Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Что такое «паспорт» в архиве?
2. Правовая база: законы и нормативные акты
3. Виды архивных паспортов и их назначение
4. Как оформить запрос на получение архивного паспорта
5. Обязательные документы и требования к заявителю
6. Пошаговый процесс получения
7. Стоимость и сроки выполнения
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое «паспорт» в архиве?

Термин «паспорт архива» (иногда называют паспорт документа) – это официальное регистрационное свидетельство, которое оформляется в момент поступления бумажного или электронного документа в архивный фонд. Он содержит сведения о:

• наименовании и классификации документа;
• датах создания, приёма и хранения;
• источнике (органе‑создателе) и правовом статусе;
• условиях доступа (секретность, ограничения);
• сроках хранения и сроках уничтожения (если они предусмотрены).

Таким образом, «паспорт» в архиве – это не документ, удостоверяющий личность гражданина, а регистрационный лист, позволяющий вести учёт и контроль над архивными материалами.

Правовая база

Оформление и использование архивных паспортов регулируется рядом нормативных актов РФ:

• Постановление Правительства РФ от 23 декабря 2023 г. «Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца и описания бланка паспорта гражданина Российской Федерации» – хотя основной документ относится к гражданским паспортам, в нём закреплены общие принципы оформления паспортных бланков, которые учитываются при разработке архивных форм.
• Приказ Росархива № 11 от  г. «Об утверждении Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» – устанавливает обязательность ведения паспортов (регистрационных листов) для всех единиц архивного фонда.
• Федеральный закон № 122‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (1996 г.) – определяет порядок создания, хранения и использования архивных документов, включая обязательность их паспортизации.
• Постановление Правительства РФ от  г. № 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации» – служит базой для разработки аналогичных форм в архивной сфере.

Все эти акты совместно формируют правовой фундамент для создания, ведения и выдачи архивных паспортов.

Виды архивных паспортов и их назначение

Как оформить запрос на получение архивного паспорта?

Запрос может быть направлен в любой государственный архив (ФГС, региональный, муниципальный) или в МФЦ, где предоставляются услуги по выдаче архивных справок.

Способы подачи заявления

• Лично в отделе выдачи документов.
• Через МФЦ (многофункциональный центр).
• Онлайн через портал Госуслуги (раздел «Архивные услуги»).
• Почтовой отправкой (рекомендовано использовать заказное письмо).

Содержание заявления

Заявление должно включать:

• ФИО заявителя (или название организации).
• Серия и номер паспорта (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Точный наименование документа/фонда, по которому требуется паспорт.
• Цель получения (например, подтверждение родства, судебное разбирательство, исследовательская работа).
• Контактные данные (телефон, e‑mail).
• Подпись заявителя (при личной подаче) либо нотариально заверенная доверенность, если запрос подаёт представитель.

Обязательные документы и требования к заявителю

В зависимости от способа подачи и категории заявителя перечень может немного различаться, но в большинстве случаев требуются:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Если запрос подаёт доверенное лицо – нотариально заверенная доверенность.
• Справка о праве на доступ к документу (если документ относится к категории ограниченного доступа).
• Оплата госпошлины (если услуга платная). Размеры указаны на сайте конкретного архива.

Для получения архивных справок (выписок, копий) часто требуется подписать расписку о получении документов.

Пошаговый процесс получения

1. Подготовка документов. Соберите паспорт, доверенность (если требуется) и сформулируйте запрос.
2. Подача заявления. Выберите удобный способ (лично, онлайн, через МФЦ).
3. Регистрация запроса. Сотрудник архива фиксирует ваш запрос в системе и выдаёт регистрационный номер.
4. Оплата госпошлины. При необходимости произведите оплату (через банковскую карту, онлайн‑платёж или в кассе архива).
5. Экспертиза запроса. Архив проверяет наличие запрашиваемого документа, его статус (доступен/ограничен).
6. Подготовка паспорта‑справки. Сотрудник оформляет выписку из регистрационного листа (паспорт документа) и, при необходимости, делает копию самого документа.
7. Получение результата. Вы получаете готовый паспорт‑справку лично, по почте или в электронном виде (PDF).
8. Подписание расписки. При получении оригинала подписываете расписку о получении.

Стандартный срок выполнения – от 5 до 15 рабочих дней. При наличии сложных запросов (например, поиск в старых фондах) срок может быть продлён до 30 дней.

Стоимость и сроки выполнения

Точные тарифы могут различаться в зависимости от региона и конкретного архива. Рекомендуется уточнить стоимость на официальном сайте или по телефону справочной службы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если документ находится в закрытом фонде?

Необходимо получить разрешение на доступ от уполномоченного органа (например, от Минкультуры РФ). В заявлении указывайте цель исследования и предоставляйте подтверждающие документы.

Можно ли получить архивный паспорт онлайн?

Да. На портале Госуслуги в разделе «Архивные услуги» можно оформить запрос, загрузить сканы паспорта и оплатить госпошлину. После обработки документ будет доступен в личном кабинете в виде PDF‑файла.

Как подтвердить родство с помощью архивных документов?

Запрашивайте архивные справки о рождении, браке, смерти из ЗАГС‑архивов. В справке будет указана информация о родителях, что позволяет подтвердить родство.

Сколько хранится паспорт документа в архиве?

Паспорт документа хранится в течение всего срока действия самого документа, а также в течение установленного срока хранения архивных материалов (обычно 50‑100 лет, в зависимости от категории).

Можно ли получить копию паспорта гражданина РФ из архива?

Нет. Архивы не хранят современные гражданские паспорта. Они могут хранить только исторические образцы (например, паспорта СССР) в рамках исторических фондов.

«Паспорт РФ архив» – это не документ, удостоверяющий личность, а регистрационный лист, фиксирующий сведения о документе, находящемся в архивном фонде. Оформление и выдача таких паспортов регулируются рядом федеральных законов и постановлений, а процесс получения достаточно прост, если соблюдать требования к заявлению и предоставить необходимые документы.

Для большинства граждан наиболее удобным способом является подача запроса через портал Госуслуги – это экономит время и позволяет получить результат в электронном виде. При работе с историческими материалами или документами ограниченного доступа рекомендуется заранее уточнить порядок получения разрешения.

Помните, что архивные паспорта играют ключевую роль в сохранении исторической памяти и в подтверждении правовых фактов (родство, трудовой стаж, имущественные права). Правильное оформление запроса гарантирует быстрый и корректный результат.

Если у вас остались вопросы, вы всегда можете обратиться в МФЦ вашего города или написать в службу поддержки портала Госуслуги.