Тема архивов аптечного управления находится на стыке истории фармации, архивоведения, юридической науки и современного управленческого учета․ Это не просто места хранения старых бумаг, а сложные информационные системы, обеспечивающие правовую преемственность, контроль за оборотом лекарственных средств (ЛС) и основу для историко-научных исследований․ В данной статье мы подробно разберем состав архивных фондов, историю формирования органов управления, нормативные требования к срокам хранения и современные подходы к организации документации в аптечных организациях․

Исторический контекст: Эволюция органов аптечного управления в России

Понимание структуры архивов невозможно без знания истории учреждений, их создавших․ Анализ нормативно-правовой базы и архивных материалов позволяет выделить три основных этапа периодизации истории российской аптечной службы (XVI — начало XX вв․), связанных с эволюцией органов государственного управления:

1. Допетровский период (XVI — кон․ XVII вв․): Управление аптечным делом осуществлялось через Аптекарский приказ (позже — Аптекарскую палату), подчиненный непосредственно царю․ Архивы этого периода содержат указы, рапорты аптекарей, описи «аптечных трав» и реестры по suministрам лекарств для двора и войска․
2. Имперский период (XVIII — 1917 г․): Создание Медицинской коллегии (1763), затем Министерства внутренних дел (МВД) и Министерства здравоохранения (1917)․ В архивах этого этапа концентрируются уставы аптек (1781, 1833, 1891), дела о лицензировании «аптекарских магазинов», отчеты губернских врачей и протоколы ревизий․
3. Советский период (1917, 1991): Формирование централизованной государственной аптечной сети․ Ключевым органом становится Главное аптечное управление (ГАУ) Минздрава СССР․

Главное аптечное управление (ГАУ) Минздрава СССР: структура и архивное наследие

В период с по 1968 год функционировало Главное аптечное управление Минздрава СССР․ В 1969 году оно было преобразовано в Аптечную базу конторы «Союзхимфармторг» Главного аптечного управления Минздрава СССР, которая существовала до ․

Архивные фонды данного органа (хранящиеся в РГАНИ, ГАРФ, архивах МО РФ и региональных архивах) являются уникальным источником для изучения:

• Планирования потребности в товарах аптечного ассортимента и их закупки на всесоюзном масштабе․
• Стандартизации хранения и отпуска аптечных товаров․
• Развития аптечного изготовления (галенопрепараты, индивидуальные рецептуры)․
• Кадровой политики: формирования штатов фармацевтических рабочих, аптекарей, управляющих․

Статистика сети на пике развития (средние 1970-1980-е гг․): в СССР функционировало 13 864 аптечных пункта, 9 273 аптеки, 270 аптечных складов, 149 фармацевтических фабрик и лабораторий, 1 400 аптекарских магазинов․ Управление этой гигантской сетью порождало массивный документооборот, ныне составляющий ценнейшие архивные массивы․

Региональный аспект: Пример Ленинграда / Санкт-Петербурга

Особую ценность представляют архивы территориальных органов управления․ Для Санкт-Петербурга (Ленинграда) это:

• Приказы Комитета по здравоохранению (ранее — Главное управление здравоохранения Ленинграда — ГУЗЛ)․
• Приказы отделов здравоохранения районов города․
• Документы о реорганизации и переименовании лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ), аптек и аптечных управлений․

---

Состав и классификация архивных документов аптечного управления

Архивные фонды аптечных управлений (как центральных, так и территориальных) и самих аптечных организаций делятся на несколько ключевых категорий․ Ниже приведен перечень основных документов, подлежащих архивированию:

Организационно-распорядительная документация

• Приказы о реорганизации и переименовании ЛПУ, аптек, аптечных управлений (ликвидация, слияние, смена подчиненности, смены наименований)․
• Уставы, положения, инструкции по структуре и работе аптечных учреждений․
• Схемы размещения аптечной сети и планы развития․

Кадровая документация (Сроки хранения: 75 / 50 лет)

Это самый массивный и востребованный блок для правовых целей (пенсии, стаж, награждения):

• Кадровые приказы ЛПУ, аптек и аптечного управления (о приеме, переводе, увольнении, поощрении, наложении взысканий)․
• Формы Т-2 (Личные кадровые карточки) — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и функцию․
• Лицевые счета работников (форма Т-54/54а), для подтверждения заработной платы и вычетов․
• Личные дела работников (при наличии), служебные записки, характеристики․

Документация по аптечному производству и обороту ЛС

• Журналы учета выпуска галенопрепаратов и рецептурных средств․
• Документы по закупке, приемке, хранению и реализации товаров․
• Акты списания, порчи, изъятия из обращения некачественных или просроченных ЛС․

Финансово-хозяйственная и бухгалтерская документация

• Годовые отчеты (бухгалтерские, статистические)․
• Инвентаризационные описи и акты․
• Документы по оплате труда и начислениям (ведомости, расчетные листы)․

---

Нормативное регулирование ведения учета и архивирования в современной аптеке

Современная аптечная организация работает в жестко регламентируемой правовой среде․ Уровни нормативного регулирования бухгалтерского и оперативного учета:

1. Федеральный уровень: ФЗ-61 «Об обращении лекарственных средств», ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», Налоговый кодекс РФ․
2. Ведомственный уровень (Минздрав Росссии, Росздравнадзор): Приказы, утверждающие формы журналов, инструкции, правила ГПП (Хорошей аптечной практики)․
3. Профессиональный уровень: ПБУ (Правила бухгалтерского учета), в т․ч․ ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»․ В соответствии с ним, в каждой аптеке главным бухгалтером разрабатывается и утверждается Учетная политика․
4. Внутренний уровень: Локальные нормативные акты (ЛНА) аптеки: СОП (Стандартные операционные процедуры), рабочие инструкции, графики архивирования․

Приказ Минздрава России от № 647н «Об утверждении Правил хорошей аптечной практики» (ГПП/NAP)

Это базовый документ, регламентирующий состав обязательной документации․ В перечень входят:

• Приказ о внедрении ГПП․
• Полный комплект СОП (Стандартных операционных процедур) на все процессы: приемка, хранение, отпуск, учет, изъятие, аптечное изготовление, работа с претензиями и т․д․
• Журналы учета (обязательные формы)․
• Инструкции и должностные инструкции фармацевтических работников․

Обязательные журналы учета в аптеке (актуальный список)

Ведение журналов — это не только требование закона, но и формирование будущего архива․ Основные обязательные журналы:

Наименование журнала	Нормативная основа (пример)	Срок хранения (типовый)
Журнал учета операций, связанных с обращением ЛС аптечными организациями (Форма № 24)	Приказ Минздравсоцразвития от № 785 (ред․ от ․․․)	5 лет после последней записи
Журнал регистрации неправильно выписанных рецептов (Приложение № 4 к Приказу № 785)	Приказ № 785	5 лет после последней записи
Журнал учета принятых на хранение и отпущенных ЛС (рецептурный/безрецептурный)	Инструкция по ведению первичного учета (утв․ г․ с изм․)	5 лет
Журнал учета ЛС, подлежащих изъятию из обращения	ФЗ-61, Приказ № 647н (ГПП)	5 лет
Журналы аптечного изготовления (выпуска препаратов)	ФЗ-61, Фармакопея, ГПП	5 лет (или до истечения срока годности последней партии + 1 год)
Журнал контроля температуры и влажности в помещениях хранения	ГПП, СОП	5 лет
Книга учета рабочего времени (Табель) / Журнал регистрации инструктажей по ОТ/ПБ	ТК РФ, ФЗ-181	50 / 75 лет (кадровые)

Важно: Для ряда журналов (например, журнал регистрации неправильно выписанных рецептов) срок хранения в архиве не указан прямо в приказе № 785․ В таких случаях руководствуются Общим перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций здравоохранения, утвержденным Росархивом (срок, 5 лет после последней записи, если иное не установлено законом)․

---

Процесс формирования архива аптечной организации: от текущего дела к архивному делу

Эффективное управление архивом начинается не в момент сдачи в архив, а в момент создания документа․

Этапы работы с документооборотом

1. Создание и регистрация: Входящие/исходящие приказы, заказы, акты регистрируются в журналах учета (или АСУД — автоматизированных системах управления документооборотом)․
2. Исполнение и хранение в текущем деле: Документы по одному вопросу (например, «Приемка партии ЛС № 123») собираются в текущее дело․ Срок хранения в текущем деле — до завершения дела (обычно календарный год)․
3. Оформление архивного дела (внутреннее оформление): В начале следующего года дела сортируются, прошиваються, нумеруются листы, составляется внутренняя опись (перечень документов внутри дела)․
4. Экспертиза стоиностей (акта отбора): Комиссия по экспертизе документов определяет сроки хранения каждого дела на основании типовых перечней Росархива и Учетной политики организации․
5. Сдача в архив организации (или в государственный архив при ликвидации): Составляется опись сдаваемых дел (форма № 1-арх или собственная)․

Принципы учета, помогающие не запутаться в архиве

• Принцип системности: Документы объединяются в дела по структурным подразделениям (аптека, склад, управление) и видам деятельности (кадры, финансы, ЛС)․
• Принцип хронологии: Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке (от ранних к поздним)․
• Принцип единства документа: Оригинал сдается в архив, копии (если нужны для работы) остаются в отделениях с отметкой «Копия верна»․
• Цифровое архивирование: Перевод на электронный документооборот (ЭДО) с использованием ЭЦП позволяет хранить правомерные электронные оригиналы, снижая объем бумажного архива․ Однако журналы строгой отчетности (Форма 24 и др․) часто требуют бумажного дубликата или специального режима ЭДО․

---

Архивы как источник для историко-фармацевтических исследований

Историкам предстоит еще немало сделать для изучения иеюрии становления и развития российской аптечной службы․ Для объективного анализа проблемы имеется широкий спектр исторических источников, хранящихся в архивах:

• Опубликованные документы: Сборники указов, законов, уставов аптек, фармакопей разных лет․
• Архивные документы (несопublished): Дела министерств, губернских/областных управлений здравоохранения, отчеты аптекарей, переписка по вопросам дефицита лекарств, внедрению новых форм учета․
• Статистические данные: Ежегодники Министерства здравоохранения, отчеты ГАУ Минздрава СССР о сети аптек (как приведено выше: 9273 аптеки и т․д․)․
• Периодические издания: Журналы «Фармация», «Аптечное дело», «Медицинская промышленность», газеты профсоюзов фармацевтов․

Именно анализ архивных материалов (приказов ГАУ, отчетов аптечных баз «Союзхимфармторг», кадровых дел) позволил исследователям создать концепцию периодизации истории аптечной службы, основанную на эволюции органов государственного управления․

---

Особенности архивирования при реорганизации и ликвидации аптек

С учетом активной реорганизации сети (слияние, поглощение, закрытие неэффективных точек), вопрос сохранности архива становится критическим․

Правовые требования (ст․ 14 ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»)

• При реорганизации (слияние, присоединение, разделение, преобразование) архивные документы передаются правопреемнику по акту приема-передачи․
• При ликвидации аптеки (юридического лица) архивные документы с постоянным сроком хранения (кадровые — 75 лет, финансово-отчетные, до 50 лет) обязательно сдаются в государственный архив по месту нахождения организации․
• Документы со временным сроком хранения (5, 10 лет) могут храниться у ликвидатора или передаваться в специализированные архивные организации (коммерческие архивы) на условиях договора до истечения сроков․

Ключевые документы для передачи правопреемнику / в госархив

1. Приказы о реорганизации/ликвидации (базис)․
2. Акт приема-передачи архивных дел (форма № 1-арх или собственная)․
3. Справочно-поисковые приборы: описи дел, указатели по фамилиям (для кадровых дел)․
4. Кадровые дела (Т-2, лицевые счета, приказы о приеме/увольнении) — самый приоритетный блок для передачи в госархив․

---

Современные вызовы и лучшие практики (Best Practices)

Цифровая трансформация архивов

Внедрение систем ЭДО (Электронный документооборот) и СЭД (Системы электронного документооборота) меняет парадигму:

• Оригиналом становится электронный документ с ЭЦП․
• Архив становится электронным хранилищем (ЦХД, Централизованное хранилище документов)․
• Требуется соблюдение требований ФСБ (для КСЭД) и Минцифры к системам хранения․
• Журналы учета ЛС (Форма 24) все чаще ведутся в специализированном ПО аптеки (1С:Аптека, Аптека-Проф и др․) с возможностью формирования печатной формы для проверяющих органов․

Аутсорсинг архивных функций

Многие аптечные сети передают хранение бумажных архивов (особенно закрытых дел) в специализированные коммерческие архивы (операторы архивных услуг)․ Это позволяет:

• Освободить площадь аптеки/склада․
• Обеспечить климатконтроль (температура 18-22°C, влажность 45-55%), пожаробезопасность․
• Получить быстрый доступ к сканам документов по запросу (Scan-on-demand)․

Типичные ошибки, ведущие к штрафам и рискам

1. Отсутствие Учетной политики по архивному делу (не разработан перечень дел, не утверждены сроки хранения)․
2. Несвоевременная экспертиза стоиностей (дела годами лежат в кабинете управляющей/главного бухгалтера)․
3. Потеря кадровых документов (Т-2) при смене собственника аптеки — влечет невосстановимую потерю трудового стажа сотрудников и судебные иски․
4. Несоответствие журналов утвержденным формам (самодельные колонки, отсутствие прошивки, нумерации, подписей ответственных)․
5. Хранение ЛС и документации в одном помещении без разграничения доступа (нарушение ГПП и требований к режиму хранения Н/Л форм)․

---

Архивы аптечного управления — это не «кладбище бумаг», а стратегический ресурс организации․ Они обеспечивают:

• Правовую защищенность (подтверждение фактов приема/уволнения, отпуска ЛС, ценовой политики)․
• Регуляторное соответствие (готовность к проверкам Росздравнадзора, прокуратуры, налоговой)․
• Историческую память (основу для научных работ, юбилеев предприятий, корпоративной культуры)․
• Управленческую эффективность (возможность анализировать исторические данные закупок, спрос, кадровую текучесть)․

Компетентная организация архивного дела — от разработки СОП по документообороту и утверждения перечня дел до своевременной сдачи в государственный архив при ликвидации — является признаком зрелой системы управления качеством в любой аптечной организации, будь то отдельная аптека, аптечная сеть или территориальное управление здравоохранением․

---

Ключевые нормативные акты для работы архивиста аптеки (чек-лист):

1. ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
2. ФЗ от № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств»․
3. Приказ Минздрава России от № 647н (ГПП / НАП)․
4. Приказ Минздравсоцразвития России от № 785 «Об утверждении Порядка отпуска лекарственных средств․․․» (журналы формы 24, учет рецептов)․
5. Приказ Минздрава России от № 226 «Об утверждении Инструкции по ведению первичного учета и составлению отчетности в аптеках․․․»․
6. Типовые перечни управленческой документации, подлежащей архивированию, утвержденные Росархивом (для организаций здравоохранения);
7. ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» (раздел об архивировании первичных документов)․

Статья подготовлена на основе анализа архивной практики, нормативной базы РФ и исторических данных о деятельности Главного аптечного управления Минздрава СССР и территориальных органов управления․