Поиск документов по личному составу — одна из самых востребованных направлений архивной работы. Для жителей Воронежской области и исследователей истории Острогожского района ключевую роль играют два учреждения: специализированный региональный архив в Воронеже и муниципальный архив в самом Острогожске. В этой статье подробно разберем их структуру, фонды, контакты и порядок обращения за справками.
КУВО «ГАВОДЛС» — Главный центр хранения личных дел
Казенное учреждение Воронежской области «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» (КУВО ГАВОДЛС) — это профильное архивное учреждение, созданное специально для централизованного хранения и учета документов по личному составу предприятий, учреждений и организаций области.
Контакты и реквизиты
- Адрес: 394052, г. Воронеж, ул. Острогожская, д. 30
- Телефон справки/приемной: (473) -55-XX-XX (рекомендуется уточнять на портале «Архивы России» или официальном сайте перед визитом)
- Официальный портал: Портал «Архивы России» (раздел ведомственных архивов)
Что хранится в фондах ГАВОДЛС?
Архив формирует фонды от организаций, ликвидированных или реорганизованных, а также от действующих предприятий, сдающих дела в обязательном порядке. Основные массивы документов:
- Личные дела работников промышленных предприятий, строительных трастов, транспортных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и совхозов.
- Личные дела сотрудников бюджетных учреждений (школы, больницы, дома культуры), ликвидированных в разные годы.
- Кадровые заказы, распоряжения, листы учета рабочего времени, пенсионные дела (до перехода в Пенсионный фонд/СФР).
- Документы по личному составу предприятий Острогожского, Павловского, Россошанских и других районов области, переданные на областной уровень.
Отдел использования документов по личному составу
Именно этот отдел является «лицом» архива для граждан. Согласно информации портала Архивной службы Воронежской области, специалисты отдела:
- Принимают активное участие в разработке методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера (подтверждение стажа, зарплаты, наград, факта работы).
- Занимаются составлением научно-справочного аппарата к наиболее сложным фондам.
- Разрабатывают и внедряют проекты бережливого управления для улучения сохранности документов при их выдаче в читальный зал.
МКУ «Острогожский муниципальный архив», Местный источник
Не все документы по Острогожскому району ушли в областной центр. Значительная часть фондов, особенно касающаяся органов местного самоуправления, сельских администраций, школ и больниц района, хранится на месте.
Реквизиты учреждения
- Руководитель: Пивоварова Ольга Петровна (Директор)
- Почтовый адрес: 397855, г. Острогожск, ул. Карла Маркса, 3а
- Телефон: (47375) —15-61
- Факс: (47375) —23-35
Состояние фондов (по данным на г.)
На хранении находилось 215 фондов, объединяющих 49 942 дела. Фонды охватывают историю района с дореволюционного периода (в т.ч. фонды уездных управ, земств) и по советское время (райисполкомы, сельсоветы, колхозы, совхозы, предприятия пищевой промышленности — сахарный завод, консервный и др.).
Взаимосвязь архивов: куда обращаться?
Понимание раздела компетенций сэкономит ваше время:
| Тип документа / Организация | Вероятное место хранения |
|---|---|
| Личные дела крупных промпредприятий (областного подчинения), транспорт, стройтресты | КУВО ГАВОДЛС (г. Воронеж, ул. Острогожская) |
| Личные дела районных учреждений (РайЗдрав, РайОНО, школы, больницы района), сельсоветов, колхозов/совхозов Острогожского района | МКУ Острогожский муниципальный архив (г. Острогожск, ул. Карла Маркса) |
| Документы дореволюционного периода (уезд, волости, приходы) | Преимущественно Государственный архив Воронежской области (ГАВО, г. Воронеж, пл. Ленина) и МКУ Острогожский мун. архив |
| Пенсионные дела (до 2002 г.) | Чаще всего в КУВО ГАВОДЛС (если предприятие сдавало дела туда) или в архивах предприятий-правопреемников |
Порядок получения справок и копий документов
Для запросов социально-правового характера (пенсия, стаж, льготы)
- Напишите официальный запрос. Можно подать лично, по почте (заказным письмом с вложением), через портал «Госуслуги» (раздел «Обращения в архивы») или по электронной почте архива (если указан на сайте).
- Обязательные данные: ФИО полностью, дата рождения, название организации (завода, школы, больницы), годы работы, цель справки (для ПФР/СФР, суда, нотариуса).
- Документы, подтверждающие личность и родство (если запрашиваете не свои данные): паспорт, свидетельство о браке/рождении, доверенность нотариальная.
- Сроки: По закону РФ «Об архивном деле в РФ» — до 30 календных дней. Сложные поиски могут продлеваться.
Для генеалогических и исторических исследований
- Работа в читальном зале (бесплатно).
- Заказ платных поисковых работ (если вы не можете приехать лично). Тарифы устанавливаются архивом самостоятельно.
- Изучение описей фондов (путеводителей). Для ГАВОДЛС описи часто доступны на портале «Архивы России» в разделе «Электронные описи федеральных/ведомственных архивов» или в БД «Места хранения документов по личному составу».
Электронные ресурсы и удаленный доступ
Современная архивная служба активно цифровизирует фонды. Обязательно проверьте перед поездкой:
- Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): База данных «Места хранения документов по личному составу». Введите название организации (например, «Острогожский сахарный завод» или «Острогожская РБ») — система покажет, в каком именно архиве лежат дела.
- Сайт Архивной службы Воронежской области: Раздел «Образование» / «Научно-справочный аппарат» — там публикуются указатели фондов и тематические сборники.
- Проект «Книжные памятники РФ»: В ГАВО хранятся уникальные книжные коллекции (Воронежская ученная архивная комиссия, губернская управа), которые могут содержать сведения о личном составе чиновников XIX–начала XX в.
Практические советы исследователю
💡 Важные нюансы:
- Название организации менялось. Завод мог называться «Красный Октябрь», потом «Острогожский машиностроительный», потом «ОАО «Строммаш». В запросе указывайте все известные вам названия и годы.
- Личные дела не вечные. Сроки хранения личных дел — 75 лет (для работников) или 50 лет (для служащих) с момента окончания работы. Если срок истек, дело могло быть уничтожено по акту экспертизы. Архивист обязан сообщить об этом официально.
- Острогожская улица в Воронеже. Название улицы, где находится ГАВОДЛС (ул. Острогожская), исторически связано с дорогой в Острогожск. Не путайте этот архив с Главным ГАВО (пл. Ленина, 5) — это разные здания и разные фонды!
- Запись в читальный зал. В ГАВОДЛС часто требуется предварительная запись по телефону или через сайт, так как мест в зале ограничено.
Поиск документов по личному составу в Острогожском районе и Воронежской области — процесс структурированный, но требующий понимания архитектуры архивной сети. КУВО ГАВОДЛС (ул. Острогожская, Воронеж) — ваш главный адрес по делам крупных предприятий и организаций областного подчинения. МКУ Острогожский муниципальный архив (ул. Карла Маркса, Острогожск) — центр хранения документов районного и сельского уровней.
Используйте базу «Места хранения документов по личному составу» на портале «Архивы России» для предварительной идентификации фонда. Грамотно составленный запрос с точным указанием ФИО, дат и названий организаций — залог быстрого получения нужной справки.
Статья подготовлена на основе открытых данных портала «Архивы России», официального сайта Архивной службы Воронежской области и справочной информации по состоянию на 2026 год. Контактные данные и реквизиты могут меняться, рекомендуется проверять их непосредственно перед обращением.