Архивы арбитражных судов – это специализированные подразделения, обеспечивающие сохранность, учёт, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в процессе судебного производства. Деятельность архивов регулируется комплексом нормативных актов, среди которых ключевыми являются:

• Федеральный конституционный закон от № 1‑ФКЗ «Об арбитражных судах в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Арбитражный процессуальный кодекс РФ (АПК РФ);
• Приказ Верховного Арбитражного Суда (ВАС РФ) от  г. № П‑1 «О порядке организации работы архивов арбитражных судов» (с изменениями);
• Постановление Пленума ВАС РФ от № 100 (ред. от ) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах».

Все работники арбитражных судов обязаны ознакомиться с требованиями указанных документов.

Структура и основные функции архива арбитражного суда

Основные задачи

1. Сохранность – обеспечение физической и юридической защиты документов.
2. Учёт – ведение реестров, картотек и электронных баз данных.
3. Отбор и уничтожение – формирование перечня документов, подлежащих уничтожению, в соответствии с установленными сроками хранения.
4. Передача в государственные архивы – своевременная сдача документов, подлежащих постоянному хранению, в Архивный фонд РФ.
5. Обеспечение доступа – выдача копий и предоставление правомочных лиц доступа к материалам дел.

Организационная структура

В каждом арбитражном суде архив возглавляет главный архивариус, подчиняющийся судье‑секретарю. В состав архива входят:

• специалисты по учёту и классификации документов;
• сотрудники, отвечающие за электронные системы (САС, КАД);
• служба обеспечения (охрана, климатический контроль).

Жизненный цикл судебного документа

Формирование и регистрация

Документы образуются в ходе:

• рассмотрения дел (исковые заявления, решения, определения);
• исполнительного производства;
• внутренних дел (приказы, распоряжения, журналы, картотеки).

Каждый документ получает уникальный регистрационный номер и вносится в дело по номенклатуре, формируемой в конце года (см. пункт 44.6 КонсультантаПлюс).

Хранение в архиве суда

После завершения судебного разбирательства дело передаётся в архив суда. Сроки хранения определяются Перечнем сроков хранения документов, утверждённым приказом ВАС РФ. Ключевые положения:

1. Документы, срок хранения которых не превышает 5 лет, могут быть уничтожены после истечения срока при условии отсутствия требований к их сохранению.
2. Документы со сроком 10‑15 лет хранятся в архиве суда до истечения установленного периода.
3. Документы, входящие в Перечень постоянно хранимых (например, решения по крупным экономическим спорам, акты, имеющие историческую ценность), передаются в Государственный архив в виде подлинников в сроки, установленные Федеральным законом № 125‑ФЗ.

Передача в государственный архив

Перечень постоянно хранимых документов формируется ежегодно на основании:

• Анализа судебной практики;
• Требований законодательства о государственной истории;
• Решений судов высшей инстанции.

Передача осуществляется в течение 30 календарных дней после окончания срока хранения в суде.

Классификация и номенклатура дел

Для упорядочения дел в архиве используется сводная номенклатура дел арбитражного суда. Составление номенклатуры происходит в последнем квартале текущего года и утверждается руководителем суда. Основные группы номенклатуры:

1. Гражданско‑правовые споры;
2. Трудовые и социальные дела;
3. Налоговые и финансовые споры;
4. Внутренние (непроцессуальные) документы (приказы, инструкции, договоры).

Доступ к архивным материалам и выдача копий

Право на ознакомление

Согласно АПК РФ и Инструкции по делопроизводству, право на ознакомление с материалами имеет:

• Стороны и их представители;
• Третьи лица, имеющие законный интерес (например, органы государственной власти, исследовательские организации).

Порядок получения копий

Для получения копии судебного акта необходимо:

1. Подать письменное запросное письмо в архив суда (можно через электронную форму на официальном сайте суда).
2. Указать реквизиты документа (номер дела, дату, тип акта).
3. Оплатить государственную пошлину (если документ не является публичным).
4. Получить копию в виде распечатки из системы автоматизации судопроизводства (САС) или из информационной системы «Картотека арбитражных дел» (КАД).
5. Копия удостоверяется подписью главного архивариуса и печатью суда (см. ответ Горячей линии ГАРАНТ, февраль 2025 г.).

Сроки выдачи

Стандартный срок выполнения запроса – не более 10 рабочих дней с момента поступления полного пакета документов.

Отбор и уничтожение документов

Отбор проводится в соответствии с Правилами работы архивов арбитражных судов (приказ ВАС РФ). Процедура включает:

1. Проверку реестра дел на предмет истечения сроков хранения;
2. Согласование списка с руководителем суда;
3. Подготовку акта об отборе и передаче в государственный архив (для постоянно хранимых документов);
4. Уничтожение документов, подлежащих уничтожению, в специализированных уничтожительных учреждениях с выдачей акта об уничтожении.

Планирование и контроль работы архива

Контроль осуществляется по следующим направлениям:

• Планирование объёмов хранения – прогнозирование количества дел, исходя из статистики за предыдущие годы.
• Контроль сроков хранения – автоматизированные напоминания о приближающихся датах передачи в государственный архив.
• Аудит качества учёта – периодические проверки соответствия реестров фактическому содержимому.
• Обучение персонала – обязательное ознакомление всех сотрудников суда с Инструкцией и Правилами (пункт 11 Инструкции).

Практические рекомендации для судей и сотрудников

1. Вести электронный учёт – использовать САС и КАД для своевременного внесения данных о каждом документе.
2. Своевременно формировать номенклатуру – не откладывать составление списка дел до последнего месяца квартала.
3. Контролировать сроки – регулярно проверять отчёты о предстоящих передаче в архив и уничтожении.
4. Обеспечить защиту конфиденциальных материалов – применять шифрование и ограниченный доступ к электронным файлам.
5. Документировать каждый запрос – сохранять копии запросных писем и актов выдачи копий для последующего контроля.

Правила работы архивов арбитражных судов Российской Федерации образуют единую систему, направленную на:

• Гарантирование сохранности судебных документов;
• Обеспечение их доступности для участников процесса и исследователей;
• Соблюдение законодательно установленных сроков хранения и передачи в государственные архивы;
• Эффективное управление архивным фондом через автоматизированные системы.

Тщательное соблюдение данных правил повышает прозрачность арбитражного судопроизводства, способствует формированию правовой культуры и сохраняет историческую память о делах, формировавших экономическую жизнь России.

Составлено на основе материалов: Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ, Приказ ВАС РФ «О порядке организации работы архивов арбитражных судов», Постановление Пленума ВАС РФ № 100, КонсультантПлюс (сроки хранения, номенклатура дел), ответы горячей линии ГАРАНТ (2025 г.) и актуальная правовая база на .