Создание и ведение архива в организации — это не просто требование закона, но и гарантия сохранности корпоративной памяти, правовой защищенности бизнеса и эффективности документооборота. Данное руководство систематизирует актуальные нормативные акты, пошаговые алгоритмы создания архива и правила его ведения на 2026 год.

Нормативно-правовая база: Фундамент архивного дела

Деятельность архивов в Российской Федерации строго регламентируется федеральным законодательством. Ключевые документы, на которых строится вся система:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы ведения архивов, понятия, сроки хранения и ответственность.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Росархивом), основной подзаконный акт, регламентирующий технологические процессы.
• Основные правила работы архивов организаций — методический документ, определяющий порядок работы архивов в структурах любого ведомства и формы собственности.
• Методические рекомендации Росархива и ВНИИДАД — по комплектованию, описанию, учету документов личного происхождения и иным специальным вопросам.

Важно: Архив, являющийся юридическим лицом, действует на основании Устава. Если архив — структурное подразделение, его деятельность регулируется Положением об архиве, утверждаемым руководителем организации.

Создание архива с нуля: Пошаговый алгоритм

Организация архива «с нуля» требует системного подхода. Ниже приведен универсальный алгоритм действий:

1. Инвентаризация и поиск документации. Выявление всего массива документов, разбросанного по подразделениям. Подача запросов в структурные единицы о наличии дел.
2. Разработка локальных нормативных актов (ЛНА).
   • Положение об архиве (утверждается руководителем после согласования).
   • Инструкция по подготовке и передаче дел в архив (критически важный документ для регламентации приема).
   • Перечень типовых управленческой документации с сроками хранения (график хранения).
3. Оборудование помещений и закупка оборудования. Обеспечение требований по пожарной безопасности, температурно-влажному режиму, защите от несанкционированного доступа. Закупка стеллажей, сейфов, канцелярских товаров для переплета.
4. Формирование архивного фонда.
   • Сбор дел от структурных подразделений.
   • Проверка комплектации дел (наличие листов учета, инвентаризаций, правильность оформления обложек).
   • Установка категории важности и срока хранения каждого дела.
   • Переплет дел (свыше 10 листов или по требованию правил).
5. Учет и размещение.
   • Государственный учет (для документов Архивного фонда РФ) или внутренний учет.
   • Расстановка дел по стеллажам с нанесением адресных шифров (фонд, опись, дело, единица хранения).
   • Ведение справочно-поискового аппарата (описей, карточек, электронных баз).
6. Организация доступа и использования. Регламентация порядка выдачи дел (в читальный зал, во временное пользование подразделениям), ведение журналов выдачи.

Ключевые локальные акты: Образцы и требования

Положение об архиве организации

Это основной документ, определяющий статус, задачи, функции, права и ответственность архива. Типовая структура включает:

• Общие положения (нормативная база, подчиненность).
• Задачи и функции (прием, хранение, учет, использование, уничтожение).
• Права архива (требовать документы, проверять оформление, доступ к сведениям).
• Организация работы (график, режим, штатное расписание).
• Материально-техническое обеспечение.
• Ответственность сторон.

Инструкция по подготовке и передаче дел в архив

Документ, обязательный для всех сотрудников, создающих документы. Должен содержать:

• Требования к оформлению дел (нумерация листов, заполнение обложек, внутренние описи).
• Порядок формирования дел по номенклатуре.
• Сроки передачи дел в архив (обычно ежегодно до определенной даты).
• Порядок передачи электронных документов (если применяется гибридное хранение).

Перечень (Номенклатура) дел с сроками хранения

Утверждается руководителем организации по согласованию с экспертом-архивариуса или органом архивного дела (для госорганов). Определяет, какие документы хранятся постоянно, а какие — временно (1, 3, 5, 10, 50, 75 лет и т.д.).

Технологические процессы: Комплектование, Учет, Хранение, Использование

Комплектование дел

Процесс объединения документов в дело. Основные правила:

• Документы объединяются по принципу происхождения (происхождение от одного органа/лица) и тематическому признаку.
• Внутри дела документы хронологии или системно-хронологически.
• Обязательное наличие титульного листа (обложки дела) по установленной форме.

Учет документов

Проводится на нескольких уровнях:

1. Фондовый учет: присвоение номера фонда.
2. Описной учет: составление описей дел (формы № 1, № 2 и др.).
3. Внутренний учет: журналы регистрации входящих/исходящих документов, журналы выдачи дел.
4. Государственный учет: для документов Архивного фонда РФ (по Регламенту госучетa).

Обеспечение сохранности (Хранение)

• Соблюдение микроклимата (температура 18±2°С, влажность 50±5%).
• Пожарная безопасность (системы пожаротушения, не горящие стеллажи).
• Защита от биологических повреждений (дезинсекция, дератизация).
• Режим доступа: разделение зон (хранилища, читальный зал, служебные помещения).

Использование и предоставление

Доступ к документам регулируется Законом № 125-ФЗ (статьи 21-23) и локальными актами. Отдельно регламентируется доступ к документам, содержащим гостайну, персональные данные, коммерческую тайну. Ведутся журналы выдачи (учет движения дел).

Контроль за соблюдением законодательства (Государственный контроль)

Федеральное архивное агентство (Росархив) осуществляет контроль за соблюдением архивного законодательства. В 2026 году актуальны:

• Руководство по соблюдению обязательных требований (субъекта контроля) — документ, по которому инспекторы проверяют организацию. Он содержит чек-листы: наличие Положения, номенклатуры, состояния помещений, комплектности дел, ведения учета.
• Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (по жалобам, сигналам).
• Нарушения влекут административную ответственность (штрафы по КоАП РФ ст. 13.19, 13.20 и др.) и предписания об устранении нарушений.

Ответственность руководителей и архивариусов

Согласно ст. 10 Закона № 125-ФЗ и Основным правилам:

• Руководитель организации несет персональную ответственность за создание архива, обеспечение его ресурсами, утверждение ЛНА и соблюдение сроков хранения.
• Руководитель службы делопроизводства / структурного подразделения отвечает за подготовку дел к передаче в архив.
• Архивариус (начальник архива) отвечает за соблюдение технологий хранения, комплектования, учета и использования, за ведение справочно-поискового аппарата.

Современные тренды: Цифровые архивы и поисковые системы

На 2026 год актуальным направлением является переход на электронное архивирование и интеграцию с поисковыми платформами:

• Электронные архивы (ЭА): Хранение документов в электронном виде с использованием ЭП (электронной подписи) и штампов времени. Требования регламентируются ФЗ-63 «Об электронной подписи» и приказами Минцифры/Росархива.
• Гибридные архивы: Параллельное хранение бумажных оригиналов и электронных копий (правозначащих).
• Портал «Поиск по архивам» (Главархив + Яндекс): Сервис для удаленного поиска по архивным фондам (рукописные документы, метрические книги, ревизские сказки). Важен для историков, генеалогов, журналистов. Организации, передающие фонды в госархивы, должны учитывать требования к оцифровке для попадания в такие базы.
• ИИ в архивном деле: Начало применения генеративных моделей (например, YandexGPT / Alice AI) для автоматического распознавания текстов (OCR/HTR), атрибуции документов и формирования рефератов.

Уничтожение документов: Порядок и ответственность

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения, строго регламентированная процедура:

1. Формирование экспертизы акта (комиссия по экспертизе документов).
2. Составление Акта об отборе документов к уничтожению (форма согласно Приказу Росархива).
3. Согласование акта с органом архивного дела (для госорганов/муниципалитетов) или экспертом-архивариусом.
4. Уничтожение (шредерование, макулатура) под актом с указанием даты, состава комиссии, способа уничтожения.
5. Внесение сведений об уничтожении в описи и учетные журналы.

Запрещается уничтожать документы до истечения сроков хранения, а также документы, подлежащие передаче в государственный архив (постоянного хранения), без экспертизы;

Чек-лист для самопроверки архива (Аудит)

Перед плановой проверкой Росархива или для внутреннего аудита рекомендуется проверить:

• [ ] Утверждено ли Положение об архиве и Инструкция по передаче дел?
• [ ] Утверждена ли Номенклатура дел со сроками хранения на текущий год?
• [ ] Соответствуют ли помещения архива требованиям (пожарная безопасность, микроклимат, охрана)?
• [ ] Все ли делопроизводители сдали дела в архив за прошедшие годы?
• [ ] Проведена ли экспертиза документов с истекшими сроками? Составлены акты?
• [ ] Ведутся ли описи дел (бумажные/электронные) и справочно-поисковый аппарат?
• [ ] Оформлены ли журналы выдачи документов (учет движения)?
• [ ] Есть ли договора с подрядчиками (макулатура, оцифровка, ремонт) с условиями конфиденциальности?
• [ ] Проведена ли инструктажа по охране труда и пожарной безопасности для архивариусов?

Грамотная организация архива, это непрерывный процесс, начинающийся с разработки локальных нормативных актов и заканчивающийся ежегодной экспертизой и уничтожением неактуальных документов. Ключевым успехом является не формальное выполнение требований закона № 125-ФЗ, а внедрение культуры документооборота, когда каждый сотрудник понимает свою роль в формировании архивного фонда организации. Использование современных цифровых инструментов (ЭДО, ЭА, ИИ-поиск) позволяет трансформировать архив из «склада бумаг» в эффективный информационный ресурс для принятия управленческих решений и защиты прав организации.

---

Статья подготовлена на основе актуальных на нормативных актов Росархива, ФЗ № 125-ФЗ, Методических рекомендаций ВНИИДАД и практики организации архивного дела в организациях.