Вопрос о том, где находятся архивы документов об образовании, часто возникает у выпускников, работодателей и исследователей. В этой статье мы собрали актуальную информацию о правовой базе, основных архивах, их местонахождении, а также о том, как получить архивную справку или копию диплома.

Что такое архив документов об образовании?

Архив документов об образовании – это специализированное хранилище, где сохраняются официальные документы, подтверждающие факт обучения, получения дипломов, аттестатов, квалификаций и иных свидетельств, выданных образовательными учреждениями; К таким документам относятся:

• Дипломы о высшем образовании;
• Аттестаты о среднем образовании;
• Свидетельства о профессиональной квалификации;
• Учебные справки, выписки из зачетных книжек и др.

Правовая база формирования и ведения архивов

Деятельность архивов документов об образовании регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. № 273‑ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (части 9 и 10 статьи 98, пункт 2 части 15 статьи 107).
2. Постановление Правительства РФ от 31 мая 2021 г. № 825 «Об федеральной информационной системе «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении».
3. Приказы Министерства науки и высшего образования РФ, в частности Приказ № 3 от 9 января 2014 г. и Приказ № 163 от 2 марта 2012 г., регламентирующие формы и порядок оформления документов.

Основные архивы и их адреса

Центральный объединённый архив учреждений системы образования (ЦОА УСО)

Адрес: 109104, г. Москва, Товарищеский пер., дом 25, стр. 1

Телефон (секретариат): 8 (495) -12‑37‑23
Телефон (для справок): 8 (495) -12‑82‑35

Объединённый архив Санкт‑Петербургского государственного университета (СПбГУ)

Адрес: 199034, Санкт‑Петербург, Университетская наб., д. 7‑9

Для получения материалов можно также обратиться лично в Объединённый архив СПбГУ по адресу: Санкт‑Петербург, гор. Петергоф, ул. Ульяновская, д. 9, корп. 1а (по предварительной записи).

Региональные архивы образовательных учреждений

Во многих регионах существуют свои архивы, куда передаются документы в случае ликвидации или реорганизации учебных заведений. Пример:

• Архив в Волгограде: пр‑кт Университетский, 100, г. Волгоград, 400062 (срок исполнения запроса – 15 дней).

Архивы в системе государственных услуг (Госуслуги)

С на портале Госуслуги доступна услуга «Получение архивной справки». Запросы обрабатываются в центральных и региональных архивах, указанных в реестре.

Как получить архивную справку или копию документа?

Процедура получения зависит от того, в каком архиве хранятся нужные вам документы.

Подача запроса в письменной форме

1. Составьте заявление (образцы доступны на сайтах архивов).
2. Укажите полные данные: ФИО, дату рождения, название учебного заведения, годы обучения, номер (если известен) документа.
3. Приложите копию паспорта и, при необходимости, доверенность.
4. Отправьте запрос по почте или электронной почте (например, rectoratpgusa.ru – для СПбГУ).

Онлайн‑запрос через Федеральный реестр

Согласно постановлению Правительства РФ № 825, сведения о документах можно вносить и получать через Федеральный реестр сведений о документах об образовании. Для этого понадобится:

• Электронная подпись;
• Регистрация в системе «Госуслуги»;
• Заполнение формы запроса.

Личный визит в архив

Если требуется срочное получение или копия должна быть заверена печатью архива, рекомендуется явиться лично. При посещении возьмите с собой:

• Паспорт;
• Документ, подтверждающий право на получение (например, доверенность);
• Квитанцию об оплате государственной пошлины (если применимо).

Сколько стоит получение архивных документов?

Стоимость зависит от типа услуги:

• Выдача справки – от 300 руб;
• Копирование (сканирование) – от 100 руб. за лист.
• Экспресс‑выдача (в течение 1‑2 рабочих дней) – дополнительный тариф 200‑500 руб.

Точные расценки указаны на сайтах конкретных архивов.

Полезные ссылки

• Федеральный реестр сведений о документах об образовании
• Портал государственных услуг РФ
• Санкт‑Петербургский государственный университет – архив
• Московский центральный архив
• Справочно‑информационный центр федеральных государственных архивов

Краткая таблица основных адресов

Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться в секретариат соответствующего архива или воспользоваться сервисом «Госуслуги», где можно оформить запрос в электронном виде.