Архивный сектор Администрации Валдайского муниципального района является ключевым институтом, обеспечивающим сохранность документального наследия территории. Он выполняет функции по хранению, учету и использованию архивных документов, являющихся муниципальной и областной собственностью, а также осуществляет организационно-методическое руководство архивным делом на территории района. В данной статье подробно рассматриваются история становления, нормативная база, структура, основные задачи и контактная информация архива.

Исторический обзор: от райгосархива к архивному сектору

История архивного дела в Валдайском районе неразрывно связана с административно-территориальными преобразованиями XX–XXI веков. Путь развития прошел несколько ключевых этапов:

Советский период: Райгосархив

• Основание и ранние годы: Первые документы, образовавшиеся в деятельности Валдайского райгосархива, относятся к 1944 году (планы работ, отчеты, книга регистрации входящей корреспонденции).
• Фонд № 37 «Валдайский райгосархив»: Образован в 1946 году при первом поступлении документов делопроизводства за 1944–1945 гг. (8 ед. хр.). В 1947 г. поступило 9 дел за 1946 г., а в 1972 г. — 198 дел за 1947–1972 гг.
• Состояние фондов на 1946 год: На 1 января 1946 г. в районном государственном архиве насчитывалось 30 фондов (1321 ед. хр. за 1939–1943 гг.). Наиболее объемными были фонды: Валдайский Райфо (442 ед. хр.), Артель «Парижская коммуна» (133 ед. хр.), Ивантеевский сельский Совет (122 ед. хр.), Рыбозавод (56 ед. хр.).
• Массовое поступление (1945–1946 гг.): Основной массив документов поступил именно в эти годы: документы Исполкома Валдайского Райсовета, Районного финансового отдела, Отдела здравоохранения, Дорожного отдела, Валдайской средней школы и районной больницы.
• Передача в областной архив: По планам областного архива ежегодно часть документов передавалась на государственное хранение в Новгородский областной архив. В 1948 г. 3 дела были переданы по сдаточной описи.
• Ревизия 1987 года: На г. в фонде № 37 числилось 198 дел. Однако проверка и полистная экспертиза ценности (утверждена ЭПК Архивного отдела Новоблисполкома ) выявили, что данные документы (планы, переписка организационного характера) не имеют научно-исторической и практической ценности и были выделены к уничтожению.

Переходный период и реформа 1990–2000-х

• 1991 год: Архив переехал из кирпичного здания по адресу пр. Советский, 23 (1 этаж) в здание районного комитета КПСС (ныне здание Администрации Валдайского муниципального района).
• г.: Распоряжением Администрации Валдайского района № 56-рг Архивный отдел райисполкома включен в структуру Администрации Валдайского района.

Современный этап: Архивный сектор (с 2009 г.)

• г.: Решением Думы Валдайского муниципального района № 353 «Об утверждении структуры Администрации муниципального района» с г. утвержден в составе структуры Администрации Архивный сектор (вместо Архивного отдела).

Нормативная база и правовой статус

Деятельность Архивного сектора регулируется иерархией нормативных правовых актов, закрепленная в Положении об архивном секторе Администрации Валдайского муниципального района:

1. Конституция Российской Федерации.
2. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
3. Закон Новгородской области от № 441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области».
4. Постановления Правительства РФ, Администрации Новгородской области, Администрации муниципального района.
5. Устав Валдайского муниципального района.
6. Нормативно-методические документы Федеральной архивной службы (Росархива) и Архивного управления Новгородской области.
7. Настоящее Положение об архивном секторе (утверждается Главой муниципального района).

Правовой статус сектора:

• Является структурным подразделением Администрации муниципального района без статуса юридического лица.
• Пользуется печатью Администрации муниципального района, имеет угловой штамп.
• Подотчетен заместителю Главы муниципального района.
• Штатная численность и финансирование определяются штатным расписанием и бюджетом Администрации района.
• Администрация обеспечивает сектор помещениями, соответствующими нормативным требованиям сохранности документов.

Основные задачи и функции

Согласно Положению, деятельность сектора структурирована по пяти ключевым направлениям:

Обеспечение сохранности и учет архивных документов

• Хранение и учет документов, принятых в сектор; представление учетных данных в Архивное управление области.
• Создание оптимальных условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, охрана).
• Подготовка предложений по обеспечению сохранности фондов.

Комплектование архива (Прием документов)

Сектор обеспечивает хранение следующих категорий документов:

• Архивные фонды и документы муниципальной собственности (деятельность органов местного самоуправления, муниципальных организаций);
• Документы по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории района.
• Архивные фонды юридических и физических лиц, переданные в муниципальную собственность на законных основаниях (в т.ч. личного происхождения).
• Печатные, аудиовизуальные и иные материалы, дополняющие фонды.
• Учетные документы, справочники, научно-справочный аппарат.

Документы частной собственности поступают на хранение по договорам между собственником и сектором (действующим от имени Администрации при наличии доверенности).

Организационно-методическое руководство

• Рассмотрение и представление на Экспертную комиссию по делам постоянного хранения (ЭКДХ) / ЭПМК Комитета культуры области номенклатур дел, описей дел постоянного хранения, описей по личному составу.
• Согласование описей дел по личному составу организаций-источников комплектования.
• Изучение и обобщение практики ведомственных архивов, распространение позитивного опыта.
• Оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций.
• Разработка мероприятий по улучшению работы архивов организаций, внедрению госсистемы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Информационное обеспечение и работа с пользователями

• Информирование органов власти и организаций о составе фондов; исполнение запросов юрлиц и физлиц.
• Организация работы пользователей в читальне, изготовление копий документов.
• Исполнение социально-правовых запросов граждан: выдача архивных справок, заверенных копий и выписок (подтверждение стажа, зарплаты, наград и т.д.).
• Подготовка документальных выставок, материалов для СМИ, публикаторская деятельность.
• Создание и совершенствование научно-справочного аппарата (путеводители, описи, картотеки).

Исполнение государственных полномочий (переданных органам местного самоуправления)

• Хранение, учет и использование архивных документов областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве.
• Комплектование муниципального архива документами областной собственности, находящимися на территории района.

Права и обязанности сектора

Права (для выполнения задач):

• Представлять в Администрацию предложения по развитию архивного дела.
• Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования сведения о состоянии ведомственных архивов (независимо от ведомственной подчиненности).
• Участвовать в совещаниях, семинарах, проверках Администрации и Архивного управления области.
• Взаимодействовать с организациями района, Архивным управлением области, региональным отделением Российского общества историков-архивистов.

Обязанности:

• Обеспечить выполнение задач и функций, определенных Положением.
• Исполнять поручения Главы района, заместителей Главы, Комитета культуры Новгородской области.

Организация работы и руководство

Руководитель сектора

• Должность: Заведующий архивным сектором.
• Статус: Муниципальный служащий, входит в Реестр муниципальных должностей.
• Назначение/освобождение: Главой муниципального района (может согласовываться с Архивным управлением области).
• Персональная ответственность: Несет ответственность за выполнение возложенных задач, организацию работы, обработку корреспонденции и запросов граждан, отчетность перед Администрацией и Архивным управлением области.

Текущий руководитель (по данным открытых источников): Степанова Елена Викторовна.

Планирование и отчетность

• Деятельность организуется на основе целевых программ и планов работы, утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций Архивного управления области.
• При смене заведующего прием-передача дел проводится комиссией с участием представителей Администрации и Комитета культуры области. Акт утверждается Администрацией и направляется в Комитет культуры.

Реорганизация и ликвидация

Осуществляется Думой по предложению Главы района. При реорганизации фонды передаются правопреемнику. При ликвидации без правопреемника — на постоянное хранение в один из государственных архивов Новгородской области.

Контактная информация и адреса

Внимание: в разных источниках указываются разные адреса, что может быть связано с разнесенностью хранилищ и административно-методического кабинета.

Рекомендация: Для уточнения актуального адреса приема посетителей и телефонов лучше обращаться на официальный сайт Администрации (valdayadm.ru/arhivnyy-otdel) или звонить в приемную Администрации района.

Значение архива для района и граждан

Архивный сектор Валдайского района выполняет миссию «памяти территории». Его значение многогранно:

• Правовое: Гарантирует права граждан на получение архивных справок для пенсионного обеспечения, подтверждения стажа, прав на жилье, реабилитации и т.д. (функция 3.4).
• Административное: Обеспечивает органы местного самоуправления документами для принятия управленческих решений, разрешения земельных и имущественных споров.
• Историко-культурное: Сохраняет уникальные фонды, отражающие историю района с 1939–1940 гг. (период формирования районов в составе Новгородской области), годы, обл.), историю ВОВ, восстановления народного хозяйства, деятельности колхозов, совхозов, промышленных предприятий (Рыбозавод, артели), образования и здравоохранения.
• Методическое: Является центром компетенции по делопроизводству для всех муниципальных организаций района, обеспечивая единообразие и законность документооборота.

Архивный сектор Администрации Валдайского муниципального района прошел путь от районного государственного архива (райгосархива) в составе райисполкома до современного структурного подразделения Администрации, наделенного полномочиями по хранению как муниципальной, так и областной архивной собственности. Несмотря на сложные исторические этапы, включая ревизию фондов 1987 года и реорганизацию 2009 года, сектор сохраняет непрерывность в выполнении своей главной миссии — обеспечении сохранности документального наследия и предоставлении архивной информации государству и обществу.

Современная деятельность сектора строится на строгой нормативной базе (Положение, ФЗ-125, Закон области), ориентирована на внедрение электронных технологий делопроизводства и повышение доступности архивных услуг для населения.

Статья подготовлена на основе материалов Официального сайта Администрации Валдайского муниципального района (Положение об архивном секторе) и исторических сведений с ресурса valday.com. Данные актуальны на момент публикации источников.