Почта России – крупнейшее в стране почтовое предприятие, которое за более чем сто лет своей деятельности накопило огромный массив документов: от служебных указов и актов до корреспонденции с клиентами и архивных материалов о работе сортировочных центров. Все эти материалы хранятся в официальных архивах, которые находятся под контролем Федерального государственного унитарного предприятия «Почта России» и государственных архивных органов.
Правовые основы и нормативные акты
Деятельность архивов в России регулируется рядом федеральных законов и подзаконных актов:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.) – определяет порядок создания, хранения и использования архивных документов.
- Постановление Правительства РФ № 1152‑р от «Об организации архивного дела в государственных и муниципальных учреждениях» – устанавливает требования к оформлению и учёту архивных фондов.
- Приказ Минкультуры России № 437 от «Об утверждении Положения о порядке использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ».
- Внутренние регламенты Почты России, в частности Положение о работе архивов ФГУП «Почта России», которое уточняет порядок приёма, классификации и выдачи документов.
Эти документы определяют, какие материалы подлежат обязательному архивированию, сроки их хранения и порядок доступа к ним;
Структура архивов Почты России
Архивные фонды распределены по нескольким уровням:
- Центральный архив ФГУП «Почта России» (Москва, просп. Ленина, 64) – хранит документы, относящиеся к общероссийскому управлению, стратегическому планированию, нормативным актам и крупным проектам.
- Региональные архивы – находятся в управлении по делам архивов субъектов РФ (например, Калужская область, Челябинская область). В них хранятся документы, связанные с работой региональных управлений, отделений и локальных проектов.
- Архивы сортировочных центров – небольшие хранилища, где сохраняются журналы приёма‑отправки посылок, протоколы работы с клиентами и технические отчёты.
- Корпоративные архивы – включают в себя электронную переписку, внутренние рассылки, документы по кадрам и финансовой отчётности.
Какой тип документов хранится в архиве?
В архивных фондах можно встретить:
- Уставные документы и учредительные акты компании.
- Приказы и распоряжения руководства (в т.ч. исторические, начиная с XIX века).
- Отчёты о работе отделений, статистика по доставке писем и посылок.
- Корреспонденцию с клиентами, в т.ч. жалобы, запросы и ответы.
- Техническую документацию: схемы сортировочных центров, протоколы испытаний оборудования.
- Фотографические материалы, видеозаписи и рекламные кампании.
- Документы, связанные с оценкой условий труда (например, результаты проведения специальной оценки условий труда).
Как получить доступ к архивным документам?
Доступ к архивам регулируется принципом «открытости» и «ограничения» в зависимости от характера документа. Ниже – пошаговый алгоритм получения информации.
Подача запроса в письменной форме
- Сформулировать запрос: указать точный период, тип документа, номер дела (если известен) и цель использования.
- Отправить запрос на официальную электронную почту архива. В переходный период письма, отправленные на старый адрес
rgviamail.ru, автоматически пересылаются на новый адрес, указанный на сайте ФГУП «Почта России». - Указать контактные данные (ФИО, телефон, e‑mail) и приложить копию паспорта (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических лиц).
Онлайн‑сервисы
Для большинства типовых запросов существует портал «Электронный архив Почты России», где можно:
- Просмотреть историю доставки по номеру отправления (TrackRu) – данные хранятся в базе несколько лет.
- Скачать копии официальных актов и приказов в формате PDF.
- Оформить заявку на копирование или оцифровку документов.
Для доступа к порталу необходимо зарегистрироваться, указав ИНН/ОГРН организации (для юридических лиц) или СНИЛС (для физических лиц).
Личный приём в архиве
Если документ не доступен онлайн, его можно запросить в режиме личного приёма. Адреса и часы работы указаны на официальных сайтах архивов. Пример:
- ФГУП «Почта России», архив, просп. Ленина, 64, Челябинск – часы работы: 09:00–18:00, без выходных.
- Управление по делам архивов Калужской области – телефон: 8 (4872) -5‑55‑55, e‑mail: archiv@kaluga.ru.
Электронное архивирование и цифровизация
С 2016 года в корпоративной почте Почты России действует автоматическое архивирование всех писем старше двух лет. Это правило распространяется на все папки: «Входящие», «Отправленные», «Удалённые» и т.д. При этом:
- Документы перемещаются в отдельный сетевой архив, где хранятся в неизменяемом виде.
- Для доступа к архиву необходимо использовать корпоративный клиент Outlook или веб‑интерфейс.
- Оцифрованные версии бумажных документов (сканы, фото) также помещаются в электронный архив, что упрощает поиск по метаданным.
Примеры типовых запросов
Запрос о доставке посылки по ФИО
«Хочу посмотреть архив доставок по ФИО от ОТП‑Банк и ООО «ФЕНИКС» за 2021‑2022 годы». Такой запрос оформляется через сервис TrackRu – в разделе «История запросов» можно указать ФИО получателя и период.
Запрос исторических материалов
«Необходимо получить копии документов о работе Почты России в Челябинской области в период 1990‑2000 годов». Для этого следует обратиться в Объединённый государственный архив Челябинской области, где хранятся региональные фонды.
Запрос о результатах специальной оценки условий труда
Эти документы находятся в центральном архиве и могут быть запрошены через электронную почту Росархива с указанием номера проекта и периода проведения оценки.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Можно ли получить копию письма, отправленного 40 лет назад? | Да, если документ находится в архиве и не подпадает под ограничения по конфиденциальности. Запрос оформляется в письменной форме, указывая точный период и тип документа. |
| Сколько времени занимает обработка запроса? | Стандартный срок – до 30 календарных дней. При необходимости ускоренного доступа (например, для судебного разбирательства) срок может быть сокращён до 10 дней. |
| Можно ли получить доступ к архиву онлайн? | Да, большинство типовых документов доступны через портал «Электронный архив Почты России». Для более редких материалов требуется личный приём. |
| Какие документы считаются закрытыми? | Документы, содержащие персональные данные, коммерческую тайну, сведения о государственной тайне и результаты текущих проверок. |
Практические рекомендации
- Тщательно формулируйте запрос. Чем точнее указаны даты, номера дел и тип документа, тем быстрее архив сможет его найти.
- Сохраняйте подтверждения отправки. Электронные письма с запросом и их ответы лучше сохранять в отдельной папке «Архив запросов».
- Учитывайте сроки хранения. Некоторые документы могут быть уничтожены после истечения нормативного срока (обычно 30‑50 лет), если они не отнесены к историческим фондам.
- Используйте цифровые копии. При получении сканов проверяйте их на полноту и читаемость – в случае проблем запросите повторную оцифровку.
Архив документов Почты России – важный ресурс, позволяющий исследовать историю развития почтовой связи, проверять факты доставки и получать официальные подтверждения для юридических и бизнес‑целей. Благодаря сочетанию традиционных бумажных фондов и современных электронных систем доступа, любой заинтересованный пользователь может получить нужную информацию, соблюдая установленный порядок и правовые нормы.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в Федеральное архивное агентство (Росархив) по телефону 8 (495) -90‑55‑33 или отправьте письмо на info@rosarchiv.gov.ru.