдением требований к хранению (температурный режим, защита от влаги, пожарной безопасности).

История создания

Первый архивный отдел был сформирован в начале 1990‑х годов в связи с необходимостью систематизировать более чем 70‑летний архивный фонд ЗАГСа Ростовской области. С тех пор фонд постоянно пополняется новыми актами, а также проходит процесс цифровой трансформации, что позволяет ускорить выдачу справок и копий документов.

Объём архивного фонда

По состоянию на 2024 год в архиве хранится более 1,2 млн записей, включая:

• Книги актов рождения (с 1917 г.)
• Книги актов брака (с 1917 г.)
• Книги актов смерти (с 1917 г.)
• Книги разводов и другие специальные реестры.

Оцифровка и электронные сервисы

С 2019 года в отделе реализован проект «Электронный архив ЗАГС», в рамках которого:

• Было отсканировано более 800 тыс. страниц бумажных актов.
• Создана защищённая база данных, доступная через портал zagsro.donland.ru для подачи заявлений онлайн.
• Введена система электронных запросов, позволяющая получать выписки в течение 24 часов.

Как обратиться в архивный отдел

Личный приём

Приём граждан осуществляется по адресу:

График работы (по состоянию на 2026 год):

• Понедельник — Пятница: 09:00 — 18:00
• Суббота: 10:00 — 14:00
• Воскресенье: выходной

Онлайн‑обращения

Для ускорения процесса рекомендуется использовать электронные сервисы:

1. Зайдите на официальный портал ЗАГСа.
2. Выберите раздел «Архивный отдел» → «Запрос документов».
3. Заполните форму (ФИО, данные акта, цель запроса) и приложите скан паспорта.
4. Оплатите государственную пошлину онлайн (если требуется).
5. Ожидайте уведомление о готовности документа (обычно в течение 1‑3 рабочих дней).

Телефонные справки

Для уточнения информации о наличии нужного документа, сроках выдачи и стоимости услуг можно позвонить по телефону +7 (863) -40‑XX‑XX. Операторы работают в те же часы, что и приёмный отдел.

Перечень услуг архивного отдела

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Как узнать, хранится ли нужный мне акт в архиве? – Позвоните в отдел или отправьте запрос через онлайн‑форму, указав ФИО, дату и место регистрации.
2. Можно ли получить акт в оригинале? – Оригиналы актов находятся в архиве и выдаются только в исключительных случаях (например, судебные разбирательства). Обычно выдаётся копия.
3. Какие документы нужны для получения копии? – Паспорт гражданина, заявление (можно заполнить онлайн), а также документ, подтверждающий право интереса (если акт относится к другому лицу).
4. Можно ли оформить запрос от имени родственника? – Да, при наличии нотариально заверенной доверенности.
5. Сколько времени хранится каждый тип акта? – По закону: 75 лет – акты рождения, 50 лет – браки, 30 лет – смерти. После истечения срока документы могут быть уничтожены, если не заявлен иной порядок хранения.

Перспективы развития архивного отдела

В ближайшие годы планируется:

• Полная цифровизация всех бумажных реестров и внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности копий.
• Создание единой региональной базы данных, объединяющей архивы ЗАГСов всех муниципалитетов Ростовской области.
• Развитие мобильного приложения, позволяющего гражданам подавать запросы и получать электронные копии без посещения офиса.
• Участие в международных проектах по обмену архивными материалами для генеалогических исследований.

Как добраться до архивного отдела

Удобные способы добраться до офиса:

• На автомобиле: Парковка у здания на Красноармейской, 160. Бесплатные места доступны в будние дни.
• Общественным транспортом: Остановки «Красноармейская», «Улица 160», маршрутки № 12, 27, 45.
• Пешком: От центрального железнодорожного вокзала – 15‑минутная прогулка по улице Красноармейской.

Архивный отдел ЗАГСа Ростовской области – ключевой элемент системы государственной регистрации актов гражданского состояния. Он обеспечивает сохранность исторических данных, предоставляет гражданам доступ к важным документам и активно внедряет современные технологии для повышения качества обслуживания. Если вам требуется копия акта, справка из реестра или просто консультация, вы всегда можете обратиться в отдел по адресу ул. Красноармейская, 160, воспользоваться онлайн‑сервисом или позвонить по телефону +7 (863) -40‑XX‑XX.

Помните, что своевременное обращение в архивный отдел поможет избежать длительных поисков и ускорит получение нужных документов.