В процессе жизни каждый человек сталкивается с необходимостью подтверждения своего трудового стажа, уровня образования или факта службы в вооруженных силах. Нередко случается так, что организации, в которых мы когда-то работали или служили, ликвидируются, а документы теряются. В таких случаях на помощь приходят государственные архивы по личному составу. В этой статье мы подробно разберем, что представляют собой такие архивы, как найти их официальные сайты и как правильно запросить нужную информацию.

Что такое архив по личному составу и для чего он нужен?

Архив по личному составу — это специализированное учреждение, которое занимается хранением, учетом и использованием документов, связанных с трудовой биографией граждан. Согласно действующему законодательству, кадровые документы (личного состава) хранятся в архиве на протяжении 75 лет. Это необходимо для обеспечения социальных гарантий граждан: назначения пенсий, подтверждения стажа, размера заработной платы, а также для восстановления утраченных трудовых книжек.

К документам по личному составу относятся:

• Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
• Личные карточки сотрудников;
• Личные дела;
• Лицевые счета по начислению заработной платы;
• Трудовые книжки (невостребованные);
• Книги списочного состава и другие документы.

Региональные архивы документов по личному составу

Если предприятие, на котором вы работали, было ликвидировано и не имеет правопреемников, его документы передаються в специализированные государственные архивы. Рассмотрим несколько примеров таких учреждений.

Санкт-Петербург (ЦГАЛС СПб)

В Северной столице эту функцию выполняет Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб). Официальную информацию о нем можно найти на портале Администрации Санкт-Петербурга. Архив хранит огромный массив документов по ликвидированным организациям региона.

Свердловская область (ГАДЛССО)

В Свердловской области действует Государственный архив документов по личному составу Свердловской области (ГАДЛССО). Он был создан в соответствии с Указом Губернатора области от г. Юридическую самостоятельность учреждение получило 3 апреля 2001 года. Архив и его филиалы принимают на хранение документы от ликвидированных предприятий региона.

Владимирская область и другие регионы

Аналогичные архивы существуют и в других субъектах РФ, например, Государственный архив Владимирской области. В большинстве случаев официальный сайт регионального архива по личному составу интегрирован в структуру главного портала архивной службы конкретной области (например, в разделе «Архивные учреждения»).

Военные архивы: поиск информации о службе и наградах

Поиск информации о родственниках, служивших в армии, особенно в годы Великой Отечественной войны,, отдельная и очень важная тема. Основным массивом документов о военной службе с 1941 года по настоящее время располагает Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ), расположенный в Подольске.

В ЦА МО РФ хранится более 20 миллионов архивных дел, включая приказы военных лет, личные дела офицеров Красной армии, учетно-послужные карточки и наградные листы. При установлении мест хранения сведений о службе целесообразно руководствоваться приказом Министра обороны РФ от 19 октября 2012 г. № 3300 «О порядке ведения справочной работы по личному составу».

Как посетить читальный зал ЦА МО РФ?

Для подачи заявки на выявление личных документов родственников (в т.ч. для уточнения персонального учета безвозвратных потерь офицерского состава) в Центральном архиве Минобороны ведется прием пользователей по понедельникам и средам каждой недели с 9:00 до 12:00.

Как найти официальный сайт архива и подать запрос?

Чтобы найти официальный сайт архива по личному составу вашего региона, достаточно воспользоваться поисковыми системами, введя запрос вроде: «Государственный архив документов по личному составу [название вашего региона] официальный сайт».

На официальных сайтах архивов обычно можно найти:

1. Контактную информацию (адреса, телефоны, часы работы читальных залов);
2. Электронные формы обращений для подачи запросов;
3. Нормативно-методические документы и образцы бланков. Например, на сайтах часто доступны для скачивания формы описей дел по личному составу, образцы ьных листов дел, листов-заверителей и размеры архивных коробок (что полезно для самих организаций, передающих дела).

Рекомендации по составлению запроса

Чтобы архив смог быстро найти информацию, ваш запрос должен содержать максимально полные данные:

• Фамилия, имя и отчество лица, о котором запрашивается информация;
• Год и место рождения;
• Точное или примерное название организации, в которой человек работал;
• Годы работы или службы в данной организации;
• Цель запроса (например, для назначения пенсии, подтверждения стажа).

Помните, что обработка запросов занимает определенное время (обычно до 30 дней), поэтому обращаться в архивы следует заблаговременно. Использование официальных сайтов архивов по личному составу значительно упрощает процесс взаимодействия с государственными учреждениями и помогает сохранить историческую память и социальные гарантии.