Архивы личного состава – это специализированные хранилища, где сохраняются кадровые документы ликвидированных предприятий, учреждений и организаций. Такие архивы необходимы для восстановления истории труда, подтверждения прав на пенсию, получения справок о трудовой деятельности и проведения научных исследований.

Правовая основа и задачи архивов

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле» и нормативным актам Министерства культуры РФ, документы по личному составу подлежат обязательному хранению в течение 75 лет. Основные задачи архивов:

• Сохранение оригинальных кадровых документов (приказы, листы учета, табели, личные дела).
• Обеспечение доступа к информации для граждан, исследователей и государственных органов.
• Оцифровка и создание единой информационной системы удалённого доступа (ГИС УИАД).
• Консультирование заявителей о месте хранения нужных материалов.

Ключевые архивные учреждения

2.1 Центральный государственный архив по личному составу (ЦГАЛС)

Главный архив, где хранятся документы по ликвидированным предприятиям России, в т.ч.:

• Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб).
• Государственный архив по личному составу Свердловской области (Екатеринбург).
• Российский государственный военный архив – хранит личный состав военных формирований, в т.ч. партизанских отрядов.

2.2 Региональные архивы

В каждом субъекте РФ действует собственный архив, куда могут быть переданы документы, если они относятся к региональному уровню. Примеры:

• Государственный архив Свердловской области.
• Государственный архив Санкт‑Петербурга.
• Архивы областных и республиканских центров хранения документов по личному составу.

2.3 Специальные архивы партизанского периода

Во время Великой Отечественной войны в стране функционировало 19 местных ШПД (Штабов партизанского движения). Их списки личного состава передавались в центральный архив после войны. Для получения таких документов необходимо обращаться в:

• Центральный государственный архив по личному составу.
• Региональные архивы, где находились соответствующие ШПД.

Как оформить запрос на документы

3.1 Письменный запрос

Запросы рекомендуется подавать в письменной форме. В запросе необходимо указать:

1. Полные ФИО заявителя.
2. Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail).
3. Точное название предприятия/учреждения, период деятельности и, если известны, номер дела.
4. Перечень требуемых документов (приказ о приёме, лист учета, личное дело и т.д.).
5. Цель обращения (получение справки, исследовательская работа, пенсионные вопросы).

Письменный запрос можно отправить:

• по почте на адрес Министерства культуры РФ:
  123112, г. Москва, Пресненская наб., д. 10, стр. 2;
• лично в Приёмную граждан, расположенную на первом этаже правительственного комплекса (адрес уточняется на официальном сайте).

3.2 Электронный запрос через ГИС УИАД

Государственная информационная система удалённого использования архивных документов (ГИС УИАД) позволяет:

• Проводить поиск по фондам, описям, делам и датам.
• Заказывать копии документов онлайн.
• Отслеживать статус выполнения запроса.

Для доступа к системе необходимо:

1. Зарегистрироваться на официальном портале archives.gov.ru.
2. Выбрать нужный архив (например, ЦГАЛС СПб) и задать параметры поиска.
3. Оформить заявку на копирование и оплатить услуги (поиск и консультация – бесплатно, копирование – платно).

Стоимость и сроки выполнения

Услуги по поиску места хранения документов и консультации предоставляются бесплатно. Плата взимается только за:

• Копирование (сканирование, фотокопия) – от 30 руб. за лист.
• Экспресс‑обслуживание (в течение 3‑5 рабочих дней) – дополнительный тариф.

Обычный срок выполнения запроса – 10‑15 рабочих дней с момента получения полного пакета документов.

Электронные ресурсы и сервисы

5.1 Поиск по архивам Яндекса

Сервис «Поиск по архивам», запущенный Яндексом, позволяет искать имена и фамилии в рукописных документах XVIII‑начала XX века. Это удобно для предварительного исследования, но окончательные документы доступны только через официальные архивные порталы.

5.2 Порталы региональных архивов

На сайтах региональных архивов (например, Архив Санкт‑Петербурга) можно:

• Просматривать каталоги фондов.
• Заказывать электронные копии.
• Получать справки о наличии документов.

Практические рекомендации исследователям

1. Тщательно формулируйте запрос. Чем точнее указаны название предприятия, период и тип документов, тем быстрее архив сможет их найти.
2. Сохраняйте копию отправленного письма. При обращении в архив по почте рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о вручении.
3. Пользуйтесь электронными сервисами. ГИС УИАД и «Поиск по архивам» позволяют сократить время поиска и избежать лишних поездок.
4. Учитывайте сроки хранения. Некоторые документы могут быть уничтожены в рамках утилизации архивных материалов, если срок их хранения истёк.
5. Обращайтесь в региональные архивы. Если вы ищете документы по предприятиям, которые функционировали в конкретном регионе, сначала уточните наличие в региональном архиве – это часто ускоряет процесс.

Архивы государственных документов по личному составу играют важную роль в сохранении трудовой истории России. Современные электронные сервисы, такие как ГИС УИАД и поисковые системы Яндекса, делают процесс поиска более доступным, однако для получения официальных справок и копий всё ещё требуется официальный запрос в соответствующий архив.

Помните, что:

• Консультации и поиск места хранения – бесплатно.
• Копирование документов оплачивается согласно тарифам архива.
• Точные и полные запросы позволяют сократить сроки получения нужных материалов.

Если у вас возникли вопросы, обращайтесь в Приёмную граждан по адресу г. Москва, Пресненская наб., д. 10, стр. 2 или используйте онлайн‑портал archives.gov.ru для подачи электронного запроса.

Дата публикации: