Архивы органов‚ регистрирующих акты гражданского состояния (ЗАГС)‚ входящие в структуру главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов (облисполкомов)‚ являются ключевыми хранилищами документальной памяти региона. В них концентрируются вторые (и в некоторых случаях первые) экземпляры записей актов гражданского состояния‚ необходимые для подтверждения правовых фактов гражданами‚ ведения государственной статистики и исторических исследований.

Ниже представлен подробный обзор организации работы таких архивов на примере регионов Республики Беларусь и Российской Федерации‚ основанный на актуальных сведениях.

Правовая основа и состав архивных фондов

Деятельность архивов ЗАГС регулируется законодательством в сфере архивного дела и актами гражданского состояния. Главным документом‚ определяющим формы выдаваемых документов (справок‚ извещений)‚ в Республике Беларусь является Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от № 43 «Об утверждении форм справок‚ журналов и других документов‚ связанных с регистрацией актов гражданского состояния».

Что хранится в архивах:

• Вторые экземпляры записей актов гражданского состояния (о рождении‚ заключении брака‚ расторжении брака‚ усыновлении‚ установлении отцовства‚ перемене имени‚ смерти)‚ составленные органами ЗАГС на территории соответствующей области.
• В отдельных случаях (например‚ в Архивно-информационном отделе Управления ЗАГС г. Москвы) хранятся первые экземпляры записей (с 1979 года по настоящее время) и вторые экземпляры (с 1921 по 1978 год)‚ а также записи‚ составленные консульскими учреждениями СССР/РФ и органами ЗАГС при военных комендатурах советских войск за границей.

Региональные особенности формирования фондов (Республика Беларусь)

На территории Республики Беларусь архивы органов ЗАГС созданы при главных управлениях юстиции облисполкомов и Мингорисполкома. Хронологические границы фондов зависят от истории конкретного региона и сохранности документов в военное и послевоенное время.

Могилевская область

Архив органов‚ регистрирующих акты гражданского состояния‚ ГУ Юстиции Могилевского облисполкома. На хранении находятся вторые экземпляры записей актов гражданского состояния‚ составленные на территории Могилевской области. Архив осуществляет выдачу повторных свидетельств и справок на основании хранящихся фондов.

Гродненская область

Отдел по архивам‚ загсам и иным правовым вопросам ГУ Юстиции Гродненского облисполкома. Фонд охватывает период частично с 1945 года по настоящее время. Важно отметить: архивный фонд за 1944 год сохранен лишь частично‚ что связано с историческими событиями периода ВОВ.

Брестская область

Группа архива органов‚ регистрирующих акты гражданского состояния‚ ГУ Юстиции Брестского облисполкома. Структурное подразделение работает на основании утвержденных Минюстом форм справок и журналов. Обеспечивается порядок обжалования административных решений‚ принимаемых сотрудниками архива.

Город Минск (Мингорисполком)

Сектор архива органов‚ регистрирующих акты гражданского состояния‚ ГУ Юстиции Мингорисполкома. Расположение: г. Минск‚ ул. Руссиянова‚ 24. Сектор ведет учет органов ЗАГС города и выдает архивные справки на основе хранящихся вторых экземпляров записей актов.

Минская область

Архив органов ЗАГС ГУ Юстиции Минского облисполкома. Архивный фонд составляют вторые экземпляры записей актов гражданского состояния‚ совершенные органами ЗАГС Минской области с 1945 года (фонд за 1944 год сохранен частично). Информация актуализирована по состоянию на 2026 год.

Особенности организации в Российской Федерации

В РФ структура архивов ЗАГС может отличаться: они часто выделены в отдельные структурные подразделения (архивно-информационные отделы) внутри управлений ЗАГС субъектов федерации или городов федерального значения.

Город Москва

Архивно-информационный отдел Управления записи актов гражданского состояния города Москвы (Управление ЗАГС Москвы). Является структурным подразделением управления. Хранит уникальные массивы данных:

• Записи актов‚ составленные консульскими учреждениями СССР и РФ.
• Записи органов ЗАГС при военных комендатурах советских войск за границей.
• Вторые экземпляры записей: 1921–1978 гг.
• Первые экземпляры записей: с 1979 года по настоящее время.

Московская область

Главное управление записи актов гражданского состояния Московской области. Помимо архивных функций (хранение вторых экземпляров)‚ управление непосредственно осуществляет государственную регистрацию: рождения‚ заключения и расторжения брака‚ усыновления‚ установления отцовства‚ перемены имени‚ смерти.

Волгоградская область

Архив отдела ЗАГС комитета юстиции Волгоградской области. Адрес: ул. Дымченко‚ 16‚ г. Волгоград. Функционирует как архивная служба регионального органа юстиции‚ предоставляя доступ к фондам для выдачи справок и свидетельств.

Основные услуги‚ предоставляемые архивами ЗАГС

1. Выдача повторных свидетельств о рождении‚ браке‚ разводе‚ смерти (в случае утери или непригодности оригинала).
2. Выдача архивных справок (форма № 34‚ форма № 25 и др.) для подтверждения факта регистрации акта гражданского состояния (например‚ для оформления наследства‚ пенсии‚ гражданства).
3. Поисковая работа по восстановлению утраченных записей (при условии сохранности фонда за запрашиваемый период).
4. Подтверждение факта регистрации акта для судебных и нотариальных целей.

Порядок обращения и обжалования

Обращение в архив возможно лично‚ через представителя (по нотариальной доверенности) или посредством почтового/электронного запроса (в зависимости от регламента конкретного региона).

Важно: В случае отказа в выдаче документа или ином административном решении‚ действия (бездействие) должностных лиц архива могут быть обжалованы в вышестоящем органе юстиции или в судебном порядке в соответствии с законодательством (КоАП‚ ГПК/КАС РФ‚ Кодекс об административных процедурах РБ).

Резюме

Архивы органов ЗАГС при главных управлениях юстиции облисполкомов (или аналогичных структур в РФ) выполняют критически важную функцию — гарантируют сохранность юридически значимых записей о жизненных событиях граждан. Несмотря на общие принципы работы (хранение вторых экземпляров‚ выдача справок)‚ хронологические границы фондов и организационная структура варьируются от региона к региону.

Перед обращением рекомендуется уточнить на официальном сайте соответствующего управления юстиции или по телефону:

• Точный адрес и режим работы архива (например‚ для Минска: ул. Руссиянова‚ 24; для Волгограда: ул. Дымченко‚ 16).
• Наличие искомой записи в фонде (учитывая возможные пробелы‚ напр.‚ 1944 год в Гродненской и Минской областях).
• Необходимый пакет документов и госпошлину.

Статья подготовлена на основе открытых сведений с официальных сайтов управлений юстиции и справочных ресурсов. Актуальность сведений по конкретным адресам и часам работы требует проверки на дату обращения (текущая дата: ).