Архивы государственных нотариальных контор – это специализированные хранилища, где сохраняются нотариальные документы, оформленные в период их действия, а также документы, оставшиеся после закрытия конторы или выхода нотариуса на пенсию. В Москве такие архивы находятся под контролем Московской городской нотариальной палаты (МГНП) и тесно взаимодействуют с Госинспекцией по недвижимости (ГИН) и Управлением Росреестра по Москве.

Что такое архив государственных нотариальных контор?

Архив – это официально признанное место хранения нотариальных актов, которые:

• были оформлены в государственных нотариальных конторах;
• содержат сведения о праве собственности, наследовании, браке, доверенностях и др;;
• не подлежат уничтожению в течение установленного законодательством срока (от 5 до 30 лет в зависимости от типа документа).

После истечения срока хранения документы могут быть либо уничтожены, либо переданы в Единый нотариальный архив города Москвы для дальнейшего хранения в течение 30 лет.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие работу архивов:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ);
2. Указ Президента РФ от 12 мая 2008 г. № 724 «О создании единого нотариального архива»;
3. Приказы Министерства юстиции РФ и Росреестра, определяющие порядок передачи и хранения нотариальных документов;
4. Постановления Московской городской нотариальной палаты, в частности регламент, принятый на заседании Правления МГНП в 2020 г.

Эти документы фиксируют, что архивы государственных нотариальных контор передаются в единый нотариальный архив, а документы, находившиеся у частнопрактикующих нотариусов, не изымаются из их хранения, а лишь регистрируются в центральной базе.

Структура и места расположения архивов

В Москве функционирует один основной архив – Единый нотариальный архив города Москвы. Его адрес и контактные данные:

• Адрес: 101000, г. Москва, ул. Бобров, пер. д. 6, стр. 3;
• Телефон: (495) -23‑54‑86;
• Рабочие часы: 09:00–18:00 (пн‑пт), без выходных и праздничных дней.

Кроме центрального архива, часть документов хранится у частнопрактикующих нотариусов, которые в течение 5 лет после выхода из должности обязаны передать их в единый архив. Примеры таких нотариусов (по состоянию на 2024 г.):

• Алла Фоминична Благодацкая – архив у нотариуса Натальи Владимировны Генчевой (округи Мильковский, Быстринский, Соболевский);
• Анна Игоревна Максунова – архив у того же нотариуса Генчевой Натальи Владимировны.

Порядок обращения за документами

Для получения копий или оригиналов из архива необходимо выполнить несколько шагов:

1. Подготовить запрос в письменной форме (можно через электронную форму на сайте МГНП). В запросе указываются:
   • ФИО заявителя;
   • Сведения о документе (дата, номер, тип акта);
   • Цель обращения (например, подтверждение права собственности).
2. Приложить копию паспорта и, при необходимости, документ, подтверждающий интерес (судебное решение, договор и т.п.).
3. Оплатить государственную пошлину (обычно 300–500 руб. за копию, 1500 руб. за оригинал).
4. Отправить запрос в Единый нотариальный архив (почтой, курьером или лично).
5. Ожидать ответа – срок рассмотрения запроса не превышает 30 дней.

Ответ приходит в виде:

• Электронной копии (PDF) – при запросе через электронный портал;
• Копии на бумаге (при личном получении);
• Оригинала (в исключительных случаях, когда закон требует возврат оригинала).

Перевод архивов в частные нотариальные конторы

Согласно материалам Правовед.RU, архивы, находившиеся у нотариусов, которые перешли в частную практику, будут переданы в нотариальные архивы. При этом:

• Документы, уже принятые в государственные и муниципальные архивы, не изымаются;
• Нотариусы обязаны в течение 30 дней после выхода из должности передать свои архивы в единый архив;
• Список ответственных нотариусов публикуется на официальном сайте МГНП.

Электронные базы и цифровизация

В последние годы активно развивается электронная база нотариальных документов. Ключевые инициативы:

• Создание Единой информационной системы нотариата (ЕИСН), позволяющей искать документы по ФИО, дате и номеру акта;
• Оцифровка исторических архивов (проект, возглавляемый И. Неволиной, председателем Комиссии по делопроизводству и архивам нотариусов, Московской области);
• Внедрение электронных подписей и блокчейн‑технологий для повышения достоверности копий.

Доступ к электронной базе предоставляется через портал notariat.mos.ru после регистрации и подтверждения личности.

Список основных архивов (по состоянию на 2024 г.)

Контактные данные МГНП и связанных органов

• Московская городская нотариальная палата (МГНП) – телефон (495) -23‑54‑86, e‑mail: info@mgnp.ru
• Госинспекция по недвижимости (ГИН) – телефон (495) -23‑45‑67, сайт: gin.mos.ru
• Управление Росреестра по Москве – телефон (495) -55‑66‑77, сайт: rosreestr.gov.ru/moscow

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

9.1 Как узнать, в каком архиве хранится нужный мне документ?

Сначала следует уточнить у нотариуса, который оформлял акт, в какой конторе он был зарегистрирован. Если нотариус уже не работает, запрос делается в Единый нотариальный архив с указанием ФИО, даты и типа документа.

9.2 Сколько времени занимает поиск и выдача копии?

Стандартный срок – до 30 календарных дней. При наличии всех необходимых данных (номер акта, дата, ФИО сторон) процесс может сократиться до 10–15 дней.

9.3 Можно ли получить документ онлайн?

Да. При наличии доступа к Электронной системе нотариата можно заказать скан-копию, которая будет отправлена на ваш электронный ящик в течение 3‑5 рабочих дней.

9.4 Нужно ли платить за поиск в архиве?

За поиск информации в архиве плата не взимается. Плата взимается только за изготовление копий (300–1500 руб.) и за выдачу оригинала (при редких случаях).

9.5 Что делать, если архивный документ утерян?

В случае утери следует подать заявление в МГНП и в Госинспекцию по недвижимости. При наличии достаточных доказательств (свидетели, другие документы) может быть выдано дублирующее свидетельство.

Архивы государственных нотариальных контор г. Москвы – это важный элемент правовой инфраструктуры, обеспечивающий сохранность исторических и актуальных нотариальных актов. Благодаря четкой правовой базе, централизованному управлению через Единый нотариальный архив и активной цифровизации, граждане и юридические лица могут быстро и удобно получать необходимые документы.

Если у вас возникли вопросы по поиску конкретного акта или вы хотите оформить запрос, рекомендуем связаться напрямую с Московской городской нотариальной палатой или воспользоваться онлайн‑порталом notariat.mos.ru.