Дата актуализации: 08:17:31 ()

Что такое архив для подтверждения трудовой деятельности

Архив для подтверждения трудовой деятельности – это совокупность документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивных учреждениях, которые позволяют установить факт занятости гражданина, размер его заработка, продолжительность стажа и другие сведения, необходимые для оформления пенсии, пособий, кредитов, трудоустройства и т.д.

Основные виды документов, содержащихся в архивах

• Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы.
• Приказы о приёме на работу и увольнении.
• Ведомости на выдачу заработной платы.
• Личные дела сотрудников (анкеты, характеристики, приказы о поощрении и взыскании).
• Справки о заработной плате и удержаниях.
• Документы о переподготовке, повышении квалификации, аттестации.

Как пользоваться сервисом mos.ru для поиска архивов

С 2026 года на портале mos.ru появилась возможность поиска архивов, где хранятся документы, связанные с профессиональной деятельностью граждан. Сервис позволяет:

1. Определить местонахождение документов для подтверждения стажа, размера заработка и факта работы.
2. Получить сведения о личных делах, приказах о приёме и увольнении, ведомостях на выдачу заработной платы, трудовых книжках.
3. Выбрать нужный архив из каталога, в который входят:

• ГБУ Центральный государственный архив города Москвы;
• ГБУ Объединённый государственный архив Оренбургской области;
• ГКУ Государственный архив (уточняется по региону);
• и другие региональные архивы.

Примечание: в некоторых случаях документы могут быть предоставлены в виде сжатого файла формата RAR. Архив защищает информацию от случайного несанкционированного просмотра, однако доступ к нему предоставляется только после официального запроса.

Историческая справка: когда появилось понятие «архив» в российском законодательстве

Первое упоминание термина «архив» в русском законодательстве относится к эпохе Петра I, когда были созданы первые государственные хранилища актов и документов. С тех пор понятие о хранении актов и разработке различных способов такого хранения непрерывно развивалось, что привело к формированию современной системы архивного дела в России.

Содержание архивной справки о подтверждении трудового стажа

Архивная справка, выдаваемая по запросу, включает следующие данные:

• Точное название должности, занимаемой гражданином.
• Период работы (с указанием крайних дат дела).
• Ссылки на архив, фонд, опись, дело и диапазон страниц в деле.
• При необходимости – сведения о размере заработной платы, надбавках, удержаниях.

Поля фильтров в электронных каталогах появляются последовательно: сначала выбирается архив, затем фонд, далее – опись и дело.

Порядок получения архивной справки

1. Определить архивное учреждение, ответственное за хранение документов ликвидированной или действующей организации, где осуществлялась трудовая деятельность.
2. Подать письменный запрос (можно электронно через портал госуслуг или непосредственно в архив). В запросе указываются:
   • ФИО заявителя;
   • Период интересующей работы;
   • Название организации и её реквизиты;
   • Цель получения справки (пенсия, пособие, трудоустройство и т.д.).
3. Оплатить государственную пошлину (если предусмотрена законодательством региона).
4. Дождаться ответа архива – обычно в течение 30 дней. В случае отсутствия необходимых документов архив выдаёт мотивированный отказ с указанием возможных альтернативных источников информации.
5. Получить готовую справку (на бумажном носителе или в электронном виде) и использовать её по назначению.

Примеры обращения в конкретные регионы

Новосибирск

Если трудовая деятельность осуществлялась в г. Новосибирске, то обращаться нужно в:

• ГКУ НСО ГАНО (Государственное казенное учреждение Новосибирской области – Государственный архив Новосибирской области);
• МКУ г; Новосибирска Новосибирский городской архив.

На их официальных сайтах размещены электронные каталоги и формы подачи запросов.

Москва

Для организаций, расположенных в Москве, основным учреждением является ГБУ Центральный государственный архив города Москвы. На портале mos.ru можно сразу увидеть контактные данные, часы приёма и инструкцию по подаче запроса.

Другие регионы

В общем случае необходимо обратиться в орган управления архивным делом того региона, где находилось (или находится) предприятие. Все адреса региональных архивов доступны в разделе «Региональные архивы» на официальных порталах органов исполнительной власти субъектов РФ.

Дополнительные источники информации

• Федеральное казенное учреждение «Государственный архив Российской Федерации» – крупнейший архив в стране, содержащий документы федерального уровня.
• Российский государственный исторический архив (РГИА) – крупнейший архив в Европе, полезный для поиска дореволюционных материалов.
• БД рассекреченных дел и документов федеральных архивов – электронные базы, где можно предварительно проверить наличие нужных дел.
• Цифровые библиотеки (например, Internet Archive) предоставляют доступ к оцифрованным копиям некоторых архивных документов.

Полезные советы

1. Перед подачей запроса уточните точные наименования организации и её возможные преемники – это значительно ускорит поиск.
2. Сохраняйте копии всех отправленных запросов и подтверждений их получения.
3. Если в архиве документы отсутствуют, запросите справку о невозможности выдачи с указанием причин – такой документ также может быть принят в некоторых учреждениях как подтверждение отсутствия сведений.
4. При работе с электронными архивами обращайте внимание на формат файлов (PDF, JPEG, RAR) и наличие необходимого ПО для их открытия.
5. В случае сложностей с формулировкой запроса воспользуйтесь образцами, размещёнными на сайтах архивных учреждений или на портале госуслуг.