Архивы аптечного управления – это систематизированные хранилища документов, данных и электронных записей, связанных с деятельностью аптек, их поставок, контроля качества, финансовой отчетности и нормативного регулирования. Правильное ведение архивов обеспечивает:

• Соблюдение требований законодательства;
• Быстрый доступ к исторической информации для аналитики и аудита;
• Защиту от потери данных и их несанкционированного изменения;
• Повышение эффективности управленческих процессов.

Цели и задачи архивов аптечного управления

Основные цели создания и поддержания архивов:

1. Сохранение юридически значимых документов (лицензии, сертификаты, договоры с поставщиками).
2. Обеспечение контроля качества лекарственных средств (журналы приемки, протоколы проверки, отчеты о возвратах).
3. Поддержка финансовой прозрачности (кассовые отчеты, бухгалтерские книги, налоговые декларации).
4. Аналитика и планирование (исторические данные о продажах, потребностях населения, сезонных колебаниях спроса).
5. Подготовка к проверкам контролирующих органов (Росздравнадзор, ФЗ-«О лекарственных средствах», региональные санитарно-эпидемиологические службы).

Нормативно-правовая база

Ведение архивов в аптечной сфере регулируется рядом нормативных актов РФ:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125-ФЗ.
• Федеральный закон «О лекарственных средствах» от № 61-ФЗ.
• Приказ Минздрава России № 127н от «Об утверждении Положения о порядке ведения документации в аптечных организациях».
• Требования ФЗ‑44 «О контрактной системе» (для государственных аптек).
• Стандарты ГОСТ Р 7.0.5‑2008 «Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний» (для унификации описаний документов).

Классификация архивных материалов

Документы делятся на несколько основных категорий:

Оперативные документы

Содержат информацию о текущей деятельности:

• Приходные и расходные накладные;
• Журналы учета лекарственных средств;
• Отчеты о проведенных проверках качества.

Управленческие документы

Отражают стратегическое планирование и внутренние регламенты:

• Планы закупок и поставок;
• Бюджетные документы;
• Политики и процедуры (например, политика возврата, политика работы с контрагентами).

Нормативные и юридические документы

• Лицензии и сертификаты;
• Договоры с поставщиками и дистрибьюторами;
• Решения органов контроля.

Финансово-бухгалтерские документы

• Бухгалтерские книги;
• Налоговые декларации;
• Аудиторские заключения.

Электронные архивы

Включают базы данных, электронные таблицы, сканированные копии бумажных документов, электронные подписи и метаданные.

Организация архивного дела в аптеке

Формирование архивного отдела

Для большинства аптек (особенно сетевых и государственных) рекомендуется создать отдельный архивный отдел или назначить ответственного за архивное дело. Основные функции:

• Регистрация и классификация входящих документов;
• Контроль сроков хранения и уничтожения;
• Обеспечение доступа к архиву (по запросу сотрудников, проверяющих органов).

Процедуры регистрации и индексации

Каждый документ получает уникальный архивный номер и метаданные (дата, тип, ответственный, срок хранения). Для электронных файлов используют системы управления документами (DMS) с возможностью поиска по ключевым полям.

Сроки хранения

Согласно ФЗ‑125, сроки хранения различаются в зависимости от категории документа:

Физическое и электронное хранение

Оптимальная модель – гибридное хранение:

• Физический архив – для оригиналов, требуемых законодательством (например, оригиналы лицензий).
• Электронный архив – для всех остальных документов, сканированных в формате PDF/A, с цифровой подписью.

Цифровизация архивов аптечного управления

Внедрение электронных систем позволяет:

• Сократить физическое пространство;
• Уменьшить риск потери документов (пожар, затопление);
• Обеспечить быстрый поиск и автоматическое формирование отчетов;
• Поддерживать соответствие требованиям к электронным подписям (КЭП).

Выбор программного обеспечения

Критерии выбора DMS (Document Management System) для аптек:

1. Поддержка электронных подписей и шифрования;
2. Интеграция с ERP‑системами аптечной сети;
3. Возможность настройки ролей доступа (фармацевт, менеджер, аудитор);
4. Автоматическое формирование регистров и журналов учета.

Процесс сканирования и валидации

Для каждой бумажной единицы следует:

• Сканировать в разрешении не менее 300 dpi;
• Сохранять в формате PDF/A‑2b;
• Наносить метаданные (дата, тип, архивный номер);
• Проверять качество скана и соответствие оригиналу.

Защита и резервное копирование

Электронные архивы должны храниться в двух независимых местах (локальный сервер + облачное хранилище). Резервное копирование должно осуществляться минимум раз в сутки, а контроль целостности – еженедельно.

Лучшие практики ведения архивов

• Регулярный аудит – проверка соответствия фактического состояния архива установленным регламентам (раз в полгода).
• Обучение персонала – проведение семинаров по правилам оформления и хранения документов.
• Документальная политика – фиксировать в регламенте порядок создания, регистрации, хранения и уничтожения документов.
• Контроль доступа – использовать многофакторную аутентификацию для электронных архивов.
• Уничтожение просроченных документов – проводить под контролем ответственного лица, используя сертифицированные методы (шрединг).

Примеры из практики

Государственная аптечная сеть «Медицинская сеть России»

В 2023 году сеть внедрила гибридную систему архивирования, объединив 12 региональных центров в единую электронную базу. Результаты:

• Сокращение времени поиска документов с 3 часов до 5 минут;
• Уменьшение расходов на хранение бумажных архивов на 40 %;
• Отсутствие замечаний при проверках Росздравнадзора в 2024 году.

Частная аптечная сеть «Фарма-Эксперт»

Сеть использует полностью электронный архив, где каждый документ имеет цифровую подпись и хранится в облаке с сертификатом ISO 27001. За 2 года сеть сократила количество бумажных документов более чем на 95 % и ускорила процесс подготовки к аудиту до 1 дня.

Архивы аптечного управления – это фундаментальная часть любой аптечной организации, обеспечивающая законность, прозрачность и эффективность её работы. Правильное построение архивной системы, основанное на нормативных требованиях, современных технологиях цифровизации и строгих процессных регламентах, позволяет:

• Снизить риски юридических и финансовых последствий;
• Ускорить доступ к критически важной информации;
• Повысить уровень доверия со стороны контролирующих органов и пациентов.

Инвестируя в развитие архивных процессов уже сегодня, аптечные организации закладывают основу для стабильного роста и соответствия самым высоким стандартам отрасли.

Дата публикации: 12 июля 2026 г.