Архивы, это не просто хранилища старых бумаг, это «память» города, региона и страны. Они сохраняют документы, подтверждающие права граждан, историю предприятий, решения органов власти и уникальные исторические свидетельства. На архивная служба прошла путь глубокой цифровизации, сделав огромные массивы данных доступными удаленно. В этой статье мы подробно разберем структуру архивного дела на примере крупнейших городских систем — Москвы и Санкт-Петербурга, а также федеральных ресурсов, необходимых для поиска информации.

Федеральный уровень: Росархив и портал «Архивы России»

Координацией архивного дела в Российской Федерации управляет Федеральное архивное агентство (Росархив). Это главный регулятор, определяющий правила хранения, учета и использования документов Архивного фонда РФ.

Ключевые официальные ресурсы:

• Официальный сайт Росархива: https://archives.gov.ru/ (также доступен по адресу http://росархив.рф/)
• Отраслевой портал «Архивы России»: https://rusarchives.ru/, центральная точка входа для поиска по фондам федеральных архивов.
• Государственная информационная система удаленного использования архивных документов (ГИС УИАД): Ключевой инструмент для онлайн-работы с документами федеральных архивов без личного визита в читальный зал.

Контакты Росархива: E-mail: rosarchiv@gov.ru (уточняйте актуальность на сайте).

Главные федеральные архивы (Москва)

В Москве сосредоточены крупнейшие федеральные хранилища документов общенационального значения. Их фонды охватывают историю государства с XVIII века по настоящее время.

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

Главный архив по документам высших органов государственной власти РСФСР — РФ (XX век).

• Сайт: Доступен через портал Национальной электронной библиотеки (РусНэб) и портал «Архивы России».
• Особенность: Хранит фонды Совнаркома/Совета министров РСФСР, ЦК КПСС, министерств и ведомств.

Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ)

Уникальный архив, хранящий документы политических партий, общественных организаций и движений.

• Важное изменение режима работы (актуально на 2026 г.): В связи с изменением способа передачи информации из загородного Архивохранилища №1, копии хранящихся там документов предоставляются только в электронном виде или в виде заверенных копий. Личный просмотр оригиналов в загородном хранилище может быть ограничен.

Российский государственный военный архив (РГВА)

Центральный архив по военной истории. Активне интегрирован в ГИС УИАД для удаленного использования документов.

ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы (ЦГА г. Москвы)

Главный архив по истории столицы.

• Официальный сайт: https://cgamos.ru/
• Уникальный ресурс: Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Москвы — перечень наиболее ценных экземпляров.
• Услуги: Тематические запросы исполняются на возмездной основе на основе договоров. Подробности об услугах и тарифах — на сайте.

Архивная система Санкт-Петербурга: модель цифровой открытости

Санкт-Петербург демонстрирует один из самых продвинутых примеров перевода архивных услуг в онлайн-формат. Единая точка входа — портал «Архивы Санкт-Петербурга».

Портал «Архивы Санкт-Петербурга»

• Адрес: https://spbarchives.ru/
• Функционал: Поиск по описям, заказ справок, запись в читальные залы, оплата услуг, доступ к оцифрованным фондам.

Ключевые учреждения системы СПб:

ЦГА СПб, Центральный государственный архив Санкт-Петербурга

Хранит фонды местных органов власти советского и постсоветского периодов: Петросовета, губернского, областного, городского, районных и уездных органов власти.

• Основной адрес: ул. Воркута, д. 5 (читальный зал).
• Фонды: органы исполнительной власти, промышленность, транспорт, строительство, образование, культура, здравоохранение города.

ЦГАЛС СПб — Центральный государственный архив документов по личному составу

Полное наименование: Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга».

• Специализация: Персональные дела, трудовые книжки, личные карточки, служебные списки сотрудников ликвидированных госучреждений и предприятий города.
• Это главный адрес для подтверждения стажа, заработной платы, назначений и наград для жителей Петербурга, работавших в советское время на госпредприятиях.
• Официально представлен в Каталоге официальных ресурсов СПб в мессенджере MAX и на сайте Администрации города.

Цифровые сервисы и удаленное обслуживание (ГИС УИАД и порталы)

На 2026 год удаленное использование архивных документов стало стандартом. Пандемия 2020 года дала мощный импульс, и сейчас большинство сервисов работают в режиме «онлайн-по умолчанию».

Что доступно удаленно:

1. Поиск по описям и делопроизводителям через единые каталоги (портал «Архивы России», spbarchives.ru, cgamos.ru).
2. Просмотр оцифрованных изображений документов в ГИС УИАД (для федеральных архивов) и на городских порталах.
3. Подача запросов на справки (подтверждение стажа, зарплаты, факта рождения/смерти/брака в архивных ЗАГС) через личные кабинеты на порталах или Госуслугах.
4. Оплата архивных услуг банковскими картами через интегрированные платежные шлюзы.
5. Получение готовых справок в электронном виде (с ЭЦП/КЭП) или по почте (Почта России / EMS).

Важно: Согласно законодательству, информация, содержащая персональные данные (срок ограничения доступа 75 лет), выдается только заинтересованным лицам или по нотариальной доверенности/судебному решению. Удаленная идентификация личности (через Госуслуги/ЕСИА) обязательна для таких запросов.

Практическое руководство: как получить информацию из архива

Шаг 1. Определите архив-хранилище

• Работали на госпредприятии в СПб (предприятие ликвидировано)? → ЦГАЛС СПб (личный состав).
• Нужен документ по органу власти города (совет, администрация, комитет)? → ЦГА СПб.
• Поиск по партийной, комсомольской, профсоюзной истории, эмиграции? → РГАСПИ (Москва).
• Военная история, награды, потери? → РГВА (Москва) / ЦАМО (Подольск) / Подвиг Народа / Память Народа.
• История Москвы, мосгорсовет, мосгордума? → ЦГА г. Москвы (cgamos.ru).
• Высшие органы власти СССР/РСФСР/РФ (министерства, Совнарком)? → ГАРФ (Москва).

Шаг 2. Подготовка запроса

Для успешного поиска архивариусу нужны максимальные входные данные:

• ФИО полностью (включая фамилию до брака/после развода).
• Дата и место рождения.
• Название организации/учреждения/предприятия (точное или примерное).
• Годы работы / службы / обучения.
• Номер дела / описи / фонда (если известны из предварительного поиска в каталоге).

Шаг 3. Подача заявки

• Через портал архива (личный кабинет на spbarchives.ru, cgamos.ru, rusarchives.ru).
• Через Госуслуги (ЕПГУ) — раздел «Справки из архивов» (доступно для ряда типовых запросов).
• Почта России / EMS — официальное письмо с нотариально заверенной подписью (для запросов с ограниченным доступом).
• Лично в читальном зале — после предварительной записи (актуально для работы с уникальными оригиналами, не оцифрованными в ГИС УИАД).

Шаг 4. Сроки и стоимость

• Сроки: Законодательно установлены (обычно до 30 календарных дней, для сложных, до 3 месяцев). В онлайн-режиме справки часто готовят быстрее (3-10 дней).
• Стоимость: Поиск и выдача справок — возмездные услуги (кроме отдельных категорий льготников и запросов судов/правоохранительных органов). Тарифы устанавливаются каждым архивом самостоятельно (публикуются на сайтах). Оплата — предоплата по реквизитам или онлайн.

Специфические нюансы 2026 года

1. Электронные заверенные копии: Развивается практика выдачи справок и копий документов с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) архива. Такие документы имеют полную юридическую силу и не требуют бумажного оригинала для подачи в ПФР, МФЦ, суды.
2. РГАСПИ — только электронная выдача из загородного хранилища: Если ваше дело лежит в Архивохранилище №1 РГАСПИ, будьте готовы получить только скан/ЭЦП-копию. Оригинал в читальный зал не вынесут.
3. Интеграция с ПФР/СФР: Многие архивы (особенно ЦГАЛС СПб и ЦГА Москвы) имеют прямые каналы обмена данными с Социальным фондом России для автоматического подтверждения стажей при назначении пенсий.
4. Оцифровка ЗАГС: Активно продолжается проект по оцифровке актовых записей государственной регистрации актов гражданского состояния (до 1920-х, метрические книги, 1920-1990-е — книги ЗАГС). Поиск доступен на порталах архивов и в ГИС УИАД.

Полезные ссылки, Шпаргалка

Ресурс / Архив	Адрес (URL)	Для чего нужен
Портал «Архивы России» (Федеральный уровень)	rusarchives.ru	Единый поиск по фондам федеральных архивов (ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, ГАРФ и др.), доступ к ГИС УИАД
Сайт Росархива	archives.gov.ru	Нормативная база, реестры архивов, контакты территориальных органов
Портал «Архивы Санкт-Петербурга»	spbarchives.ru	Главный вход в архивы СПб: ЦГА СПб, ЦГАЛС СПб, районные архивы. Заказ справок, поиск, оплата
ЦГАЛС СПб (Личный состав)	Через spbarchives.ru или сайт Администрации СПб	Справки о стаже, зарплате, наградах по ликвидированным госорганизациям Петербурга
ЦГА г. Москвы	cgamos.ru	История Москвы, органы власти Москвы, реестр уникальных документов
ГИС УИАД	Доступ через rusarchives.ru / archives.gov.ru	Удаленный просмотр оцифрованных дел федеральных архивов
Нац. электронная библиотека (РусНэб)	rusneb.ru	Цифровые копии фондов ГАРФ и других архивов, научная литература

Архивная система России на октябрь 2026 года представляет собой высокотехнологичную инфраструктуру. Главный тренд — переход к «беспаперному» взаимодействию. Для пользователя это означает: не нужно ехать в другой город или стоять в очередях, чтобы получить справку о стаже бабушки или найти устав предприятия 1950 года. Достаточно владеть навыками поиска в каталогах (spbarchives.ru, cgamos.ru, rusarchives.ru), иметь учетную запись на Госуслугах для идентификации и уметь оформлять онлайн-заявки с оплатой картой.

Самое главное помнить: качество результата зависит от полноты исходных данных, которые вы предоставите архивариусу. Собирайте все известные ФИО, даты, названия организаций и адреса до подачи запроса — это сэкономит ваши деньги (платный поиск) и время (сроки исполнения).

---

Статья подготовлена на основе открытых данных официальных сайтов Росархива, Администрации Санкт-Петербурга, порталов «Архивы России», «Архивы Санкт-Петербурга», ЦГА г; Москвы и ГИС УИАД. Актуальность ссылок и реквизитов рекомендуется проверять на официальных ресурсах на момент обращения.