Вопросы, связанные с хранением и использованием документов по личному составу (персональные дела, списки личного состава, кадровые листы и пр.), часто становятся ключевыми при исследовании истории региона, генеалогии, а также при подготовке официальных запросов в органы власти. В Ставропольском крае и в городе Ставрополь существует несколько архивных учреждений, где такие документы находятся. Ниже – подробный обзор их структуры, объёма фондов и рекомендаций по работе с ними.

Основные архивные учреждения, где хранятся документы по личному составу

• Архивный отдел администрации города Ставрополя (управление делопроизводства и архива).
• Государственный архив Ставропольского края (ГАУ ГАСК).
• Федеральные реестры и электронные каталоги, доступные через портал «Архивы России».

Архивный отдел администрации города Ставрополя

По состоянию на 1 января 2022 г. в архивном отделе управления делопроизводства и архива администрации города Ставрополя находятся:

1. 1603 фонда, содержащих 63 694 единицы хранения (ед.хр.);
2. Из них 105 фондов (29 097 ед.хр.) – управленческая документация постоянного хранения;
3. 1 фонд (5 ед.хр.) – документы личного происхождения (только 5 единиц, но они могут включать важные кадровые листы);
4. 796 ед.хр. – фотодокументы.

Эти сведения актуальны на 29 июня 2022 г.

Государственный архив Ставропольского края (ГАУ ГАСК)

Государственный архив края – крупнейшее региональное хранилище исторических и административных документов. По данным официального каталога:

• В каталоге представлено 7 566 фондов (из них в наличии 4 791);
• Общее количество описей – 5 578;
• Единиц хранения – 1 246 221;
• Среди фондов есть фонды личного происхождения, включающие кадровые дела, списки личного состава, служебные листы и другие документы, относящиеся к персоналу государственных учреждений.

Федеральные электронные ресурсы

Портал «Архивы России» предоставляет доступ к:

• Государственному реестру уникальных документов Архивного фонда РФ;
• Электронным описям федеральных архивов;
• Базе данных рассекреченных дел и документов;
• Базе данных по местам хранения документов по личному составу.

При положительном решении вашего заявления на портале будет создан Личный кабинет, через который можно подавать электронные требования, указывая полные шифры дел (фонд, опись, раздел описи, дело, дела).

Что именно включают «документы по личному составу»?

Термин «документы по личному составу» охватывает широкий спектр материалов, среди которых:

• Кадровые листы и личные дела сотрудников государственных учреждений (полиция, образование, медицина, органы исполнительной власти и др.);
• Списки личного состава (в т.ч. военных, сотрудников ОВД, работников сельского хозяйства);
• Приказы о приёме, переводе, увольнении, награждении и дисциплинарных мерах;
• Служебные характеристики, аттестационные листы, медицинские справки;
• Фотографии, скан-копии личных документов (паспортные данные, дипломы, наградные знаки).

Эти документы позволяют проследить карьерный путь конкретного человека, изучить структуру и численность органов власти в разные исторические периоды, а также собрать материал для генеалогических исследований.

Как получить доступ к документам?

Оформление запроса в архивный отдел города Ставрополя

1. Подготовьте заявление (можно в электронном виде через портал «Архивы России»).
2. Укажите полный шифр документа (фонд, опись, раздел, дело, ). Если шифр неизвестен – приложите максимально подробное описание интересующего вас периода, организации, ФИО.
3. При необходимости приложите копию удостоверения личности и документ, подтверждающий законный интерес (например, исследовательская задача, генеалогический запрос).
4. После рассмотрения заявления вам будет создан Личный кабинет, где можно будет отслеживать статус запроса и получать электронные копии.

Работа с Государственным архивом Ставропольского края

Для доступа к фондам ГАУ ГАСК рекомендуется:

• Посетить официальный сайт архива и воспользоваться поисковой системой по фондам и описям.
• Скачать электронные описи (PDF, XLS) и отобрать интересующие записи.
• Сформировать письменный запрос в свободной форме, указав номер фонда, описи и конкретные дела.
• При желании можно воспользоваться услугой сканирования – архив предлагает платные услуги по созданию цифровых копий.

Электронные ресурсы портала «Архивы России»

Для ускорения процесса:

1. Зарегистрируйтесь на портале и создайте Личный кабинет (если ещё не сделали).
2. В разделе «База данных по местам хранения документов по личному составу» введите запрос (например, «список личного состава Ставропольского краевого совета 1940‑1945»).
3. Система выдаст список фондов и дел, где находятся нужные документы.
4. Подайте электронный запрос напрямую через кабинет, указав все известные реквизиты.

Практические советы исследователям

• Тщательно формулируйте запрос. Чем точнее указаны даты, названия организаций и ФИО, тем быстрее архив сможет найти нужный материал.
• Если вы не знаете точного шифра, используйте общие поисковые запросы в электронных описях (по ключевым словам «личный состав», «кадровый лист», «список»).
• Обратите внимание на периодичность обновления электронных баз – некоторые фонды могут быть добавлены только после завершения рассекречивания.
• Для генеалогических целей часто полезно запросить фотокопии личных карточек и справок о наградах – они содержат уникальные сведения о семейных связях.
• При работе с архивом Ставропольского края рекомендуется заранее уточнить режим работы читального зала и наличие помощи архивистов (многие из них готовы консультировать по поиску нужных дел).
• Если вам нужны массовые данные (например, численность персонала в определённый год), запросите «сводные таблицы» – архив часто готов предоставить их в электронном виде.

Контактная информация

Ставропольский архив по личному составу представляет собой ценнейший источник информации о кадровой структуре региона, о судьбах отдельных людей и о социально‑экономических процессах, происходивших в Ставропольском крае. Современные электронные инструменты (портал «Архивы России», личные кабинеты, цифровые описи) значительно упрощают поиск и получение нужных материалов. При правильном оформлении запросов и учёте особенностей работы архивных учреждений исследователи могут быстро получить доступ к нужным документам и эффективно использовать их в своей работе.

Помните: точность запроса, наличие полного шифра и уважительное взаимодействие с архивными сотрудниками – ключ к успешному исследованию.