Нотариальная деятельность тесно связана с документами, которые в течение многих лет остаются важными доказательствами прав и обязанностей граждан и юридических лиц. Для их надёжного сохранения создаются архивы государственных нотариальных контор. В статье рассматриваются нормативно‑правовая база, структура и функции архивов, порядок их формирования, сроки хранения, а также особенности доступа к материалам в разных странах СНГ.
Понятие и правовое регулирование
Архив государственной нотариальной конторы – это специализированный архивный фонд, входящий в состав Национального архивного фонда (или регионального архивного учреждения) и предназначенный для временного и (в дальнейшем) постоянного хранения нотариальных документов, образованных в процессе деятельности государственных нотариальных контор.
- Украина. Статья 23 Закона Украины «О нотариате» (с изменениями 2026 г.) устанавливает, что в областных центрах, а также в Киеве, Симферополе и Севастополе создаются государственные нотариальные архивы. Срок временного хранения – до 75 лет, после чего документы передаются в государственный архив.
- Беларусь. Нотариальные архивы (например, Минский городской, Могилевского и Гродненского округов) функционируют под эгидой Белорусской нотариальной палаты и принимают номенклатурные дела нотариусов, а также документы, образованные в государственных конторах.
- Россия. Приказ Минюста РФ от 14 декабря 2022 № 395 (правила организации хранения, комплектования, учёта и использования нотариальных документов) и Приказ Минюста РФ от 19 декабря 2013 № 229 регулируют порядок создания и эксплуатации нотариальных архивов. С 2023 года нотариальные палаты вправе выдавать копии архивных документов за плату.
Организационная структура архивов
Архивы обычно делятся на несколько подразделений:
- Приёмный отдел – принимает номенклатурные дела, документы от закрывающихся контор и от нотариусов‑частников.
- Отдел комплектования и классификации – формирует карточные и электронные реестры, распределяет документы по тематикам (недвижимость, наследство, сделки и т;п.).
- Хранилище – специализированные помещения с контролем микроклимата, охраной и системой видеонаблюдения.
- Отдел обслуживания запросов – выдаёт копии, справки и проводит исследовательскую работу.
Во многих регионах архив возглавляет главный архивист (например, в Орловской нотариальной палате – Шалимова Светлана Евгеньевна).
Порядок формирования и хранения документов
Документы попадают в архив в нескольких случаях:
- При упразднении государственной нотариальной конторы.
- При прекращении полномочий нотариуса, работающего в государственной конторе.
- По инициативе нотариального органа – передача «старых» бумажных дел в архив для освобождения места.
Согласно приказу Минюста РФ от 2022 г., каждый документ сопровождается номенклатурным листом, в котором указаны:
- Номер дела, дата создания;
- Тип документа (договор, завещание, свидетельство и т.д.);
- Сроки хранения (обычно 75 лет, но могут быть сокращены в зависимости от характера документа).
Сроки хранения и передача в постоянный архив
В большинстве стран СНГ установлен максимальный срок временного хранения – 75 лет. По истечении этого срока документы либо уничтожаются (если они не представляют исторической ценности), либо передаются в государственный архив для постоянного хранения.
Пример из украинского законодательства: «… осуществляют временное (до 75 лет) хранение нотариальных документов, после чего они передаются в архивные учреждения».
Доступ к архивным материалам
Доступ к архиву регулируется законом о доступе к публичной информации и внутренними регламентами архивов.
- Для нотариусов – возможность получить копию документа в бумажной или электронной форме (платно, согласно тарифам палаты).
- Для граждан – запросы в письменной форме, подтверждающие законный интерес (наследственные дела, сделки с недвижимостью и т.п.).
- Для исследователей – предоставление справок и доступа к материалам в рамках научных и исторических исследований.
В России с 2023 года нотариальные палаты обязаны выдавать архивные справки в электронном виде через специализированные порталы.
Электронные архивы и цифровизация
В последние годы активно внедряется цифровая инфраструктура:
- Сканирование бумажных дел и их загрузка в электронный архив с метаданными.
- Использование систем управления документами (СУД) для учёта, поиска и выдачи копий.
- Внедрение электронных подписей и блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности электронных копий.
Пример: в Минском областном нотариальном округе хранится электронная копия газеты «Советская Белоруссия» от 3 июля, использованная в качестве справочного материала при работе с архивом.
Примеры архивов в разных странах
Украина
Государственные нотариальные архивы расположены в областных центрах, Киеве, Симферополе и Севастополе. Они входят в Национальный архивный фонд, срок хранения – до 75 лет.
Беларусь
Среди известных архивов:
- Нотариальный архив Минского городского нотариального округа.
- Нотариальный архив Могилевского и Гродненского округов.
- Ведомственный нотариальный архив Брестской области – хранит договоры, наследственные дела, завещания и др.
Россия
Крупные архивы:
- Архивы государственных нотариальных контор г. Москвы (например, ГНК № 25, архив 1993‑1998 гг.)
- Нотариальный архив Свердловской области – принимает документы от частных нотариусов.
- Нотариальный архив Орловской нотариальной палаты (руководитель – Шалимова С.Е.).
Практические рекомендации для нотариусов
- Своевременно формировать номенклатурные листы – это ускорит процесс передачи дел в архив.
- Следить за сроками хранения – документы, срок которых истёк, необходимо либо уничтожить, либо передать в постоянный архив;
- Оцифровывать важные документы – это облегчает их последующее использование и снижает риск потери.
- Вести реестр переданных дел – хранить копию реестра в офисе для контроля.
- Учитывать региональные особенности – в разных субъектах могут быть дополнительные требования (например, в Белоруссии – обязательный приём газеты «Советская Белоруссия»).
Архивы государственных нотариальных контор играют ключевую роль в обеспечении юридической стабильности и сохранении исторической памяти. Их работа регулируется комплексом законов и приказов, а современная цифровизация делает процесс более прозрачным и доступным. Понимание правовых требований, правильная организация документооборота и своевременное взаимодействие с архивными учреждениями позволяют нотариусам эффективно выполнять свои обязанности и гарантировать надёжную сохранность нотариальных актов.
Дата актуализации: г.