Архив областного исполнительного комитета (облисполкома) является неотъемлемым элементом архивного фонда Республики Беларусь. Он обеспечивает сохранность, учет и использование документов, образующихся в деятельности высшего органа исполнительной власти в области. На основе анализа действующего законодательства и информации с официальных ресурсов (по состоянию на ), ниже представлен подробный обзор организации архивного дела в облисполкомах.

Правовая основа деятельности

Деятельность архивов облисполкомов регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Закон Республики Беларусь от 4 января 2010 г. № 108-З «О местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь» — определяет правовой статус, полномочия и организацию работы облисполкомов.
• Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве» — задает общие принципы формирования, хранения и использования архивных фондов.
• Положения об архивных отделах (управлениях) облисполкомов — локальные нормативные акты, утверждаемые решениями облисполкомов. Например, «Об утверждении Положения об архивном отделе исполнительного комитета областного Совета народных депутатов» (по состоянию на 17 октября 2004 года и более поздние редакции).
• Регламенты работы облисполкомов (например, Регламент Брестского облисполкома, архивная копия от на Wayback Machine).

Организационная структура: Архивный отдел (Управление)

В структуре каждого облисполкома функционирует специализированное структурное подразделение, отвечающее за архивное дело и делопроизводство. Наименование может варьироваться:

• Архивный отдел (традиционное название для структурных подразделений среднего звена).
• Управление архивного дела и делопроизводства (часто входит в состав Главного управления юстиции облисполкома).

Примеры структурного подчинения по регионам:

1. Минский облисполком: Функции выполняет Главное управление юстиции Минского облисполкома (адрес: 220036, г. Минск), в состав которого входит сектор/управление архивного дела и делопроизводства, а также архив органов ЗАГС.
2. Брестский облисполком: Главное управление юстиции Брестского облисполкома курирует архивное дело и делопроизводство, включая регистрацию актов гражданского состояния и работу органов принудительного исполнения.
3. Гомельский облисполком: Аналогичная структура — Главное управление юстиции Гомельского облисполкома, ведающее архивными делами на уровне области и районов (Лоевский, Речицкий, Хойникский и др.).
4. Гродненский, Могилевский, Витебский облисполкомы: Имеют соответствующие управления юстиции или архивные отделы, обеспечивающие документационное обеспечение деятельности председателей и комитетов (например, комитетов по архитектуре, госимуществу).

Основные функции архива облисполкома

Архив облисполкома решает следующие ключевые задачи:

Формирование и учет архивного фонда

• Прием на хранение документов постоянного и длительного срока хранения от структурных подразделений облисполкома (комитетов, отделов, управлений).
• Прием документов от ликвидированных или реорганизованных районных исполкомов, предприятий и организаций ведомственной подчиненности (например, архивы районов Чунского типа в историческом контексте).
• Государственная регистрация архивных фондов и описей.

Обеспечение сохранности документов

• Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антибиологическая защита).
• Организация реставрации, оздоровления и микрофильмирования/цифрового копирования ценных и изношенных документов.
• Обеспечение физической безопасности архивных помещений.

Информационно-справочное обслуживание

• Выдача справок, выписок и копий документов гражданам и организациям (в установленном законом порядке);
• Обеспечение доступа к архивной информации для нужд самих органов управления (правовое, хозяйственное, кадровое обеспечение).
• Публикация путеводителей, реестров фондов на официальных сайтах облисполкомов (например, официальный сайт Брестского облисполкома, портал Гродненского облисполкома).

Методическое руководство и контроль

• Методическое руководство архивами районных (городских) исполкомов, ведомственных архивов организаций области.
• Проведение проверок состояния делопроизводства и архивного дела в подчиненных организациях.
• Утверждение перечней типовых управленческих архивных документов, образующихся в органах местного управления.

Состав архивного фонда облисполкома

Фонд облисполкома формируется из документов:

• Органов советов народных депутатов (исторически) и исполнительных комитетов областей.
• Председателей облисполкомов (высшее должностное лицо области, назначаемое Президентом РБ).
• Комитетов и управлений облисполкома: архитектуры и строительства, государственного имущества, финансов, образования, здравоохранения, сельского хозяйства и др.
• Районных и городских исполкомов (после ликвидации или реорганизации).
• Хозяйственных обществ и предприятий, в уставных фондах которых облисполком имеет долю (перечни публикуются на сайтах, напр., Брестского облисполкома).

Особенности доступа и использования

Доступ к документам архива облисполкома регулируется законодательством об информации и архивном деле:

• Открытые документы: предоставляются всем заинтересованным лицам.
• Документы с ограниченным доступом: содержат государственные тайны, персональные данные, коммерческую тайну. Доступ предоставляется на основании официальных запросов, доверенностей или решений суда/прокурора.
• Сроки открытия: общие сроки доступа к документам с персональными данными — 75 лет со дня их создания (с учетом норм Закона «Об архивном деле»).

Современная практика предполагает переход на электронное документооборот и создание электронных архивов, что позволяет дистанционно предоставлять копии документов через официальные порталы облисполкомов (например, портал Гродненского облисполкома, сайт Миноблисполкома).

Роль Главных управлений юстиции облисполкомов

В текущей системе (на 2026 год) ключевую координирующую роль играют Главные управления юстиции облисполкомов. Они:

• Реализуют единую государственную политику в сфере архивного дела на территории области.
• Ведают вопросами регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС), что тесно связано с архивным хранением метрических книг.
• Координируют работу архивов районных исполкомов и ведомственных архивов.
• Осуществляют лицензирование архивной деятельности (реставрация, экспертиза документов).

Перспективы развития: Цифровизация

На современном этапе приоритетными направлениями развития архивов облисполкомов являются:

• Создание единых электронных архивных ресурсов области.
• Перевод наиболее востребованных фондов (земельные дела, личные дела, решения исполкомов) в электронный вид.
• Интеграция с республиканскими информационными системами (ЕРАИС, АИС «Делопроизводство»).
• Обеспечение беспрепятственного доступа к архивной информации для органов власти в режиме реального времени.

Архив облисполкома — это не просто место хранения бумаг, а стратегический информационный ресурс региона. Он обеспечивает правовую преемственность власти, защищает права граждан (земельные, жилищные, пенсионные, наследственные) и служит основой для принятия управленческих решений. Благодаря централизации функций в Главных управлениях юстиции облисполкомов и внедрению цифровых технологий, архивное дело областей Республики Беларусь демонстрирует устойчивое развитие в сторону прозрачности и доступности для общества.

Важно: Для получения конкретной архивной справки или доступа к документам необходимо обращаться непосредственно в Главное управление юстиции соответствующего облисполкома или в архивный отдел конкретного районного/городского исполкома. Контакты и реквизиты актуальны на официальных сайтах облисполкомов (Минский, Брестский, Гродненский, Могилевский, Гомельский, Витебский).