Архивы Калужской области – это совокупность государственных и муниципальных архивных учреждений, где хранятся документы, отражающие историю региона от древних времен до наших дней. Официальный сайт Государственного архива Калужской области (ГАКО) предоставляет возможность ознакомиться с фондами, получить электронные копии документов и оформить запросы онлайн.

Структура архивного управления в Калужской области

Управление по делам архивов Калужской области включает:

• Управление по делам архивов Калужской области – уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
• Три государственных архива Калужской области.
• 26 муниципальных архивов, расположенных в разных районах области.

Все эти учреждения объединены в единую информационную систему ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов).

Официальный сайт архива

Адрес официального сайта: http://archive.admoblkaluga.ru/gako

На сайте вы найдёте:

1. Историю архивного дела в регионе.
2. Новости и анонсы мероприятий.
3. Нормативно‑правовые акты, регулирующие работу архивов.
4. Электронный каталог фондов с расширенным поиском.
5. Формы для подачи запросов и получения копий документов.

Главные разделы сайта

• «О нас» – информация о структуре, руководстве и контактах.
• «Фонды» – подробные описания архивных фондов, их объёмов и периодов охвата.
• «Электронный каталог» – поиск по метаданным, возможность заказать скан-копию.
• «Запросы и услуги» – пошаговое руководство по оформлению запросов.
• «Контакты» – телефоны, e‑mail, адреса всех подразделений.

Как оформить запрос через официальный сайт

Для получения копий документов, справок или выписок необходимо подать запрос. Ниже – подробный алгоритм.

Шаг 1. Регистрация пользователя

Для доступа к форме запроса требуется создать личный кабинет.

1. Перейдите в раздел «Личный кабинет» (ссылка обычно в правом верхнем углу главной страницы).
2. Нажмите кнопку «Регистрация» и заполните поля:
   • ФИО
   • Электронный адрес (e‑mail)
   • Контактный телефон
   • Организация (если запрос делается от имени учреждения)
3. Подтвердите регистрацию, перейдя по ссылке из письма, отправленного на ваш e‑mail;

Шаг 2. Поиск нужного документа

Перед оформлением запроса рекомендуется уточнить, какие именно документы вам нужны.

• Откройте раздел «Электронный каталог».
• Выберите тип фонда (например, «Годовые отчёты», «Метрические книги», «Ревизские сказки»).
• Введите ключевые слова, даты, номера дел и нажмите «Поиск».
• В результатах найдите нужный документ и запомните его уникальный идентификатор (ID).

Шаг 3. Заполнение формы запроса

После того как вы определились с документом, перейдите в раздел «Запросы и услуги» → «Создать запрос».

1. Укажите тип запроса:
   • Копия документа (скан‑копия, фотокопия).
   • Выдача оригинала (только для документов, не являющихся уникальными).
   • Информационный запрос (справка о наличии и состоянии документа).
2. В поле «Идентификатор документа» введите ID, полученный на этапе поиска.
3. Определите способ получения:
   • Электронная почта (PDF, JPG).
   • Почтовая отправка (по адресу, указанному в профиле).
   • Личный приход в архив (указать желаемую дату).
4. Укажите количество копий и желаемый формат (цвет/чёрно‑белый).
5. При необходимости приложите скан вашего паспорта или иного удостоверения личности (требуется для доступа к закрытым документам).
6. Нажмите кнопку «Отправить запрос».

Шаг 4. Оплата услуги (если требуется)

Большинство запросов в государственных архивах являются бесплатными, однако за изготовление копий может взиматься плата.

• После отправки запроса система автоматически сформирует счёт (если услуга платная).
• Оплатить можно банковской картой онлайн, через СБП или по реквизитам, указанным в счёте.
• После подтверждения оплаты статус запроса изменится на «Оплачено».

Шаг 5. Ожидание и получение результата

Сроки выполнения зависят от сложности запроса:

• Электронные копии – от 1 до 5 рабочих дней.
• Почтовая отправка – 7‑14 дней (в зависимости от региона).
• Выдача оригинала в архив – по предварительной записи, обычно в течение 1‑2 дней.

Статус вашего запроса можно отслеживать в личном кабинете в разделе «Мои запросы». При готовности документа вы получите уведомление на e‑mail.

Контактные данные Государственного архива Калужской области

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить доступ к закрытым документам?

Да, но только при наличии законных оснований (судебный запрос, согласие наследников, официальное разрешение). В таком случае необходимо приложить соответствующее решение суда или согласие.

Какие документы считаются «уникальными» и не подлежат копированию?

Уникальными считаются оригиналы, находящиеся в единственном экземпляре, а также документы, охраняемые законом о культурном наследии. По ним вы можете только получить справку о наличии.

Можно ли заказать перевод документов?

На официальном сайте переводов не предоставляется, но архив может рекомендовать аккредитованные бюро переводов.

Как узнать, какие фонды доступны в электронном виде?

В разделе «Электронный каталог» рядом с каждым фондом указано наличие сканированных материалов. Также есть отдельный раздел «ЭБИД – Электронная библиотека исторических документов», где размещены уже оцифрованные материалы.

Полезные ссылки

• Официальный сайт Государственного архива Калужской области
• Портал «Архивы России»
• ГИС УИАД – система удаленного доступа к архивным документам
• Telegram-канал архива

Официальный сайт Государственного архива Калужской области – удобный инструмент для всех, кто интересуется историей региона, занимается генеалогическими исследованиями или нуждается в официальных документах. Благодаря онлайн‑каталогу и системе подачи запросов через личный кабинет процесс получения архивных материалов стал быстрым, прозрачным и полностью цифровым.

Помните: перед подачей запроса обязательно уточните точный номер и период интересующего вас документа – это ускорит обработку и сократит время ожидания.