Архивы трудовых отношений – это специализированные хранилища, где сохраняются документы, отражающие взаимодействие работника и работодателя. Такие архивы играют ключевую роль в защите социальных прав граждан, обеспечении правовой определённости и сохранении исторической памяти о трудовой деятельности предприятий и организаций.

Правовое основание создания трудовых архивов

Создание и функционирование архивов по трудовым отношениям регулируется несколькими нормативными актами РФ:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
2. Трудовой кодекс РФ (статьи о сроках хранения трудовых документов);
3. Приказы Министерства труда и социальной защиты РФ о порядке ведения личных дел сотрудников.

Важным теоретическим аспектом является применение принципа pacta sunt servanda (договоры должны соблюдаться). В статье Т. В. Русских «К вопросу о применении принципа pacta sunt servanda в трудовых отношениях» (2026) подчёркивается, что надёжное архивирование трудовых договоров и сопутствующих документов является практической реализацией этого принципа, гарантируя исполнение обязательств сторон даже спустя десятилетия.

Ключевые типы документов, хранящихся в трудовых архивах

Основные категории документов включают:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения – юридическая основа трудовых отношений.
• Приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудников.
• Личные карточки и личные дела (включая сведения о квалификации, стаже, повышении квалификации).
• Трудовые книжки и их копии.
• Документы по начислению заработной платы (выписки, расчётные листки, справки о доходах).
• Документы, связанные с социальными выплатами (пенсии, пособия, компенсации).

По данным Бухгалтерской недели (август 2014), такие документы часто требуют длительного срока хранения – до 75 лет, что обусловлено их ролью при назначении пенсий и иных социальных пособий.

Сроки хранения трудовых документов

Организация и управление трудовыми архивами в России

Государственные архивы

В крупных городах существуют специализированные государственные архивы, где хранятся документы ликвидированных предприятий и организаций:

• Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы (ул. Международная, д. 10, стр. 1). Его задачи включают хранение, учёт и создание справочно‑поисковых систем для архивных материалов, связанных с трудовой деятельностью граждан.
• Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб). В архиве находятся приказы, личные карточки, трудовые книжки и другие документы, отражающие трудовые взаимоотношения.

Муниципальные и отраслевые архивы

Помимо федеральных учреждений, архивные фонды формируют муниципальные администрации и отраслевые организации (например, архивы профсоюзов, архивы крупных корпораций). Современные ИТ‑решения позволяют ускорить поиск и предоставление документов через онлайн‑каталоги.

Порядок доступа к архивным документам

Для получения копий или оригиналов документов необходимо:

1. Подать письменный запрос в архив (через форму на официальном сайте или лично).
2. Указать цель запроса (например, оформление пенсии, восстановление трудовой книжки, исследовательская работа).
3. Предоставить документы, подтверждающие право на доступ (паспорт, доверенность, справка с места работы).

В случае отказа работодателя вручить трудовую книжку при прекращении трудовых отношений, работник может обратиться в Государственную инспекцию труда или в соответствующий архив, где будет оформлен запрос на выдачу копии документа.

Цифровизация трудовых архивов

С 2010‑х годов в России активно внедряются электронные архивные системы:

• Электронные копии трудовых договоров хранятся в облачных хранилищах с соблюдением требований к защите персональных данных (ФЗ‑152).
• Системы электронного документооборота позволяют автоматически формировать и архивировать приказы, справки и расчётные листы.
• Поиск по метаданным (дата, ФИО, номер договора) ускоряется в десятки раз по сравнению с бумажными архивами.

Тем не менее, законодательство требует, чтобы оригиналы некоторых документов (например, трудовых книжек) сохранялись в бумажном виде в течение установленных сроков.

Практические рекомендации по архивированию трудовых документов

Для работодателей и отделов кадров полезно соблюдать следующую схему:

1. Классификация – разделить документы по типу (договоры, приказы, расчётные листы) и по сроку хранения.
2. Формирование томов – ежегодно подшивать томы трудовых договоров и дополнительных соглашений, включая только уволенных сотрудников.
3. Маркировка – наносить штамп с указанием периода хранения и места размещения.
4. Регулярный аудит – проверять состояние архивных материалов, обновлять индексы и списки.
5. Перевод в электронный формат – сканировать документы, хранить их в защищённом облаке и создавать резервные копии.

Архивы по трудовым отношениям – это фундаментальная часть правовой инфраструктуры России, обеспечивающая:

• Гарантию исполнения трудовых обязательств (pacta sunt servanda);
• Защиту прав работников при назначении пенсий и социальных выплат;
• Сохранение исторической информации о развитии труда в стране.

С учётом современных требований к цифровой безопасности и ускоренному доступу к информации, развитие электронных архивных систем становится приоритетным направлением, однако роль традиционных бумажных архивов остаётся незаменимой в рамках действующего законодательства.

Источники:

• Т. В. Русских. «К вопросу о применении принципа pacta sunt servanda в трудовых отношениях». Юридическая наука и практика, 2026; 22(2): 53‑59. DOI: 10.25205/2542-0410-2026-22-2-53-59 (Creative Commons Attribution 4.0).
• «Трудовой архив: для кого, зачем и как?», Бухгалтерская неделя, август 2014.
• Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы – официальный сайт.
• Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб) – официальный сайт.
• «Архив трудовых книжек – как восстановить, сколько хранится», Современный предприниматель, 2017.
• «Как архивировать трудовые договоры с работниками?», форум HR‑специалистов, 2015.