Архивы трудовой деятельности представляют собой совокупность документов, подтверждающих факты трудоустройства, перемещения по службе, периоды нетрудоспособности, отпусков и иных значимых событий в профессиональной биографии гражданина. Они необходимы для:

• подтверждения стажа при назначении пенсии;
• получения социальных выплат и пособий;
• восстановления утерянных данных при трудоустройстве;
• защиты прав работника в трудовых спорах.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие ведение и хранение архивов трудовой деятельности, содержатся в следующих нормативных актах:

1. Федеральный закон от 24 ноября 1995 г. № 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» – часть третья статьи 20 устанавливает обязанность органов социальной защиты обеспечивать доступ к сведениям о трудовой деятельности инвалидов.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – не уточняет конкретные формы справок и сведений о трудовой деятельности при увольнении, что оставляет пространство для внутренних регламентов организаций.
3. Приказы Минтруда России о порядке ведения трудовых книжек и выдаче выписок из них (в т.ч. формы СТД‑Р и СТД‑СФР).
4. Внутренние нормативные акты организаций (положения о кадровом делопроизводстве, инструкции по работе с архивами).

Сегодняшняя дата – 07:33:25 () – актуальна для всех ссылок на текущие нормативные акты и сервисы.

Виды архивов трудовой деятельности

Papier‑архивы (традиционные трудовые книжки)

До введения электронных трудовых книжек основным носителем сведений была бумажная трудовая книжка. Она хранится у работодателя в течение всего периода трудовой деятельности и после увольнения передается сотруднику или направляется в архивется в архиве организации.

Электронные архивы трудовой деятельности

С 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Данные хранятся в едином информационном ресурсе Пенсионного фонда РФ (ПФР) и доступны через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Преимущества ЭТК:

• минимальный риск утери или повреждения документа;
• оперативное получение выписок в электронном виде;
• возможность мгновенной проверки данных работодателем и ПФР.

Специализированные архивы государственных учреждений

Некоторые категории работников (служащие силовых структур, сотрудники государственных корпораций, работники бюджетной сферы) имеют отдельные ведомственные архивы, где сведения о трудовой деятельности хранятся в соответствии с внутренними регламентами.

Новые формы выписок: СТД‑Р и СТД‑СФР

С начала текущего года (2026) введены обновлённые формы выписок из электронных трудовых книжек:

• СТД‑Р – выписка, содержащая сведения о периодах работы, должностях, основаниях увольнения и переводах;
• СТД‑СФР – выпичка, ориентированная на нужды Социального фонда России, включающая данные о страховых взносах, больничных листах и периодах нетрудоспособности.

Получить эти документы могут все россияне, имеющие доступ к личному кабинету на портале «Госуслуги» или обратившись в многофункциональный центр (МФЦ).

Как запросить выписку из архива трудовой деятельности

1. Через портал «Госуслуги» – авторизоваться, перейти в раздел «Трудовая деятельность», выбрать нужную форму (СТД‑Р или СТД‑СФР) и оформить запрос.
2. В МФЦ – предъявить паспорт и SNILS, заполнить заявление на выдачу выписки.
3. В отделе кадров работодателя – при наличии бумажной трудовой книжки или доступа к внутренней кадровой системе можно запросить справку непосредственно у работодателя.
4. Через региональные архивы – в случае утери документов или необходимости подтверждения стажа за периоды, предшествующие введению ЭТК, следует обратиться в государственный архив субъекта РФ (например, в Главархив Москвы).

Пример: Новый сервис Главархива Москвы «Поиск информации о местах…» позволяет онлайн‑запрашивать выписки из архивных дел о трудовой деятельности граждан, работавших на предприятиях Москвы в советский и постсоветский периоды.

Особенности работы с архивами при выходе на пенсию

При приближении к пенсионному возрасту часто возникает ситуация, когда часть данных о трудовой деятельности отсутствует или содержит неточности. Основные причины:

• перерывы в работе, не оформленные официально (например, работа по договорам ГПХ без записи в трудовую книжку);
• утеря или повреждение бумажной трудовой книжки;
• некорректное внесение данных в электронную систему при переходе на ЭТК.

Для восстановления Missing данных рекомендуется:

1. запросить справки от бывших работодателей (форма СТД‑Р);
2. обратиться в ПФР с запросом о периодах страховых взносов;
3. при необходимости – подать запрос в государственный архив региона, где находилось предприятие.

Практические рекомендации для работодателей и сотрудников

Для работодателей

• Вести кадровое делопроизводство в соответствии с приказами Минтруда и внутренними положениями;
• Обеспечивать своевременное внесение записей в электронную трудовую книжку (или бумажную, если она ещё используется);
• Хранить копии трудовых книжек и связанных с ними документов не менее 50 лет после увольнения сотрудника (в соответствии с Федеральным законом «О архивном деле в Российской Федерации»);
• При увольнении выдавать сотруднику выписку формы СТД‑Р и, при необходимости, СТД‑СФР.

Для сотрудников

• Регулярно проверять данные в личном кабинете «Госуслуги» на предмет корректности записей о работе;
• При смене места работы сохранять копии всех справок и выписок;
• В случае обнаружения ошибок немедленно обращаться в отдел кадров бывшего работодателя или в ПФР для внесения исправлений;
• При планировании выхода на пенсию заранее запросить выписку СТД‑СФР, чтобы подтвердить стаж и размер будущей пенсии.

Архивы трудовой деятельности – важный элемент социальной защиты граждан, обеспечивающий прозрачность и подтверждение профессионального пути. Современные электронные форматы (ЭТК, СТД‑Р, СТД‑СФР) значительно упрощают доступ к информации, однако бумажные документы и государственные архивы по‑прежнему играют ключевую роль, особенно для периодов, предшествующих цифровизации. Знание нормативной базы, умение правильно оформлять и запрашивать выписки, а также своевременное ведение собственного трудового досье помогут избежать проблем при назначении пенсии, получении социальных выплат и разрешении трудовых споров.